創新縣級文化藝術檔案管理模式的若干思考

宋夏南/浙江省余姚市文化廣電新聞出版局

文化藝術檔案是指文化藝術單位和文化藝術工作者在文化交流、文化研究、社會文化、藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的記錄。創新縣級文化藝術檔案管理模式，通過一定方式將文化藝術檔案整合成為一個整體，確保文化藝術檔案的完整和安全，使其能夠全面、完整地反映各類文化藝術活動，并給相關單位與社會公眾查考與利用檔案帶來極大便利，從而為繁榮我國文化事業做出應有貢獻，這是在當前建設文化強省的時代背景下，縣級黨委、政府面臨的重要而緊迫的任務。

1 縣級文化藝術檔案管理模式的問題分析

1983年，文化部和國家檔案局聯合發布《藝術檔案工作暫行辦法》，明確規定將藝術檔案管理工作納入文化部門的職能范圍之中，但同時規定文化部門的藝術檔案管理范圍僅限于文化系統所產生的藝術檔案；2002年，文化部和國家檔案局又聯合發布《藝術檔案管理辦法》，對《藝術檔案工作暫行辦法》中的相關條目進行了補充與完善，然而其中第三條明確規定“文化部負責對全國文化系統藝術檔案工作的指導和管理”，由此可見，“升級”之后的《辦法》仍將文化部門藝術檔案管理范圍局限在文化系統所產生的藝術檔案之中，這就使得文化部門履行管理藝術檔案的職能受到極大限制。

1.1 管理范圍有很大局限

隨著我國經濟社會快速發展，文化藝術創作和活動進入了前所未有的發展繁榮時期，各種文藝協會、民間文化組織、文化社團如雨后春筍般出現并快速發展，越來越多的民間文化人士活躍在文藝舞臺上，這些機構和個人在開展豐富多彩的文化藝術活動中形成了大量檔案。然而由于這些機構和個人不屬于政府文化系統，因此其在各種文化活動過程中形成的文化藝術檔案也不屬于文化部門的管轄范疇。實際上，大量檔案分散保管在有關機構和個人手中，其完整性、安全性都得不到有效保障，其作用發揮更是難以得到保證。以余姚市為例可知，全市只有8個國有文化事業單位和21個鄉鎮街道文化站形成的文化藝術檔案被納入市文化部門檔案管理體系中，此外，文聯、25個文化社團、45家民辦文化組織、29家民間職業劇團、70余位民間文化研究者形成的文化藝術檔案均不在市文化部門的管理范圍內。

1.2 檔案全宗號分配復雜

其一，有檔案部門分配全宗號、且屬于文化系統的單位。如，文化部門下屬的文化館、專業劇團以及圖書館、博物館等單位，這些單位往往具有較高的檔案意識，檔案管理人員的業務能力較強，能夠按照檔案整理的一般規范要求、結合文化藝術檔案整理的具體規則，有序開展檔案整理并確保檔案安全和提供利用。以余姚市為例，市文化系統單位的文化藝術檔案管理工作，在建立規章制度、安排專人負責方面做得比較好，開展工作的規范化程度比較高，這些單位每年都會形成大量內容豐富、種類多樣的文化藝術檔案。

其二，有檔案全宗號、但不屬于文化系統的單位。這些單位對做好本單位文化藝術檔案工作的重要性有一定認識，但囿于較少得到本地區文化部門的檔案業務指導和培訓，往往在開展檔案工作時不知從何下手，有些單位按照文書檔案工作要求整理文化藝術檔案，使得很多有價值的文化藝術檔案材料沒有得到及時收集和整理，單位文化藝術檔案的完整性、系統性都體現不出來。比如，公開出版期刊上刊登的文藝作品底稿、總工會舉辦的全市職工書畫比賽獲獎作品原件等都沒有被收集歸檔，這顯然是十分可惜的。

其三，沒有全宗號、也不屬于文化系統的單位。如，文聯下屬的協會、民間文化社團等單位，這些單位往往認識不到做好檔案工作的重要意義，更缺乏開展檔案工作的人員。這些單位在開展文化藝術活動過程中形成的有價值的材料，不在縣級文化部門的管理范圍之中，平時只是作為一般資料無序堆積在櫥柜或抽屜里，既沒有進行系統整理，也沒有予以安全保管，安全狀況堪憂。

