高校綜合檔案歸檔范圍和保管期限表編制問題探究

劉琴

摘 要：檔案保管期限表是檔案管理體系中的重要構成部分，其制表是否正確、科學、合理，直接影響著高校檔案管理質量和應用效率。本文在闡釋編制檔案保管期限表意義的基礎上，針對高校綜合檔案保管期限表編制工作中若干問題，提出建設性措施，旨在促進高校檔案規范管理和發揮檔案服務高校發展的作用。

關鍵詞：高校綜合檔案；歸檔范圍；保管期限

編制適合自身高校特點的“歸檔范圍及保管期限表”是做好高校檔案管理的基礎工作，也是確保高校檔案歸檔完整、管理規范的首要條件。當前，我國高校檔案多樣化、多元化特征顯著提升，使得檔案信息資源不斷高速增長，給高校檔案工作帶來新問題，因此，編制一部適合自身實際情況、技術含量高、結構科學合理的檔案保管期限表尤為重要。

1 歸檔范圍和保管期限表編制工作的意義

1.1 是高校開展檔案收集歸檔工作的重要依據。高校“歸檔范圍及保管期限表”的編制是高校檔案收集歸檔工作的起點和依據，它既對檔案的業務有著規范和制約作用，又對檔案的整理和保管有著業務指導作用，保障檔案管理工作有序進行。高校檔案材料眾多，具有門類復雜的特點，目前，高校綜合檔案保管期限表的編制方法，主要是依據國家檔案局發布的8號令和教育部發布的27號令，同時參考國家檔案局制訂的各門類檔案管理辦法及規定，結合自身高校檔案材料形成的特點，來開展具體內容的編制。科學編制各門類檔案歸檔范圍及保管期限的標準體系，能為檔案收集、鑒定及銷毀等系列工作提供統一的實施標準及依據，具體表現在：①它用簡明扼要的表格和條款形式表述了哪些文件可以成為檔案，歸檔文件各自保存時間的長度，有效克服檔案人員在收集歸檔和鑒定工作出現的隨意性和盲目性，為檔案工作統一了標準；②它明確了不歸檔材料范圍和歸檔材料范圍的界線，區分了不同價值的檔案，對于重要價值的檔案，檔案員應重點收集，并為定期檔案過期后的銷毀工作提供具體實施依據，極大優化了高校檔案資源開發及利用。

1.2 是豐富和優化館藏檔案資源的主要途徑。檔案資源建設是高校檔案管理部門的生命，關系到檔案事業的可持續性發展。試想一個檔案館（室）如果沒有具有價值的檔案資源可挖掘，那它的存在將失去意義，也發揮不到為民服務、為社會現代化建設服務的實際作用。所以，要讓檔案部門生命力具有生機、可持續性發展，作為檔案人員就要深度挖掘本單位有價值的檔案資源，而豐富和優化檔案資源的主要有效途徑就是對“歸檔范圍和保管期限”體系的不斷完善。編制和完善“歸檔范圍和保管期限表”是豐富和優化檔案資源過程的基礎和源頭。做好編制工作，第一能保障館藏檔案的結構比例適當，有效防止檔案種類的單一，確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整；第二能避免具有價值的檔案資源的流失，還能適時鑒定剔除掉過了保管期限、失去保存價值的檔案，有效避免過多無用的檔案資源擠占空間；第三能避免館藏檔案的內容重復。

2 編制歸檔范圍及保管期限表工作中存在的若干問題

傳統的高校檔案管理模式，由于歷史原因，導致執行的檔案歸檔期限標準具有一定的局限性。主要表現在以下幾個方面。

2.1 歸檔范圍條款描述不具體、不詳細，存在令人費解的現象。歸檔條目描述過于粗獷、籠統，執行起來概念模糊，讓人感到困惑。比如：落實政策有關材料、全院性工作的調查材料、召開業務工作會議、考核工作等相關資料條目。

2.2 檔案員不深入調查研究，照搬國家或其他單位的分類大綱。個別高校檔案管理人員工作圖省事，不想深入各系部調查研究，便原原本本地套用其他高校的保管期限表模本，結果導致實際工作中既不利于業務操作，又使得本單位檔案價值得不到體現，更突顯不出本高校的職能特點。

