干部人事檔案中出生日期認定的實踐與思考

文/劉慧郡

干部人事檔案中出生日期認定的實踐與思考

文/劉慧郡

由于個人或組織的原因，干部人事檔案中出現出生日期涂改、早大改小、早小改大等不一致的問題，對此，依據相關政策，提出認定建議：廣泛宣傳《檔案法》及各項管理制度，嚴格干部檔案日常管理，加強干部檔案信息化管理，加大違法懲處力度

在干部人事檔案中，涉及到出生日期的材料很多，出生日期是干部人事檔案材料中的一個非常重要的內容。干部人事檔案的真實性、嚴肅性和干部人事檔案管理工作公信力，是人事招聘、任免干部、辦理退休等人事管理的重要憑證。事實上，對于每個人來說，出生日期只能有一個。但是在人事檔案整理審核過程中，我們發現，有些人員的檔案材料，時常出現前后若干份材料出生日期不一致的問題。對于此類情況，如何認定，是干部人事檔案審核工作的難點之一。本文擬結合干部人事檔案審核工作實踐談幾點看法。

一、出生日期不一致情況的幾種表現形式

通過對最新干部任免表、一類中的各階段所填履歷表、四類中的學籍材料、五類中報考招工等政審和更改認定出生日期材料、六類中入團入黨材料及九類中招工、入伍、錄干、轉正定級等材料審核發現，出生日期不一致情況主要有以下幾種表現：

1.隨意涂改。檔案材料中出生日期有多處涂改，甚至最早材料也遭到涂改，難以辨認。

2.早大改小。早期檔案材料年齡填寫較大，后來的檔案材料填寫時年齡又改小。

3.早小改大。早期檔案材料年齡填寫較小，后期形成的材料填寫時年齡又改大。

4.一異多同。所有檔案材料中多數出生日期是一致的，只有一份材料和其他材料不一致，最典型的情況就是最早形成的1份入團材料與之后其余的檔案材料不一致。

5.最早最新一致。檔案中最早材料和現在最新使用的出生日期一致，中間時段材料有不一致的情況。

6.綜合情況。有以上兩種或兩種以上情況同時存在或原組織部門已認定，但與現在認定不一致等復雜情況。

二、造成出生日期不一致問題的原因

1.個人方面原因。檔案材料大部分是由本人填寫，有些人員填寫時不細心，造成筆誤，填錯后又隨意涂改，導致難以辨認；填寫時陰歷陽歷前后不一致造成混亂；早期因入學、入團、入黨、招工、參軍等年齡不夠或超過，將年齡填大或填小導致不一致。

2.組織方面原因。有些人員早期入團或學籍材料由老師或老師指示其他學生代填，由于粗心或不負責任造成錯誤；由于個人和組織普遍認識不到位，沒有意識到檔案材料的嚴肅性和重要性，形成檔案材料的部門沒有認真核對，沒有及時糾正差錯，時間久遠后無法辨別造成混亂；檔案管理部門接收檔案時，沒有把好入口關，審核不嚴，沒有及時發現接收材料中存在的問題，甚至有些檔案管理人員協助造假。

三、干部出生日期認定的政策依據

2006年10月《中組部、人事部、公安部關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號）和2015 年2月《中共中央組織部關于干部人事檔案審核工作的問答》兩個文件是干部出生日期認定的法定依據，對于干部出生日期的認定提出了原則要求，并對于一些特殊情況提出了具體認定辦法。

（一）干部出生日期認定的總體要求和基本原則

干部出生日期認定的總體要求是“原則上不改，造假的糾正”。認定過程中應堅持以下原則：

1.公平公正原則。堅持政策面前人人平等，不讓造假者得利，更不能重復得利。

2.最先最早原則。指如果出現檔案記載和戶籍登記中的出生日期不一致時，應當以干部檔案和戶籍檔案中最早形成材料記載的出生日期為依據。

3.全面取證原則。對涂改、虛填（填大或填小）等涉嫌造假難以認定的，須調閱原始戶籍檔案。如原始戶籍檔案早于干部人事檔案，以原始戶籍檔案為依據；如原始戶籍檔案材料晚于干部人事檔案，須查閱干部檔案早期材料以及干部出生證明、近親屬檔案等輔助材料進行查核，取證材料應無涂改。

4.組織認定原則。嚴格組織認定程序，根據調查核實結果，經集體研究、綜合研判，作出認定。

（二）對于特殊情況的認定辦法

1.對干部因上學、入團、入黨、入伍、招工等不夠年齡，而將檔案材料記載的年齡填大，后根據形成時間更早的戶籍檔案材料已經改回的，按照公平公正原則，為避免重復得利，須認定為上學、入團、入黨、入伍、招工時填大的年齡。