2 創新文化藝術檔案管理模式的若干建議

2.1 建立縣級文化藝術檔案館

現有的文化藝術檔案資源管理模式，已經難以滿足事業發展的客觀需求，必須創新管理理念與手段，樹立“大文化藝術檔案”理念，打破現有管理模式的局限，建立縣級文化藝術檔案館。可根據《檔案法》和文化部《藝術檔案管理辦法》的相關規定，由縣級文化藝術檔案館負責全縣文化藝術檔案資料的接收、征集和保管工作。縣級文化藝術檔案館不僅是縣域文化藝術檔案的聚集地，也是當地特色文化的展示場所，更是地域文化研究機構和開展鄉土教育的重要課堂。縣級文化藝術檔案館屬于專門檔案館，可作為縣級國家綜合檔案館的分館存在，接受本地區檔案行政管理部門和文化部門的監督指導。

2.2 開展多部門的相互協作

要在建立縣級文化藝術檔案館的基礎上，實現多部門的相互協作。就余姚市而言，筆者建議由市分管領導牽頭，組建余姚市文化藝術檔案工作協調委員會，委員會由市檔案部門、文化部門、文聯、民政部門、工會等組成，各部門分別開展工作。其中，檔案部門負責開展業務工作監管指導，如確定檔案收集范圍，并為所涉單位分配檔案全宗號；文化部門負責管理下屬文化單位和鄉鎮街道文化站的檔案工作，這些單位的檔案工作意識較高、檔案工作基礎較好，應繼續確保其良好工作態勢，并定期對相關工作成效進行總結和宣傳，提供可復制、可推廣的經驗，幫助其他單位提升檔案管理水平；文聯負責管理作家協會、戲劇家協會、音樂家協會、舞蹈家協會、美術家協會、書法家協會、民間文藝家協會、收藏家協會、鄉賢研究會等所轄協會的檔案工作；民政部門負責管理全市登記在冊的民辦文化組織和社團的檔案管理工作，這些組織和社團包括藍溪文藝研究院、東海城市文化研究院、龍山文化藝術館、歷史名城文化研究會、姚劇研究會、姚江文化研究會等等。委員會定期將上述單位、部門、協會、民間文化團體形成的檔案進行匯總后移送文化藝術檔案館進行保管，還可利用文化藝術檔案館這一平臺，積極舉辦文化藝術檔案主題展覽以及組織專家學者開展學術研討等各類活動。

2.3 做好民間文化人士、民間文化工作者形成檔案的管理工作

民間文化人士、民間文化工作者包括非物質文化遺產傳承人、自由作家、獨立文化研究者、文化名人等，他們或來自民間的文化團體，或自行開展文化工作，具有較強的獨立性。他們在多年的工作實踐中，形成了大量的具有重要價值的檔案，但長期以來，這些檔案缺乏有效管理，檔案作用無法發揮，檔案保管現狀堪憂。為此，縣文化部門須鼓勵民間文化人士、民間文化工作者按時移交形成的檔案材料，由縣文化部門對這些檔案材料進行妥善保管并及時數字化。當然，應尊重檔案形成者自行保管檔案的權利，不能強求統一管理。對那些愿意自行保管檔案的民間文化人士，縣文化部門應積極有效地提升他們的檔案意識，使他們懂得如何保管好檔案。

2.4 建立并完善工作保障機制

把相關工作經費列入地方年度財政預算中，確保工作經費落到實處；建立培訓交流制度，針對相關單位、部門和民間文化人士，由縣檔案部門舉辦檔案業務培訓與再教育活動。新入職的檔案工作人員或從未接觸過檔案工作的民間文化人士，要著重提升其檔案工作意識、培訓基本的業務知識和技能；對于具備一定工作經驗的檔案工作人員和已接受過檔案業務培訓的民間文化人士，應著重講授前瞻工作理論和業務知識與技能，使他們盡快適應新形勢下的檔案工作需要；加強考核獎勵制度，制定詳細的考核規程、設定細致的量化指標，針對相關單位、部門開展檔案工作年度考核，對取得出色工作成績、做出突出貢獻的單位或個人予以表彰并進行物質和精神獎勵，并及時總結推廣工作經驗和成效。