省級檔案網(wǎng)站資源檢索現(xiàn)狀及其問題研究

王 晨/南京政治學(xué)院上海校區(qū)

檔案網(wǎng)站是檔案事業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)中的門戶，承擔(dān)著開展檔案宣傳工作與提供檔案利用服務(wù)的重要職責(zé)。隨著網(wǎng)絡(luò)成為信息獲取的重要渠道，檔案網(wǎng)站在檔案利用服務(wù)中的作用越發(fā)明顯，其檢索質(zhì)量的高低將直接影響開放檔案資源的價值實現(xiàn)。因而，以我國目前各省級檔案網(wǎng)站的資源檢索現(xiàn)狀為研究對象，深挖網(wǎng)站資源檢索問題的根源并給出科學(xué)合理的應(yīng)對策略分析，是新形勢下檔案信息化建設(shè)的重要舉措。

1 我國省級檔案網(wǎng)站建設(shè)概況

中國人民大學(xué)研究品牌計劃項目“我國檔案網(wǎng)站建設(shè)測評與評價”項目組成員自2004年以來對我國同一級別的33個省級檔案網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀進行追蹤測評。該項目研究成果得到的數(shù)據(jù)顯示，截至2015年，我國各省級檔案網(wǎng)站的檢索建設(shè)都有了相當(dāng)大的進步與突破：網(wǎng)站收集的檔案信息資源不斷豐富，且開始逐步滿足多樣化的檔案用戶需求；檔案網(wǎng)站相關(guān)信息的更新速率有所提高；人機交互的界面友好度上更加趨于人性化；與此同時，各網(wǎng)站逐步開始建立其頗具特色的數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)站的規(guī)范程度也得到逐年加強[1]。

天津檔案網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、北京市檔案信息網(wǎng)和浙江檔案網(wǎng)等網(wǎng)站的建設(shè)較為突出，在該項目的綜合指標測評中排名靠前。盡管其他地區(qū)省級檔案網(wǎng)站建設(shè)的步伐也在加速，但相對來說，地區(qū)間網(wǎng)站的建設(shè)和發(fā)展水平依舊存在差異，華北、華東地區(qū)整體上仍處于領(lǐng)先地位[2][3]。省級檔案網(wǎng)站是我國綜合檔案館建設(shè)水平的最高代表，能夠直接反映出檔案信息化建設(shè)的進程，然而不可避免的是，由于我國檔案工作的整體建設(shè)水平尚未能完全滿足用戶日益?zhèn)€性化的利用需求，檔案網(wǎng)站的相關(guān)建設(shè)還存在很多問題和不足，許多功能有待進一步提升。

2 省級檔案網(wǎng)站資源檢索模塊的功能分析

檔案網(wǎng)站的各大功能中與利用者關(guān)聯(lián)最緊密的無疑是資源檢索模塊，該功能是連接用戶和檔案的直接窗口，其建設(shè)質(zhì)量的高低將會在很大程度上對檔案利用服務(wù)的用戶體驗以及用戶黏性產(chǎn)生影響。本文以我國各省級檔案網(wǎng)站中總體建設(shè)水平較高的網(wǎng)站為研究樣本，對其檢索模塊的各類功能進行相關(guān)剖析。

2.1 主體檢索功能

我國檔案網(wǎng)站目前的主要功能更多定位在做好檔案的宣傳工作，檢索模塊雖然必不可少，但就整體而言其地位并不是特別高。在對綜合測評較好的省級檔案網(wǎng)站的實際檢索體驗中，可以看到網(wǎng)站現(xiàn)有功能模塊都會在頁面主菜單顯示有查檔服務(wù)或者在左右兩側(cè)的宣傳欄中設(shè)計有檢索系統(tǒng)的簡易搜索框。例如，北京市檔案信息網(wǎng)查檔服務(wù)模塊下的網(wǎng)上查檔，天津檔案網(wǎng)的檔案查閱以及上海檔案信息網(wǎng)在頁面左側(cè)的“開放檔案一站式查詢”。

