檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究進展

衛淼長春市婦幼保健計劃生育服務中心，吉林長春　130051

檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究進展

衛淼
長春市婦幼保健計劃生育服務中心，吉林長春130051

醫院檔案是醫院是醫院在經營和管理過程中的寶貴醫療資料，其記錄著各類疾病的臨床醫治經驗，為醫學研究、病源追蹤、疫情防治及醫療水平的提高提供理論依據，做好醫院檔案管理，建立規范、完整的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業素質，實現檔案管理更加科學化及信息化，其不僅是醫院發展、醫療進步的必要前提，也是保障人民身心健康的重要措施，該研究就目前醫院檔案管理中所存在的一些問題，提出檔案管理模式改革后醫院檔案管理的相關運行策略。

檔案管理；模式改革；應用進展

檔案是醫院管理醫院員工的重要組成部分，是一個員工工作中的原始憑據，記錄員工個人發展、技術發展的全過程，加強對醫院檔案信息管理的建設，是醫院現代化建設的重要舉措，在既往檔案管理過程中，一直存在一些問題［1］，隨著代化醫院的發展，醫院管理要求更高。以往的檔案工作管理方式已不適合現代化進程。隨著醫務人員數量的增加，流動性增大，醫院檔案管理工作面臨新的改建，例如，進一步完善和規范的檔案管理制度，一些資料缺失，無法發揮其應有的作用，檔案管理人員的水平較差等，檔案管理需要與信息化接軌，使得在當今社會主義體制下，要對檔案管理模式予以轉變。加強檔案的規范化管理，體現醫院管理能力，目前只有在對醫院檔案管理工作現狀及其存在問題充分了解的前提下，進一步采取針對性的對策，提出科學的管理檔案的對策，才能夠更好地做好醫院檔案管理工作，提高管理水平，最大限度地發揮醫院檔案在醫療領域中的作用。

1　醫院檔案信息化建設中存在的問題

1.1標準體系建設落后

因醫院檔案的內容十分復雜、載體復雜，管理難度大，醫院檔案的信息化建設也面臨著許多困難，各家醫院檔案管理軟件、管理信息系統多種多樣，模塊之間存在兼容性低的特點。且在院內，不同部門管理各自的系統，各部門的檔案信息資源成為了相對獨立的個體，資源無法得到有效的共享。建設資金投入不足，計算機、復印機、抽干機、空調等設施陳舊老化不能及時更新，辦公室、庫房混用，不能做到檔案庫房、辦公室、閱檔室、微機室分開。資金投入醫療技術，忽視檔案管理工作，沒有充分利用計算機各種軟件等現代化的檔案管理，很多檔案管理仍然以手工編輯、檢索，降低了檔案管理效率和質量。

1.2檔案信息化管理的意識淡薄

因職能部門的分工更加細化，醫院信息化系統所形成的電子文件往往存在于多個職能部門的日常工作中，各科室間管理分散，醫院領導主要抓臨床業務，重醫療、輕后勤，沒有把人事檔案的管理納入醫院發展與管理中來，檔案管理工作得不到醫院領導的重視，醫院領導沒有樹立檔案就是資源，醫院檔案信息化建設可以推動整個醫院發展的觀念。而工作人員管理意識淡薄，這些均制約了醫院檔案的信息化建設［2］。

1.3檔案信息化建設缺乏具有相關人才

檔案部門工作人員的年齡結構層次較大，醫院檔案管理人員面臨老齡化，知識結構比較陳舊。而專業的檔案管理人員不是計算機專業畢業，缺乏計算機知識，對檔案管理的各種操作系統沒有了解或不會操作，檔案管理知識的復合型人才缺乏，是導致檔案管理現代化程度比較低的主要原因。很多醫院都重視臨床人才的引進，沒有將培養檔案管理人員納入工作計劃，而高學歷的檔案專業人才也不會選擇到醫院從事檔案管理工作。導致先進的管理缺乏活力的人和創新性理念，更無法契合新醫改的新要求。計算機技術應用程度不高使得在檔案信息的整理和檢索上現代化程度比較低，整體上導致了醫院現代化管理程度不高。

