企業檔案管理新方法新思路

文/宋茜

企業檔案管理新方法新思路

文/宋茜

本文對企業檔案管理存在的問題進行了分析總結，并結合本企業的工作方法對企業檔案管理中收集、整理、保管以及檔案信息的開發與利用，提出了新方法、新思路

企業檔案管理存在的問題

企業檔案管理的重點在收集、整理、保管以及檔案信息的開發與利用。

企業檔案管理存在的問題主要是：

（一）文檔收集量大、收集困難。這個問題特別突出。因為企業的檔案資料來源是多方面的：科技檔案來自完工項目、行政文書檔案，分黨、政、工、團、人資、經濟、管理等各部門科室，設施、設備檔案，實物獎牌、實物獎杯、印章；聲像光盤等。項目施工期間檔案員收集不及時，項目完工后業主、監理、檔案資料到了我們公司手上大多是復印件；機關各部門兼職檔案員身兼數職，每年3月職代會、黨代會以及新進員工招聘會，各種會議往往拖延了6月底的歸檔時間，專職檔案員不得不上門收繳，催辦、督辦、審查，編目編冊。紙制文件掃描復印，電子文件存在不安全因素再打印紙制重復歸檔，浪費人力物力財力。

（二）存入庫房的檔案占據空間較大。檔案資料經過幾十年的積累，已經不勘重負。

（三）查找困難。借閱必須到檔案室現場，先填借閱申請，領導簽字后再去庫房內“文海撈件”。雖然有索引工具，但依然要耗費大量的時間。如果借閱者將檔案借出，再來的借閱者就無法借閱同樣的文件。

（四）檔案安全性差。湖北省中鐵大橋局一公司檔案室珍藏著自1953年大橋局成立以來63年的檔案多為紙質檔案，蟲咬、腐蝕現象比較嚴重，舊的庫房潮濕通風差，檔案保管設施陳舊不堪。

（五）檔案庫房對人體的危害。檔案庫房的特點是密閉、避光、防潮。為防霉、防蟲蛀，室內長期使用防霉驅蟲劑，從而導致室內空氣污濁、悶熱、異味明顯，不僅損害檔案資料,還會對檔案管理人員的身體健康造成不同程度的損害。

企業檔案管理新方法新思路

（一）歸檔文件材料的收集

2016年7月1日，湖北省中鐵大橋局一公司正式上線運行了中國中鐵電子檔案管理系統，標志著一公司檔案信息管理邁入了“互聯網+”時代，檔案信息管理將逐步向信息化、網絡化轉變。該系統涵蓋了檔案業務中的收集整理、日常管理和信息開發利用工作，實現了檔案管理工作從實體手工管理向電子網絡化管理的轉變。此外，該系統還實現了與OA辦公平臺的無縫鏈接，在完成傳統紙制檔案歸檔的同時運用OA辦公系統處理文件并可直接將文件保存在檔案管理系統中，從而完成電子文件資料的收集歸檔工作。

科技檔案在工程項目成立后，及時聯系項目技術負責人，確定資料員并加入檔案QQ群，下發“關于轉發集團公司《中鐵大橋局集團有限公司項目檔案標準化管理實施辦法》的通知”，對在建項目進行檔案管理指導并提出要求，努力加強科技檔案管理工作。對新開工項目下發《工程建設項目文件歸檔告知書》，并對新開工項目檔案的收集和整理提出指導意見。項目竣工后，指導完成竣工項目檔案歸檔。

（二）檔案的保管

更換庫房檔案柜、安裝移動密集架，充分利用發展空間縮小占地面積。對庫房內的紙質檔案，加強庫房“八防”設施配備，滅火器、抽濕機、空調、安裝遮陽窗簾、定期更換防蟲藥、通風除濕。從電子檔案的備份方面，我們采用了離線備份和在線備份相結合的原則。在線備份是利用紫光檔案管理系統上傳電子目錄及電子文件掛接等方法，檔案利用者可利用在線方法輕松找到所需文件，但由于在線備份存在一定的風險性，一部分絕密檔案不能在線掛接，因此必須采取離線備份。離線備份采用三種方式：一是PC備份（即電腦上備份）；二是移動硬盤備份；三是檔案級光盤備份，光盤符合DA/T38-2008規范要求，保存壽命大于20年。

（三）檔案信息開發利用

工作中筆者發現歸檔文件特別是絕密檔案進入庫房重新借閱時，雖有目錄索引及檔案管理系統，到庫房查找文件還是存在查找難的現象。因此筆者將庫房中所有文件準確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個平面的電子立體庫，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫房中的每份文件活靈活現地展現在電腦上，展現在自己的工作視野中。當借閱者需要某一份文件，只需在紫光檔案系統或卷內目錄索引中查找出相關檔案號，在離線備份中打開電子文件立體庫就能很快找到文件并將其打開。

（作者單位：湖北省中鐵大橋局一公司）