從可檢索內(nèi)容上看，各檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫主要提供開放的相關(guān)歷史檔案、政府信息公開查閱、企業(yè)檔案、民生檔案和部分編研成果，形式上包含了數(shù)字化的紙質(zhì)檔案、電子文件以及聲像等多媒體檔案類型；從檢索方式上來看，關(guān)鍵詞搜索是目前檔案網(wǎng)站中最主要的檢索方式，它是針對題名、檔號等檔案著錄項所進行的重點檢索。以北京市檔案信息網(wǎng)的原文閱覽查詢?yōu)槔梢栽谒阉骺騼?nèi)輸入任一檔案著錄項所包含的字眼作為關(guān)鍵詞在庫內(nèi)進行檢索。值得一提的是，上海檔案信息公共服務(wù)平臺的主體檢索功能中還有其他諸如瀏覽查詢、專題查詢和條件查詢，可根據(jù)檔案的標題、檔號、檔案存址、目錄類型和起始終止時間對檔案目錄進行相對專業(yè)的布爾邏輯檢索。

2.2 分類檢索功能

除了輸入關(guān)鍵詞進行搜索的主體檢索方式，大多數(shù)檔案網(wǎng)站針對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的館藏檔案信息都進行了資源組織歸類，以實現(xiàn)基本的分類檢索功能。時間順序、行政區(qū)域或者檔案類型是常見的劃分依據(jù)，將檔案信息資源進行細分，然后在每一個類別下設(shè)置檢索框輸入關(guān)鍵詞實現(xiàn)檢索。

比較典型的如北京市檔案信息網(wǎng)，在其網(wǎng)上查檔的原文閱覽服務(wù)中將收集的檔案信息資源按照來源分為了北平市政府（J001）、北平市社會局（J002）、北平市民政局（J003）、北平市教育局（J004）、北平市衛(wèi)生局（J005）和冀北電力有限公司北平分公司（J006）等6個檔案數(shù)據(jù)子庫[4][5]。同項目組在過去幾年的調(diào)研報告數(shù)據(jù)比較中發(fā)現(xiàn)，近年來各檔案網(wǎng)站的分類檢索功能除了在館藏數(shù)據(jù)上有所豐富外，在具體的分類調(diào)整上并無變化，面對日益多元化的檔案用戶需求，目前省級檔案網(wǎng)站的分類檢索功能還有待進一步完善。

2.3 檢索輔助設(shè)計

相比國外檔案網(wǎng)站將資源集中化管理、一體化檢索的集成模式，我國省級檔案網(wǎng)站在檢索功能的設(shè)計與建設(shè)方面較為分散。除了主要的檢索通道和分類檢索，多數(shù)網(wǎng)站在頁面與功能設(shè)計上把政府信息公開、檔案展覽以及檔案編研成果等其他形式的輔助檢索單列在網(wǎng)站兩側(cè)[6]。檢索輔助設(shè)計既包括專門檔案、特色檔案數(shù)據(jù)庫及編研成果的專門查詢，同時也有館際間的資源共享服務(wù)和相關(guān)鏈接，如上海檔案信息網(wǎng)“開放檔案一站式查詢”中設(shè)有檔案館電子地圖，將上海市內(nèi)實現(xiàn)聯(lián)通的檔案館標注在地圖上，并可以通過點擊訪問已聯(lián)通的區(qū)檔案館網(wǎng)站進行更細致深入的檔案查閱[7]。

另外，綜合測評較好的各大檔案網(wǎng)站中一般設(shè)置熱點排行等rank瀏覽形式的檔案檢索，突出頗具特色的檔案數(shù)據(jù)庫或單列出用戶可能會利用的檔案及文件類型以便于查詢，如北京市檔案信息網(wǎng)將民生檔案共享平臺、天津檔案網(wǎng)將企業(yè)檔案和“天津抗日群英譜”單列在網(wǎng)站兩側(cè)[8]。值得一提的是，大部分網(wǎng)站會將“查檔指南”作為輔助檢索部分嵌入到網(wǎng)站設(shè)計中。

3 省級檔案網(wǎng)站資源檢索功能的不足

盡管從整體建設(shè)上看，我國省級檔案網(wǎng)站的檔案資源檢索功能建設(shè)上已達到基本要求，然而即便是走在前列的檔案網(wǎng)站，其檢索功能在頁面總體作用中的地位也并不高，相對國外比較成熟的檔案網(wǎng)站而言，還存在不小的差距，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、標準建設(shè)以及系統(tǒng)整合等多個方面。

