獨立學院檔案管理現狀分析與對策

許 霞

（南京郵電大學通達學院，江蘇 揚州 225009）

獨立學院檔案管理現狀分析與對策

許 霞

（南京郵電大學通達學院，江蘇 揚州 225009）

獨立學院的檔案管理工作起步較晚，普遍存在管理制度不健全、人才培養(yǎng)不重視、工作過程不規(guī)范、業(yè)務水平不熟練等諸多問題。筆者結合工作實際，對獨立院校檔案管理現狀進行梳理，對突出的問題進行羅列、總結，并針對相關問題提出整改意見，以提升檔案管理的理論水平，從而在實際工作中進一步指導業(yè)務的開展。

獨立學院；檔案管理；現狀；整改路徑

一、獨立學院檔案管理現狀分析

獨立學院是高等教育的新生事物,自從2008年教育部頒布了26號令《獨立學院設置與管理辦法》，近幾年來，獨立學院逐漸脫離母體學校，伴隨著管理中心開始下移，各種教育設施建設仍然處在起步階段,學院的各項發(fā)展都在不斷摸索中前進，檔案管理成了重要職能之一。

教育部頒布的26號令，對獨立學院的檔案管理工作起到了關鍵性的指導作用。在頒布26號令之前，獨立學院基本上是與母體高校共享師資、校舍，管理上依托母體學校，相當于二級學院，檔案管理也同樣歸于母體學校的檔案管理職能部門。而如今，隨著逐漸脫離母體學校，獨立學院沒有了依賴，檔案意識比較薄弱，沒有規(guī)律可循，不能很方便快捷地檢索，不能落實管理現代化，大大降低了檔案開發(fā)利用率。獨立學院檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題。

（一）管理制度不健全

由于獨立學院成立的時間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨立學院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學院使用的檔案管理制度基本依照母體學校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。

（二）人才培養(yǎng)不重視

獨立學院因自身的特殊情況，剛剛獨立不久，學院重視的是師資隊伍的建設，想方設法留住人才充實到教學科研隊伍中去，忽視了對檔案管理人才的培養(yǎng)。存在一種不可取的想法——說起來重要，用起來很少，檔案就是材料的裝訂、整理，無需業(yè)務指導，沒有科學的管理依據，只要有人在做就行。

（三）業(yè)務開展不規(guī)范

獨立學院因為沒有成立專門的管理部門，沒有配備專業(yè)的工作人員，在收集、整理的過程中，僅僅是在完成任務。經常聽到的一句話是：“有什么整理什么！”檔案人員在管理上得不到規(guī)范化的指導，盲目管理、應付形式，不能確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準確、豐富。只是很草率地將歸檔的文件裝訂、裝盒、上架。

（四）管理機構不完善

獨立學院檔案室一般都是隸屬于院辦，并非獨立的部門，更為重要的是檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高，業(yè)務水平也受限，不專業(yè)、不精干。各部門的兼職檔案員更是不穩(wěn)定，都是部門領導接到歸檔任務臨時組織人員進行材料收集，未經過系統的培訓，操作不規(guī)范，缺乏責任心，存在應付心理。導致歸檔不及時，檔案質量不高。

（五）配套經費不到位

由于獨立學院辦學時間短，隨著辦學規(guī)模的進一步擴大，獨立學院需要大量的資金去進行校園基礎建設和添置教學辦公設備的投入。加之，全員檔案意識還比較薄弱，故用于檔案建設的資金相對較少。

（六）信息化管理水平不高

目前獨立學院尚無完全實現檔案自動化管理，獨立學院檔案管理模式落后，在現如今這樣的信息技術不斷發(fā)展，技術手段和技術環(huán)境不斷變化，檔案信息化建設的任務應該是每個高校應該考慮的問題。獨立學院還是停留在手工操作，未能充分發(fā)揮計算機的功能，無法滿足快捷檢索、查找和利用。部分學院僅實現半自動化管理，制約了檔案管理水平的提高。

二、整改對策

對于以上種種，筆者認為從以下幾個方面進行整改。

（一）深入調研學習，突出重點、用制度來規(guī)范與導向

檔案工作

為確保文件歸檔的完整性，規(guī)范檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》和《江蘇省檔案管理條例》的有關規(guī)定，結合高校自身的實際情況，制定適合自己學校事業(yè)發(fā)展的《檔案分類法與工作規(guī)范》《歸檔文件整理細則》等管理文件。讓在教學、科研、管理等活動中直接形成的對高校以及社會具有保存價值的各種文字、圖像等不同形式的歷史記載都能科學化、規(guī)范化地被收集、保管、利用和開發(fā)。