1.4電子檔案管理模式有待進一步改進

各個職能部門未對電子檔案的歸檔管理制定完善的標準，沒有明確電子文件的歸檔范圍，分類管理以及細則等，導致醫院的重要電子檔案的破壞，對正常的工作生活帶來重復和浪費，影響到了醫院檔案信息化的正常發展［3］。

2　醫院檔案管理模式改革策略

醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，其主要改革策略有以下幾點。

2.1加強數字化檔案信息的利用

數字化以及信息化已經成為當今社會發展的基本工具，目前除個別鄉鎮衛生院檔案管理沒有實現數字化和信息化，但對于三甲醫院還要繼續加強對數字化檔案信息的合理利用，雖然傳統的檔案信息資源管理更新已經結束，但長久以來，醫院檔案管理模式和軟件系統還存在老化，所以在醫院檔案信息資源管理的過程中，需要對管理的理念不斷更新，軟件系統還需要升級和維護，要加強檔案管理過程中的基礎網絡建設，不斷整合數字檔案信息資源，促進檔案資源管理水平的不斷提升，建立相對獨立的檔案室數據網絡［4］，與當前的院內辦公網絡以及互聯網業務網絡區分開來，進行數字檔案硬件建設的過程中，根據人員的流動性，職稱的變化性，存儲、查詢等及時更改。定期完善基礎設施，與時俱進加強軟件建設，改善和完善已經建立操作系統，確保系統更加安全可靠，盡可能滿足各種資料信息以及數據管理的正常運行，實現醫院中各個辦公系統的銜接。

2.2提高醫院檔案管理人員業務水平，加強人引進專業人才

檔案管理人員是直接接觸檔案管理工作的人員，直接參與醫院檔案工作管理的每一個環節，醫院檔案管理人員的專業水平對檔案的管理效果將產生直接的影響，醫院檔案管理者的培訓工作是檔案管理工作先決條件，檔案專業的研究生、本科生還是醫院重點缺少的人才，相對缺乏專業性人才。進一步加強現有醫院檔案人員的能力培養，先從通過檔案管理宣傳教育工作開展，在主觀認識上使得院內工作人員的檔案意識增強，具有責任感和使命感，促進管理水平得到顯著的提高，提高檔案管理人員綜合素質。由檔案管理專業人員實施管理工作，并對他們進行定期培訓，具備利用信息化軟件管理檔案的能力。

院內可以開展多種培訓形式，將培訓的內容與實際工作相結合，如講課、經驗交流、具體問題現場演示，定期檢查工作等突出實用性以及針對性的方式，使他們熟練掌握檔案管理各個環節，抓住工作重點，真正能夠掌握到醫院檔案管理的基本知識，提高對醫院檔案管理的認知程度。作為檔案管理人員端正態度，積極學習，找到工作中的不足之處，不斷提高自己的管理水平與技能，才能更加詳細、科學地管理醫院檔案，滿足醫院對檔案管理工作的需要，提高醫院檔案管理工作的質量，以便為醫院人力資源提供更好的服務［5］。

醫院領導要明確檔案管理者的職責分工，具體工作細劃到人，明確主要工作的總體發展方向，實踐中找出最適合本醫院的管理方式。此外，由于當前檔案管理需要逐步實現信息化［6］，所以在對檔案管理人才的選拔方面，需要進行嚴格的把關，選擇具有豐富檔案管理經驗的人員參與到檔案管理過程中，對在崗人員加強培訓，不斷提升其業務能力以及專業素養，在培訓過程中，采取長訓以及短訓相結合的方式，定期對其業務技能進行培訓，鞏固其計算機操作能力，從而使得醫院的檔案管理效率進一步提高。

2.3提高檔案保存工作的質量

隨著信息化的發展，各行各業工作中都應該加強現代化設施的投入。充分利用計算機數據庫，構建檔案管理的信息數據平臺，將醫院檔案資料輸入、掃描、存儲到計數機內，大大提高信息的利用效率，這樣能夠大量存儲檔案并提高檔案的安全系數。