3.1 檔案資源檢索的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)薄弱

就目前情況來看，我國省級檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不夠成熟，表現(xiàn)為數(shù)字化程度低、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)相對薄弱。這一問題從本質(zhì)上講，是檔案館前期的收集整理工作不到位以及數(shù)字化進度慢、程度低造成的。據(jù)統(tǒng)計，北京市檔案信息網(wǎng)目錄檢索目前能提供的檔案目錄約為81萬余條，而數(shù)據(jù)量最大的天津檔案網(wǎng)也才158萬余條，相比國外如美國、加拿大等相同級別的檔案網(wǎng)站，在數(shù)據(jù)規(guī)模方面至少相差十倍以上[9]。

而從開放檔案的門類上看，我國檔案多集中在文書檔案上，科技檔案和專門類檔案的數(shù)量不多，數(shù)據(jù)庫的整體建設(shè)質(zhì)量也不高。為數(shù)不多的網(wǎng)站為其收集的科技與專門檔案成立單獨的數(shù)據(jù)庫展示在檢索界面，例如北京市檔案信息網(wǎng)的目錄檢索全部的8個數(shù)據(jù)庫中就有1個訴訟檔案目錄數(shù)據(jù)庫。另外，從網(wǎng)站主體檢索所能查閱到的內(nèi)容上來看，除了像北京市檔案信息網(wǎng)和天津檔案網(wǎng)等為數(shù)不多的網(wǎng)站能夠提供原文查閱，大多數(shù)檔案網(wǎng)站中的檔案資源檢索服務(wù)僅提供數(shù)據(jù)庫內(nèi)的目錄檢索和檔案全宗簡介等二次信息，無法實現(xiàn)檔案原文全文檢索和查閱。

3.2 檔案資源檢索的縱向?qū)蛹壊煌?/h3>

用戶在利用檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)查閱檔案信息時所能檢索到的縱向深度是對檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量的重點評估項之一。就國內(nèi)省級檔案網(wǎng)站目前的建設(shè)現(xiàn)狀而言，對文件的著錄還無法實現(xiàn)“全宗—案卷—文件”的三級檢索。數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息著錄項不完善、不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫之間著錄項標準不統(tǒng)一是造成上述現(xiàn)象的主因。以在檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)上摘錄的檔案信息為例，北京、上海等大多數(shù)省級檔案網(wǎng)站對檔案文件的信息著錄只包含檔號、責(zé)任者、標題、起始時間、終止時間和存址幾項[10][11]。由于目前的著錄沒有實現(xiàn)縱向?qū)蛹壣系亩嗉壜?lián)通，因而從文件向上無法檢索至案卷以及全宗，知道全宗也難以向下定位至相關(guān)案卷及文件。對用戶而言，這樣的檢索服務(wù)體驗無疑會使用戶在搜索檔案信息時受到相當(dāng)大程度的阻礙，從而影響檔案利用服務(wù)自身的發(fā)展。

3.3 網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的整合程度較低

相比國外檔案館較為成熟的檔案網(wǎng)站，我國各省級檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)最大的問題在于整合程度過低。一方面是由于檔案館前期收集整理和數(shù)字化工作的滯后導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息本身的數(shù)量和質(zhì)量不高，因而在資源整合階段對檔案信息的分類集成便有所阻礙，信息著錄項缺損不全、關(guān)聯(lián)性不強，整合程度較低；另一方面是由于檔案網(wǎng)站自身的定位及相關(guān)設(shè)計理念使得本應(yīng)作為檔案利用服務(wù)主要工具的檢索系統(tǒng)在網(wǎng)站頁面內(nèi)的地位堪憂，技術(shù)上沒有實現(xiàn)同界面的跨庫檢索，各數(shù)據(jù)庫之間也存在關(guān)聯(lián)性不強且過于分散等問題，這一點在各檔案網(wǎng)站中表現(xiàn)得尤為明顯[12]。從根本上講，無論是上游的數(shù)據(jù)資源還是下游的檢索系統(tǒng)本身，國內(nèi)各省級檔案網(wǎng)站都還處于相對獨立的階段，同目標要達成的系統(tǒng)化集成與整合還有相當(dāng)一段距離。

4 對檔案網(wǎng)站資源檢索不足的思考

新形勢下，我國檔案事業(yè)的發(fā)展需要“充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極推進檔案信息資源共享，支持檔案館（室）將可公開的各類檔案上傳網(wǎng)絡(luò)、提供利用。”[13]立足于我國檔案事業(yè)發(fā)展的實際和檢索功能的不足，筆者認為省級檔案網(wǎng)站的資源檢索在未來發(fā)展中需要完成“三個轉(zhuǎn)變”，實現(xiàn)功能上的逐步完善。

