人事檔案管理工作中的思考

文/張丁元

人事檔案管理工作中的思考

文/張丁元

通過人事檔案可以更全面詳實的了解一個人，對個人成長進步、人生縱向軌跡有個基本的把握和了解，也是全面考察了解干部的重要依據(jù)，是衡量干部素質的重要方面。本文通過人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀，分析檔案管理中所存在的問題，提出自己的見解及解決方法

人事檔案管理是指干部職工人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在管理、使用、培養(yǎng)、選拔干部職工活動中形成的，是個人學歷、學識、經(jīng)歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是組織部門進行政治審查的重要依據(jù)和憑證，是人物生平簡介、傳記和專業(yè)史攥寫過程中的重要資料佐證。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案工作受重視程度不夠

人事檔案管理是組織人事部門一項基礎工作。大部分干部職工知道自己都有一份人事檔案，里面裝著自己學習、工作、獎懲、提拔任用等基本情況。近年來在工作中發(fā)現(xiàn)，有的同志把學籍材料，特別是繼續(xù)教育和短期專業(yè)培訓不及時移交人事部門歸檔、存檔，長期個人存放，使這些材料最終造成破損、遺失。同時，檔案管理中還存在管檔人員將檔案材料不及時整理、不及時入檔、材料內容審核把關不嚴等問題，造成檔案保存不完整、信息不準確。

（二）檔案材料收集問題

許多單位檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性、隨意性。不少單位、部門和個人不明確歸檔的范圍及相關要求，不及時督促單位、部門和個人將應該入檔的材料及時交人事檔案管理部門存檔。造成檔案中部分檔案材料不完整、不規(guī)范、不全面。例如個人參加短期培訓、專業(yè)考核、資質認證、借調聘用及階段考評、年度考核等，這些記錄個人日常學習培訓、工作情況的重要材料都應及時入檔，不得遺漏。

二、人事檔案管理問題的解決方法與路徑

（一）加大宣傳力度，提高對檔案作用的認識

首先要提高單位主管領導和全體干部職工對檔案管理工作的認識，進一步加大對檔案管理工作的宣傳力度，消除檔案意識普遍淡薄的現(xiàn)象，使干部職工認識到檔案材料是本人足跡和成長的史料，是個人活動的重要記載和依據(jù)。做到把檔案管理重要作用的理念宣傳貫穿到日常工作之中，做到上下聯(lián)動，左右配合，讓管理工作與宣傳同步進行。同時還要提高部門及工作人員對檔案搜集及整理等具體工作的認識，樹立責任意識、擔當意識。檔案管理人員要有奉獻精神，人梯精神，甘于寂寞，任勞任怨，不斷提高業(yè)務水平，積極主動做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度，加強收集及鑒別力度

人事檔案管理質量的好壞，最重要的是是否制定了相應的收集、審核、管理、使用制度并認真執(zhí)行。及時收集和補充完善檔案材料是最重要的前提和基礎工作。檔案管理人員首先應該加強收集材料的力度，收集工作要做到平時收集與定期收集相結合。針對各部門對收集材料內容不清楚的問題，應該將相關的檔案搜集范圍、目錄、要求、標準及文件匯編下發(fā)給各部門，定時督促上交個人人事檔案材料，形成有效的收集制度與運作機制，做到信息靈通、定時收集，管理到人、不留斷檔，嚴格范圍、不出紕漏。對于不符合要求的及時退回，限期糾正，符合規(guī)定再歸檔，對于管理人員不能決定或無法自已解決的問題，要及時匯報，取得領導的支持和干部職工的理解。對于不屬于歸檔范圍的材料，及時登記并退回給有關單位，做到不散失、不積壓。把收集工作做細、做實，保證檔案材料齊全完整，為人事檔案的查閱及利用做好保障。

（三）加強信息化建設，提高利用效率

人事檔案的信息化建設，是人事檔案管理服務于整個人事工作的需要，也是管理更新，順應信息化建設的必由之路。一個電子人事檔案管理信息庫的存量，可以儲存單位全部人事檔案的基本信息和各類綜合性信息。檔案利用者也可以通過計算機網(wǎng)絡，對所要查詢的人事檔案信息進行查找和利用，提高了人事檔案管理工作的效率及質量，提高了檔案的利用率。

（作者單位：陜西省水文水資源勘測局）