2.4健全管理機制，規范檔案管理

長久以來，醫院重業務輕文檔，導致醫院檔案管理工作效率的下降，醫院的領導若對醫院的檔案工作依舊停留在傳統檔案保管上，將很大程度上制約了檔案管理工作的現代化發展，所以進一步明確和規范檔案管理機制，對于提高醫院檔案管理水平有著十分重要的意義。相關人員需要明確檔案維護的完整以及安全的意義［8］，要在檔案保管的具體工作中做到規范地收集檔案并完整歸檔，防止檔案被破壞，確保檔案安全。檔案部門要根據相關法律法規，建立起一整套適應于本醫院檔案管理特點的管理制度。以制度的建設作為總綱領，分管醫院檔案工作的領導加大監管力度，督促相關工作人員嚴格根據標準進行檔案的收集和上報。

2.5實行集中統一管理，健全管理制度

需要集中統一管理，設置專人負責檔案管理，規范和完善管理流程，健全各項檔案管理制度，明確醫院各個職能部門的歸檔及分享職能，制定必要的輔助考核機制，確保各類檔案完整、及時的歸檔。加快相關法律法規的完善，這樣就能夠使得檔案的管理有據可查，明確的標準有利于規范工作人員的行為規范。最終使得檔案管理有法可依。同時加強醫院職工對檔案法律、法規的學習，提高職工對檔案的了解與認識，從而更好地配合檔案管理人員進行相關工作，保證檔案的真實性和完整性。確立統一的技術操作規范，統一的電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性，建立健全電子檔案管理制度［9］。

3　結語

醫院檔案管理在醫院的日常管理中十分重要。對醫院的正常發展起到十分關鍵的作用。在科技飛速發展的今天，網絡信息技術也已經被廣泛應用于檔案管理中，過去的檔案管理存在的問題也逐漸被解決，使得檔案管理水平得到了有效的提高，醫院在實現檔案管理改革模式中應從對管理機制、管理制度的健全以及檔案管理人員素質的提高等方面積極改善，使得檔案管理水平得到全面提高，更好地服務于醫院工作。

［1］李萍.醫院檔案管理的現狀及對策［J］.中國醫藥導報，2011，8 （3）：125-126.

［2］李秀云，李莉，段慧，等.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策［J］.中國醫刊，2014（10）：101-102，104.

［3］申琪，李敏.醫院檔案管理改革若干問題分析［J］.辦公室業務，2014（5）：191.

［4］呂雙文.對醫院檔案管理改革的思考［J］.黑龍江科技信息，2009（8）：172.

［5］何立卡.思想政治工作在醫院人力資源管理中應用探討［C］//中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、科技與企業雜志社、北京大學經濟管理學院.軟科學論壇-公共管理體制改革與發展研討會論文集.中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、科技與企業雜志社、北京大學經濟管理學院，2014：1.

［6］馬亮.新時期醫院檔案管理工作的新思路［J］.卷宗，2015，5 （9）：106.

［7］曾紅華.醫院人力資源檔案管理與相關法規研究［J］.黑龍江史志，2014（7）：73-74.

［8］黃衛東.新時期醫院檔案管理工作的新思路探究［J］.中國管理信息化，2015（7）：181-182.

［9］張軼森，杜鵬飛.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析［J］.信息技術與信息化，2014（10）：134-135.

Application Research Process of File Management Mode Reform in the Hospital File Management

WEI Miao
Maternal and Child Health and Family Planning Center，Changchun，Jilin Province，130051 China

Hospital files are the valuable medical data of hospital in the operation and management process，and they record the clinical medical experience of various diseases and provide theoretical basis for the medical research，disease source tracing，epidemic prevention and cure and improvement of medical level，doing a good job in the hospital file management，constructing standardized and complete file management system，improve the professional quality of file management staff and realize the file management more scientific and informational are not only the necessary preconditions of hospital development and medical process but also the important measures of ensuring the people's mental and physical health.The paper puts forwards the relevant operation strategies of hospital file management after the file management mode reform aiming at some problems existing in the hospital file management at present.

File management；Mode reform；Application process

R47

A

1672-5654（2016）07（b）-0147-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.20.147

衛淼（1982.6-），女，吉林人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

（2016-04-19）