2.3 未及時補充、修訂、動態更新。在高校綜合檔案實際管理工作中，歸檔范圍與保管期限表的內容并不是一直一成不變的，要順應學院工作發展潮流，與時俱進。實際工作中，隨著機構及部門職能的變動，有些重要的檔案信息資源需及時補充、修訂、動態更新，否則就會造成歸檔信息資源良莠不齊，大量一般性、毫無保留價值的檔案數量增加，擠占了過多的檔案資源空間，而后繼具有價值的信息資源得不到良好的補充，影響了檔案歸檔的時效性。

2.4 保管期限劃分不準確、不科學。在對檔案材料劃分保管期限時，目前僅有文書檔案、會計檔案、基建檔案等歸檔條款有相對應的保管期限規定，教學檔案、科研檔案等歸檔條款并無相應保管期限規定。實際工作中，對于永久檔案的判定，往往沒有考慮到檔案價值的動態性和實效性，無限期保存下去，比如基建檔案中相對應的建筑物早已拍賣或拆除，又如部分科研檔案已被更新的內容替代，這些檔案作為永久保存，變成毫無利用價值的死檔案，又不得銷毀。而對于定期檔案，年限描述彈性又太大，這就導致有些檔案員將部分歸檔條款保管期限劃分過長或過短。

2.5 不向當地檔案行政管理部門審批。部分檔案員認為高校有編制檔案歸檔范圍的自主權，所以忽略了及時向當地檔案行政管理部門上報送審這一道重要環節，甚至也沒有請示當地檔案行政管理部門進行業務指導或審批，認為經過單位領導審核簽字后，印發文件便可執行生效。

3 提升高校歸檔范圍及保管期限表編制的有效措施

3.1 歸檔條款描述宜細不易粗。歸檔條目描述越清楚越具體越詳細越好，主觀隨意性越小越好。這就要求檔案人員在全面掌握各個系部的工作職能的基礎上，能詳細羅列出各個部門的材料范圍，同時還需保持與各部門時時溝通。如科研部“科研課題材料”，如果作為一條款，過于籠統，可以具體描述為：立項申請書、課題審批文件（立項通知）、開題報告、調研報告、中期報告、結題報告、課題成果佐證材料、鑒定結項審批書、結題證書等。

3.2 保持材料的完整性和成套性。整理檔案時，應遵循文件材料的形成規律，凡是有聯系、即同一內容的文件材料，原則上是要求保持文件材料的完整性和系統性，比如：科研檔案同一研究課題，基建檔案同一工程項目，行政檔案同一問題的申請方案及批復等，都是按次序排列并裝訂在一起，這樣不僅保管方便，也便于查找，然而按8號令不同的保管期限會將這些成套的材料分割開，出現同一內容的材料分散為不同的保管期限不同的位置保存，查找極為不便。所以在實際工作中，對于成套的材料，對同一課題或者專題的檔案材料進行優化整合，按照時效特點進行編排編制，做好同一課題或者同一專題理論資料的有效銜接和后續補充，做到前后一致、內容完整，有始有終，避免斷檔缺失，努力保持檔案信息資源的完整性和成套性。

3.3 保持一定時期的相對穩定性。“歸檔范圍及保管期限表”一經當地檔案行政管理部門審批后，就成為本高校檔案管理工作的規范性、長效性文件，檔案人員不得人為的隨意更改，但是，當單位內部機構或工作職能發生變化，歸檔條目就應及時進行補充或修改，完善后的保管期限表也應經當地檔案行政管理部門審查同意后方可執行。所以，在編制保管期限表時，要充分分析當前學院、社會情形，與長遠發展理念有機結合，認定其具有參考、借鑒作用的長遠價值，應盡量保持檔案資源一定時期內的相對穩定性。比如針對在提升學校建設水平或科學、可持續性發展等方面具有重大作用的檔案、重點科研類項目檔案等，保管期限應重點提檔升級。對一般性課題和一般性業務檔案資源可以逐步降重分解、科學合理的編制保管期限，盡量減少短期保管的文件材料歸檔。

4 結語

總之，編制高校綜合檔案歸檔范圍和保管期限表，要著眼于未來，把握宜寬不宜窄的原則，堅持歷史的、辯證的、全面發展的觀點，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和學院歷史文化作用，準確、謹慎地界定檔案歸檔范圍及保管期限，讓高校綜合檔案資源充分發揮其社會價值，更好地為提升教育品質服務，為推進校園文化建設服務。

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