地方民政部門檔案管理問題及對策

劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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地方民政部門檔案管理問題及對策

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部門是各級政府專設的職能部門，主要負責民政檔案工作。然而，在當前的基層民政系統檔案管理工作中，仍存在不少管理問題，必須予以高度重視。鑒于此，本文先對當前基層民政系統檔案管理存在的問題進行了探討，并在此基礎上提出了相應的解決對策，以期不斷提高基層民政系統檔案管理工作的質量。

基層民政系統；檔案管理；問題；對策

在各級政府管理工作中，檔案管理是不可忽視的一項工作。基層民政檔案涉及社會救濟、優撫、社會福利及最低生活保障等內容，也是政府順利開展其他工作的重要依據。因此，保證基層民政系統檔案管理的合理性至關重要。以下主要對基層民政系統檔案管理的相關問題進行分析。

一、基層民政系統檔案管理存在的問題

(一)管理格局混亂

根據我國現階段的基層民政檔案管理情況看，普遍存在多部門重復管理檔案的現象，且缺乏完善的檔案管理機構。比如，一般的文書檔案及部分實物檔案主要由行政檔案室負責，而與救災、社會福利等有關的檔案則由相關業務部門管理。這會導致基層民政檔案的管理缺乏全面性，極易發生遺失重要檔案的情況。

(二)檔案資料收集不齊全

因為民政部門機關在檔案管理工作中存在各自為陣的情況，很容易導致檔案工作人員在收集與整理檔案材料時出現檔案收集不齊全的情況，最終導致重要資料遺失，給機關檔案工作造成了嚴重影響。另外，一些部門或個人未能從整體出發，只顧眼前與局部利益，在移交檔案時未能及時上交有價值的材料，導致重要資料缺失，影響了檔案的完整性與利用率。

(三)民政檔案的利用率不高

基層民政系統檔案管理是一項復雜、涉及范圍廣的工作，檔案的種類繁多、數量龐雜，涉及普通居民方方面面，如收養、婚姻登記、有待撫恤、復退軍人接收安置等。隨著信息技術的快速發展，信息收集、檢索、歸類等技術更新步伐加快，但民政系統對現代技術的應用卻未能跟上時代發展要求，這在很大程度上影響了民政檔案信息的開發與利用效率。

(四)檔案管理人員水平待提升

檔案管理工作人員的綜合素質如何，與檔案管理的效果緊密相關。近年來，我國政府部門對基層民政檔案管理工作給予了更多重視，涉及的內容也日漸增加，管理手段日益先進，對檔案管理人員的要求也不斷提高。然而，在一些地方政府機構里，許多檔案管理人員的綜合素質仍較低，思想觀念落后、專業水平不高、缺乏創新性，無法滿足當前檔案管理工作的要求。

二、解決對策

(一)加大對檔案的規范管理力度

檔案收集、管理與立卷歸檔工作是保證檔案準確性的有效依據，故必須認真做好這兩方面的工作。第一，積極組織專業人員對檔案進行整理、立卷，以確保案卷的質量。同時，加大對民政檔案的收集與管理力度，合理安排專業人員開展檔案整理、立卷工作，并有效利用合同、法律、計劃、監理等手段，從而能夠有效保證立卷歸檔工作的及時性、完整性與準確性。第二，重視檔案信息的開發與利用。充分發揮檔案資料的功能，為政府決策及開展其他工作提供可靠依據。

(二)加強檔案管理隊伍建設

檔案管理人員的素質水平會直接影響到檔案管理工作的質量。因此，各級政府部門必須重視對基層民政檔案管理人員綜合素質的提升。第一，檔案人員首先要樹立正確的工作態度，具備高度責任心、嚴格紀律性及政治警惕性，主動收集、整理散落在各科室及個人處的檔案資料，保證檔案資料的完整性。同時，加強和各業務部門的聯系。第二，加大對檔案管理人員的培訓，包括專業理論知識與實踐能力，特別是計算機技術，不斷提升檔案工作人員的專業知識水平與技能操作水平，提高檔案管理工作的效率。第三，從政治、工作及生活等方面入手，給予工作人員關心與支持，為其解決生活或工作中遇到的問題，消除其憂慮，保持整個檔案隊伍的穩定性，提高檔案管理人員的工作積極性。

(三)注重對檔案工作標準體系的完善

對于基層民政系統檔案管理工作而言，若想提高整體工作質量，也離不開完善的檔案工作標準體系。首先，各級政府部門應積極建立并健全當前的基層民政檔案工作標準體系，對當前不合理的檔案管理格局作出適當調整，滿足實際的檔案管理工作需要。其次，增加檔案管理部門的權限，從而能夠實現對各部門、各門類檔案資料的集中、專門及統一管理；最后，建立綜合檔案室，進一步提高檔案管理的信息檢索與利用率。

(四)提高檔案的利用效率

第一，保證歸檔的資料齊全，要求查閱檔案內容具有廣泛性特征。第二，建立并健全查借閱制度，加強編制檢索工作，為查找與利用檔案提供有效依據。第三，重視現代化管理，充分利用計算機技術，保證準確、快速、全面地提供檔案資料，以最大限度地發揮檔案資料的作用，為民政工作服務。

三、總結

由上述可知，在社會經濟發展步伐加快的背景下，過去的檔案管理模式已經跟不上時代變化與發展要求。各級政府部門只有正確認識到當前基層民政系統檔案管理的問題，如管理格局混亂、檔案資料收集不齊全、檔案管理素質有待提升等，并在此基礎上提出相應的解決策略，如加強檔案管理隊伍建設、建立并健全工作標準體系等，才能進一步提高檔案管理工作的質量，促進政府部門各項工作的順利進行。

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劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

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