4.1 檢索用戶從專業(yè)人員轉(zhuǎn)向普通用戶

以目前各大省級檔案網(wǎng)站的設(shè)計理念及應(yīng)用體驗來講，檔案網(wǎng)站更多的是作為一個宣傳檔案工作并便利專業(yè)人員檢索的媒介平臺，針對的目標群體更傾向于具有一定專業(yè)素質(zhì)的檔案工作者。然而隨著社會檔案意識的提升，越來越多的人開始對檔案價值有所認知，檢索和查閱檔案的需求必然會隨之提升。因而，作為檔案工作與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)門戶的檔案網(wǎng)站，其在線查檔的檢索用戶不可避免地將由面向?qū)I(yè)人員逐步轉(zhuǎn)向面向普通用戶。針對這種轉(zhuǎn)變，檔案網(wǎng)站的檢索功能開發(fā)，一方面要完善其查檔指南等輔助設(shè)計，幫助普通用戶了解檔案網(wǎng)站并讓檢索步驟簡易化、便捷化；另一方面對于檢索途徑的選擇要更加“平民化”，更多地選擇基于關(guān)鍵詞、題名等易于理解的模糊或精確檢索、聯(lián)想詞檢索甚至自定義檢索途徑以彌補普通用戶認知同檔案專業(yè)術(shù)語之間的檢索鴻溝[14][15]。

4.2 檢索系統(tǒng)從獨立分散轉(zhuǎn)向集成統(tǒng)一

檔案網(wǎng)站的功能定位很大程度上會決定其中各模塊的地位作用以及所占比例。由于我國各省級網(wǎng)站的聚焦點還停留在檔案宣傳上，因而資源檢索系統(tǒng)在目前來說還不是檔案網(wǎng)站的主要功能，數(shù)據(jù)庫零散地分布在網(wǎng)站頁面的側(cè)邊。然而隨著未來檔案工作的重心由“存”轉(zhuǎn)向“用”，檔案資源檢索系統(tǒng)必然會經(jīng)歷由獨立分散向集成統(tǒng)一的轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變從本質(zhì)上講是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的有機整合，將各門類檔案資源以及特色數(shù)據(jù)庫以統(tǒng)一的標準融合在一個樹狀的檢索系統(tǒng)中[16]。以美國國家檔案與文件署網(wǎng)站為例，其下包含有檔案研究目錄系統(tǒng)（ARC）、檔案數(shù)據(jù)庫通道（AAD）、在線公共通道檢索（OPA）以及電子文件檔案館（ERA）等，所有開放的檔案信息和現(xiàn)行文件幾乎都能夠在其中某個庫內(nèi)檢索到[17]。

4.3 檢索內(nèi)容從檔案目錄轉(zhuǎn)向全文原文

未來檔案用戶需求的增長必將給檔案網(wǎng)站的檢索內(nèi)容帶來變化。一是用戶對檔案信息的檢索需求已不僅僅滿足于得到檔案目錄信息，而更傾向于在檔案網(wǎng)站上直接查閱檔案信息全文；二是用戶對所查內(nèi)容的檢索方式將不再僅限于檔案目錄的著錄項，而將變?yōu)檩斎朐闹械年P(guān)鍵詞直接對原文進行檢索[18][19]。這項轉(zhuǎn)變對我國省級檔案網(wǎng)站的發(fā)展而言將是質(zhì)的飛躍，既需要網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息的質(zhì)和量都達到一定要求，還需要突破對檔案原文的數(shù)據(jù)化等實現(xiàn)原文檢索技術(shù)的前期必備工程。毫無疑問，用戶對檔案網(wǎng)站檢索內(nèi)容從檔案目錄逐步過渡到原文全文的趨向已勢不可擋，關(guān)鍵要夯實用戶需求牽引過程中前期的數(shù)據(jù)支撐與技術(shù)基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

省級檔案網(wǎng)站既是反映我國檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要場所，同時也是網(wǎng)絡(luò)時代用戶了解和利用檔案的重要平臺。資源檢索作為連接用戶與檔案資源的直接通道，其功能的完善與否將會直接影響用戶對檔案利用服務(wù)的印象。我國檔案網(wǎng)站資源檢索功能的建設(shè)還處于發(fā)展與探索期，問題與機會并存，隨著新形勢下國家和社會層面對檔案信息資源需求的不斷增加，各省級檔案網(wǎng)站需要在未來對其檢索系統(tǒng)的功能做出進一步的完善和升級。

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