加強事業單位電子檔案管理的分析與思考

姚衛星/浙江省文化藝術研究院

傳統檔案載體以紙質材料為主，其保存要求受外部條件影響，有較大局限性，且查閱利用較為不便，檔案信息的價值不能得到充分體現。如，保存反映某特定業務工作的紙質檔案，有可能需要十幾個卷宗盒；檔案工作依賴于人員手工操作，而這一過程往往工作繁雜、工作量大，工作水平和工作質量均比較低下。隨著辦公自動化系統的普及以及信息技術在檔案管理工作中的運用，電子檔案應運而生，與之相伴的電子檔案管理工作也不斷發展。與傳統的紙質檔案管理工作相比，電子檔案管理的諸多優勢十分明顯。事業單位開展電子檔案管理工作，可有效提高檔案利用工作質量和效率，進而有效提升檔案管理整體水平。具體來說，首先，開展電子檔案管理工作，能夠通過網絡實現電子檔案的在線收集、傳輸、整理等，并確保電子檔案的利用借助信息系統快速而準確地完成，最終實現跨部門的資源共享。其次，檔案信息網站建設已經成為電子檔案管理工作中的一項重要內容，在網站建設過程中充分利用電子標簽、無線條碼閱讀器等先進技術，可增強網絡化服務能力、提高自動化管理水平，進而有效提升電子檔案管理水平。隨著事業單位“增量檔案電子化”工作的不斷深入，事業單位形成了一定規模的電子檔案，要確保電子檔案的穩定與安全，必須加強電子檔案的規范管理。

1 事業單位電子檔案管理存在的問題分析

當前，事業單位開展電子檔案管理工作中存在較多的問題，這些問題一定程度上阻礙了檔案管理工作整體質量和效率的提高，同時也給檔案資料信息的安全性和可靠性帶來威脅。首先，電子檔案的安全得不到保障。開展電子檔案信息收集、整理、傳輸等工作，均需借助計算機和網絡進行，雖然工作效率得到明顯提升，但是工作過程中存在安全隱患，如，當計算機遭受病毒入侵時，檔案信息會被竊取、惡意篡改或者刪除。其次，在檔案管理人員的配置上，多數事業單位缺乏綜合素質較高的復合型人才。開展電子檔案管理工作，要求管理人員具備更高的素質、更強的能力和更寬的視野，具體來說，管理人員需具備較高的職業素養與較強的檔案業務能力，能夠較為全面地了解行業工作發展情況，并具備一定的與互聯網、信息技術相關的知識，能熟練操作計算機。但是，目前事業單位檔案管理工作均普遍存在管理人員素質與能力低下的問題，此外事業單位不重視針對檔案管理人員的相關培訓與再教育，并缺乏必需的工作制度和針對檔案管理人員的職業規劃，致使檔案管理人員工作熱情低下、缺乏工作積極性。

2 加強事業單位電子檔案管理的若干對策

2.1 加強檔案工作的宏觀管理

必須加強事業單位檔案工作的宏觀管理，不斷提升工作成效。首先，事業單位的檔案工作分管領導要對電子檔案管理工作予以足夠重視，及時領會上級檔案部門相關工作要求，并予以貫徹落實；還要增加工作經費，保障工作開展所需的物力與人力。其次，建議國家檔案局盡快制定出臺專門針對事業單位電子檔案管理的行業規章，指導全國的事業單位開展電子檔案管理工作；省級和市級、縣級檔案局根據本地區經濟社會發展實際，依照國家檔案局的要求，制定本地區事業單位電子檔案工作規章，確保事業單位電子檔案管理工作走上法治化軌道，提升整體檔案管理水平。再次，建議檔案行政管理部門作為同級事業單位電子檔案管理工作的監管單位，依法對工作進行監管。在此過程中，應及時總結工作經驗并予以推廣，還要發現問題與不足，有效開展業務指導。

2.2 重視檔案信息安全

電子檔案的存儲與傳輸均通過網絡進行，存在一定的安全風險，因此在檔案管理過程中必須加強對檔案信息資料的安全防護，保證信息的安全與可靠。在實際管理過程中，可通過配設防火墻、實行身份驗證、采用加密手段與雙備份機制、落實專機專用原則等方式，為電子檔案信息的安全提供堅實保障，杜絕電子檔案安全事故的發生。此外，還應積極創建科學的電子檔案信息安全監督體系，對電子檔案管理過程進行實時與動態監控，該體系能夠對檔案形成、傳輸、獲取、使用等全過程進行實時動態管控，還能有效過濾垃圾文檔。此外，檔案管理人員還可針對不同類型的文件資料編制相應代碼，便于對檔案信息進行監督和管控。

2.3 建立電子檔案安全保障體系

在事業單位電子檔案管理過程中，保證檔案安全是工作的重中之重。一般來說，事業單位往往看重應用先進的信息技術提升管理水平和工作效率，必須要認識到應當利用這些信息技術確保電子檔案的安全，這一點非常重要。利用信息技術確保電子檔案安全的一項可行性做法是，建立電子檔案安全保障體系，并確保體系的科學性與有效性。

筆者認為，電子檔案安全保障體系建設主要包含兩方面內容，即硬件設施體系和軟件設施體系。就硬件而言，需要對機房環境、服務器使用狀況進行嚴格監控，安排專業技術人員及時更換老化的設備和線路，還要不斷優化電子檔案保管環境；同時采取相應措施積極對相關硬件設備進行維護和保養，特別要重視對防磁設備進行有效管理和定期維護。就軟件來說，應積極建立事業單位文檔中心以及用戶訪問平臺，實現電子檔案的統一管理和查閱利用的規范化；還要及時對電子檔案管理所使用的相關應用程序進行安全檢查，并安排專業技術人員定期對計算機進行全面掃描，及時了解是否存在感染病毒或存在安全漏洞等情況，如果存在需第一時間進行處理，確保其運行的安全性。建立檔案安全保障體系，還應增加經費投入，保障工作所需的人力與物力。

2.4 開展檔案人員專業能力培養工作

要加強對事業單位檔案管理人員的專業培訓與再教育，不斷提高他們應用信息技術開展電子檔案管理的能力，使他們成長為集管理型、研究型、操作型于一身的復合型人才。首先，事業單位需要更新人才理念、提高對檔案管理人員培養的重視程度；同時還要制定符合本單位實際的檔案人才培養機制，為檔案管理人員制定詳細的職業規劃并提供上升渠道，以此激發他們的工作熱情與積極性。其次，事業單位需要豐富人才培養的方式和途徑，可通過組織參加檔案部門舉辦的業務培訓、聘請相關領域的專家開展主題講座、赴工作成效卓越的兄弟單位進行考察學習、進修等多種方式，為檔案管理人員提供更多的高質量學習機會，促進管理人員整體素質和能力的有效提升。事業單位還可根據實際需求，合理拓寬人才的引進渠道，擇優選用綜合素質高、業務能力強的復合型管理人才，負責電子檔案管理工作。

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