學校檔案管理創新研究
——以初等教育學院為例

文·孫莉

學校檔案管理創新研究
——以初等教育學院為例

文·孫莉

檔案作為一種不可再生資源，是單位的寶貴財富，檔案管理的目的就是最大限度地延長檔案的“壽命”、發揮極值效益，本著對歷史負責的態度，使其所承載的文化與人文內涵在社會轉型時期得以保護與弘揚，服務于全社會，是每位檔案工作者義不容辭的責任。

一、循序漸進，持續發展

我校建立檔案室初期，存放設備多為木質裝具，采用自然通風，有時還用放置生石灰等原始方法調解室內溫濕度。1992年建立了第一個符合檔案保存標準的省級檔案室，使用面積130平方米，設置了不同載體檔案的專用庫房，檔案裝具采用密集架，并根據不同保管要求，采用了電子檔案、聲像檔案、膠片檔案等專用裝具。實現了溫度、濕度自動控制，防火、防盜智能化自動處理。我校的檔案管理工作始終按照科學發展、持續發展、循序漸進和與時俱進的工作思路，逐步更新和完善軟件和硬件設施，基本形成了機讀檢索目錄，初步具備了通過互聯網查詢、利用的能力。隨著黨和國家對檔案事業的重視和發展，我校館藏檔案的數量和質量也在不斷地提高，檔案管理工作也一直走在同行前列。

二、分類管理，夯實基礎

分類管理是檔案保管工作的一項基本原則，也是管理工作中科學有序的重要基礎。我單位始終堅持按照類別分開管理，逐步實行了逐級分類、集中存放、區別管理和方便管理的保管模式。按照檔案載體形式分為紙質檔案、聲像檔案、電子檔案和實物檔案四大類，按照檔案價值分為特藏檔案和一般檔案兩大類，按照保管期限分為永久、長期、短期和待銷四大類。對這些檔案按照不同要求規定，區別于其他檔案的方式各自管理，對常用檔案采取就近和方便利用的管理方式。近年來，隨著大量電子檔案的產生，以及檔案現代化保管工作的現代化要求，給檔案管理工作提出了更高的要求，我們將在工作中認真研究和探索，妥善解決問題，加快檔案保管工作的變革與發展。

三、依法管理，規范管理

近年來，我單位檔案管理部門在在工作中認真按照主管部門的規定和要求，結合自身工作實際，形成了《檔案管理工作實施辦法》《檔案調閱歸還流程》《圖書資料管理辦法》《檔案整理工作辦法》等制度，為實現檔案保管工作規范化提供了依據。同時還成立了檔案管理工作規范化領導小組，學校主要負責人任組長，提供了有力的體制保障。二十多年來，經過不懈努力，基本實現了檔案收藏范圍、全宗劃分、全宗排列、檔號編制、檢索工具的統一，初步奠定了規范化基礎。盡管如此，仍有許多方面需要改進，比如檔案保管工作規范的科學性、可操作性仍有待提高，檔案信息保管的權限與責任有待進一步明確，檔案系統的系統性和完整性仍有待加強等等，這些不足之處需要我們在今后的實踐中不斷完善、不斷改進和不斷提高。

四、分級管理，科學保管

根據我國《檔案管理實施辦法》規定，館藏永久檔案分為一到三級的管理制度。據此，我校進行了初步探索和嘗試，特藏檔案管理辦法和選擇標準，分門別類，重點審查，特殊管理，對檔案庫房在溫濕度、安全等方面進行了特殊處理，增添了有關控制設備和紅外報警器裝置，嚴格門禁管理和庫房進出管理制度，有效加大了對特檔的保管力度。今后，隨著國家對檔案管理制度的分級管理和有關制度規定的頒布實施，這項工作也將成為檔案管理工作的一項重要內容，成為真正實現檔案科學保管的必由之路。我校將通過制定相應的辦法，掌握檔案分級標準，完善保管條件，改進保管辦法，創新管理機制，把我校的檔案管理提高到一個新水平。

五、完整管理，深化內涵

檔案保管工作的基本要求是檔案的完整性和安全性，這也是檔案科學保管的重要基礎。實踐工作中，我們對檔案的安全性特點認識相對到位，并且都有一套相對完善的規范與措施。但對檔案完整性的深入認識相對膚淺，存在著重視程度不夠、工作措施不到位的情況。在檔案利用過程中就存在著不足，比如在眾多的館藏檔案中就缺少被利用的那份檔案，暴露出檔案完整性的缺陷。由此看出，完整性不僅是檔案工作最基本的要求，也是檔案工作優勢和特點所在，這也體現了檔案管理工作的差距。檔案的完整性是指檔案的數量和內容的完整。近年來，我校通過貫徹落實上級檔案管理部門的有關硬性規定，加大了對檔案形成源頭的控制，在搜集整理、數字化、和入庫保管等各方面強化對檔案完整性的整治，防止檔案的割裂與分散，通過征集工作也在一定程度上彌補了完整程度的不足。同時，我們還要清醒地看到，檔案的完整性存在很多問題，日常工作中我們的收集和歸檔工作還不夠細致，導致了檔案的不齊全不完整，在整理和調閱中人為地分散、拆散情況時有發生。因此進一步加強檔案完整性的源頭控制，杜絕在管理中的隨意性，加大征集力度，是進一步提高檔案完整性的有效途徑。

六、強化培訓，完善機制

實現檔案管理工作科學化，關鍵要靠一支政治素質過硬，工作作風優良，業務技能精湛，有能力能干事的檔案管理干部隊伍。隨著信息技術、網絡技術等大量系技術新概念被運用到檔案管理實踐中來，檔案的存儲、管理、利用模式都發生了根本的變革。只有加大對檔案管理干部隊伍的教育培訓力度，不斷提高其理論素養，業務水平和工作水平，提高創新意識和創新能力，才能提高當前的檔案管理水平，才能實現檔案管理的科學化、信息化，才能更好地服務于科學發展。實事求是的講，檔案管理工作是一項十分單調的工作，只有完善用人激勵機制，才能拓寬用人渠道，把檔案管理和檔案專業繼續教育情況記入個人業務考級范圍，作為考核專業技術人員的重要內容和評聘專業技術職務的依據之一，確保做到專業人才進得來、留得住、用得上。謀一時只能謀一事，謀長遠才能謀發展，檔案主管部門要牢固樹立“人才是第一資源，而且是最重要、最寶貴的資源”的觀念。

（作者單位：濟寧學院初等教育學院）