2.干部因入伍、招工等超過年齡，而將干部人事檔案早期材料記載的年齡填小的，派專人到公安、教育等部門調查核實取證，確認改小年齡的，一律恢復其實際年齡（大），防止繼續得利。

3.檔案中涉及出生日期農歷公歷換算問題的。最早材料記載的注明了農歷（陰歷）等字樣的，可以按換算后的公歷（陽歷）時間認定。沒有注明的，組織已作過專門認定，經核對屬于農歷公歷換算情形的，以組織認定為準；否則，不得按農歷公歷進行換算和認定。

四、干部出生日期認定的實踐做法

針對以上關于出生日期不一致的幾種問題，依據認定原則和相關特殊規定，在實踐中，區別不同情況，一般采用以下認定方式：

1.針對隨意涂改，模糊不清的問題，進行全面取證，調閱早于干部人事檔案的原始戶籍檔案材料和近親屬檔案等輔助材料核查，必要時將涂改材料送公安部門進行物證鑒定，進行綜合研判。

例：王某，人事檔案中最早1994年7月形成的小學畢業登記表、中學學籍及1994年12月形成的入團等6份材料出生日期均有涂改，1997年7月中專報考及以后檔案材料、身份證出生日期均記載為1982年5月。

針對這種情況，經對涂改過的材料仔細辨認，初步判定是將1981年5月涂改為1982年5月，后又到戶籍部門調閱其原始戶籍底冊進行取證，最終認定其出生日期為1981年5月。

2.針對早大改小的問題，按最早較大年齡認定。

例：張某，人事檔案中最早1995年形成的初中畢業材料及中專、大專報考材料為1980年2月，最新干部任免表、履歷表、1998年以后形成的檔案材料記載為1980 年12月，按最早材料認定為1980年2月。

3.針對早小改大的問題，對于干部因上學、入團、入黨、入伍、招工等不夠年齡，而將年齡填大的，就按改大后的認定，防止重復得利；對于之前沒有得利的，就按最早年齡認定。

例：楊某，人事檔案中最早1987年3月形成的入團志愿書記載出生日期為1973年1月，1989年12月形成的入伍政審表記載出生日期為1972年1月，退伍后到單位上班材料及身份證記載出生日期為1973年1月。這屬于因入伍年齡不夠而填大并已得利，為防止重復得利，最終認定其出生日期為1972年1月。

4.針對一異多同的問題。例如，僅最早入團1份材料與其他材料出生日期不一致的問題，能提供比入團形成時間更早的戶籍材料的，可按提供的材料認定；不能提供的，則按檔案中最早的入團材料認定。

例：劉某，人事檔案中僅最早1991 年12月形成的入團志愿書出生日期為1977年5月，其他材料為1978年5月。由于本人未能提供1991年12月之前記載為1978年5月的戶籍材料，最終按1977年5月認定。

5.針對檔案中最早材料和現在最新使用的出生日期一致，中間有不一致情況的，不予認定，按現在最新的繼續執行并告知本人。

例：徐某，人事檔案中最早1993年4月形成的入團和現最新干部任免表、履歷表出生日期記載為1980年2月，四類1997年形成的學籍材料和2002年形成的入黨材料記載為1980年12月。繼續按現在最新材料中記載的1980年2月執行并告知本人。

6.針對以上多種情況并存的復雜情況，按照相關程序，全面取證，結合認定依據，召開專題會議，集體研究，綜合研判，由組織認定。

五、預防干部人事檔案中出生日期問題的措施建議

1.廣泛宣傳《檔案法》及各項檔案管理制度。要廣泛宣傳戶籍檔案管理制度和人事檔案管理制度，使廣大干部充分認識到檔案材料的嚴肅性和重要性，尤其是出生日期等重要信息不得隨意更改。

2.嚴格干部檔案日常管理。干部檔案材料形成部門要認真核對有關信息，確保歸檔材料真實準確，規范完整，杜絕假材料。干部檔案使用部門要嚴格遵守查借閱紀律，嚴禁在查借閱過程中涂改、抽取、撤換、添加檔案材料。堅持從嚴管檔，接收檔案及歸檔材料時，逐份審核甄別，把好入口關，對于出生日期等重要信息不一致的材料不予接收。

3.提高干部檔案信息化水平。創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，實現干部電子檔案查借閱及有限共享，保護原始紙質檔案，同時杜絕非管檔人員接觸到原始檔案，徹底防止涂改、造假等情況發生。

4.加大違法懲處力度。對于為了個人利益隨意涂改出生日期和其他檔案資料的違法違紀行為，要及時曝光，撤銷其不當得利，并按照有關黨紀國法嚴肅懲處。

（作者單位：楊凌示范區人才交流中心）