有了一套適應的歸檔范圍和保管期限，對于開展工作是起著至關重要的作用，可以避免“哪份材料要歸檔或不歸檔，保管期限是哪一種”，也避免造成歸檔不全或不歸檔，就能做到各部門形成的文件材料科學、規(guī)范、合理的整理歸檔。

在檔案管理工作中，建立健全《考核制度》，也是重點，沒有考核就沒有比較，沒有比較就沒有促動，沒有促動就沒有進步。學院應定期不定期對各歸檔部門的工作情況進行評價，納入績效考核范圍，與部門負責人和直接經辦人獎懲掛鉤。既可以擴大檔案工作在全院的影響，同時也能對廣大教職員工起到一定的刺激與鼓勵作用，加強全員檔案意識，促進檔案工作的開展。

（二）重視檔案管理人才的培養(yǎng)，促進檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

人的因素是檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵因素之一。綜合性強、涉及面廣、內容龐雜、聯系緊密是絕大多數檔案具有的基本特點，檔案管理工作者在收集、整理、鑒定、保管、提供利用中都貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動。如果不精通檔案專業(yè)知識，缺乏相關的科學技術知識，就會影響上述業(yè)務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從說起。檔案人員更換頻繁或沒有專門檔案管理人員的狀況，是不可能從根本上提高檔案管理質量和水平的。因此，必須要有一支專業(yè)化的管理隊伍，加大對檔案工作者的培養(yǎng)力度，注重在實踐中培養(yǎng)鍛煉人才，保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止停滯不前。同時，應該鼓勵工作人員利用業(yè)余時間多參加各種繼續(xù)教育課程的學習。

（三）檔案收集、整理工作是科學管理高校檔案的前提

檔案的收集、整理工作是高校檔案管理的重要基礎性工作，對其他環(huán)節(jié)的工作成效起著關鍵作用。如果收集過程有問題，歸檔、移交不及時、不完整，那么整理、排架等一系列工作都不能及時有效地開展。嚴格文件材料運轉和歸檔管理，加強對文件材料的超前控制和管理，保證完整齊全，保證歸檔的效率和質量。加強業(yè)務指導，保證收集工作運行正常。及時有效地指導各職能部門進行規(guī)范化歸檔，檢查案卷質量，監(jiān)督有關部門認真做好移交前的準備工作，編制好移交清單，整理好隨檔移交的目錄和有關資料，確保順利開展收集工作。

（四）完善管理機構

檔案的規(guī)范管理是項龐大的工程，要想取得成績，領導重視必不可少，應有學院領導專門分管這項工作。成立專門職能的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負責管理，學院的每個部門都應有相對穩(wěn)定的兼職檔案管理人員負責歸檔的每項流程，接受檔案部門的業(yè)務培訓和指導，形成一支專業(yè)的工作團隊。檔案管理部門還應組織全員進行培訓學習，講解檔案在學院事業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，讓全體教職工都有檔案意識，重視檔案。

（五）落實經費配套

經費投入是提高檔案管理水平的保障。目前，有些高校對檔案事業(yè)發(fā)展投入少之又少，要實現檔案庫房、辦公室、閱文室、復印與微機室四室分開，具備良好的保存保管條件，配備消毒滅菌設備、復印機、計算機、密集架，安裝防盜門、防盜網、防盜報警系統和錄像監(jiān)控系統等都需要大量的經費投入。發(fā)展信息化管理，建成網絡數據庫，運用現代化科學技術，大量的信息存儲，專業(yè)設備的維護，也無疑需要經費投入。加之經費投入不到位，人員的培訓學習也是紙上談兵。所以，檔案事業(yè)配套經費應納入年度學院的總預算。

（六）提升信息化管理水平

落后的管理方式已經越來越跟不上時代的步伐，建立網絡化、信息化管理必須在獨立學院加快推進。將信息化工作落到實處，推行現代化管理、網絡化管理，建立信息平臺，運用全新的工作方式，為學院各項事業(yè)的發(fā)展起積極推動作用，提供全方位服務。

三、結束語

通過對檔案管理現狀的分析和整改路徑的探究，獨立學院做到將各項措施落實到位，堅持走科學化、合理化、規(guī)范化、信息化路線，檔案管理的水平定會突飛猛進，定能更好地服務教學、服務科研，定可以嶄新的姿態(tài)迎接教育部對獨立學院的評估。

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