疾控中心實驗室檔案信息化管理探討

姚春華長春市南關區疾病預防控制中心，吉林長春　130042

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疾控中心實驗室檔案信息化管理探討

姚春華
長春市南關區疾病預防控制中心，吉林長春130042

［摘要］該文首先從實驗室檔案管理現狀入手，分析了目前基層疾控部門實驗室檔案管理存在的問題，其次闡述了實驗室檔案信息化管理的重要性，提出了信息化、網絡化、規范化管理實驗室檔案的優勢與方法，最后強調人才的培養是提高實驗室檔案信息化管理水平的關鍵。

［關鍵詞］實驗室檔案；信息化；管理

疾病預防控制中心實驗室作為國家公共衛生事業檢測機構，在開展檢驗檢測、突發公共衛生事件的處理、疾病預防控制、公共衛生監督監測等活動中形成的具有保存價值的各種文字材料、實物、圖形、圖像以及其他不同形式的載體資料，真實地記錄著中心實驗室的主要職能活動以及歷史發展演變，既是疾控事業發展的重要信息資源和依據，也是歷代檢驗人員長期積累的寶貴財富，尤其是中心實驗室通過計量認證、監督評審后，實驗室檔案的管理也應與中心防病信息一體化管理系統建設同步發展、同步規劃，為保障檢驗檢測結果的準確、公正提供可靠依據。該文結合長春市南關區疾病預防控制中心實驗室檔案信息化管理工作中的實踐與體會，探討一下該中心在實驗室檔案信息化建設中的幾點淺見，供大家參考。

1　實驗室檔案管理現狀

1.1實驗室工作人員普遍缺乏建檔意識

通常檢驗人員認為只要干完工作就行了，不注重資料的收集、整理和歸類，因而導致大量有價值的檔案資料嚴重流失。

1.2沒有專人管理

實驗室檔案管理工作大多數是由檢驗科的工作人員兼職，沒有經過專業知識培訓，業務不熟，并且人員變動較頻繁，管理手段落后，難以適應實驗室檔案信息化管理工作的需求，因此嚴重影響了實驗室檔案的管理水平。

1.3實驗室檔案種類繁多、內容豐富、原始材料量巨大、涉及內容廣泛

如實驗原始記錄、檢驗結果報告數據、圖表、實驗室管理等多方面的資料，導致檔案管理歸類不明確。

2　實驗室檔案信息化管理的重要性

實驗室檔案是疾控中心質量管理體系的重要組成部份，也是保證檢驗檢測結果準確性、公正性的可靠依據，所以加強疾控機構實驗室檔案信息化管理對于疾控中心的發展十分重要。

2.1實驗室檔案信息化管理有利于提高檢驗工作質量

實驗室每年在檢驗檢測工作都形成大量的文字材料，主要有檢驗報告單、實驗室的質量控制結果、實驗項目、內容、檢測依據等以及上級主管部門檢查反饋意見。中心檔案室通過掃描儀、數碼攝像機等現代化辦公設備將這些有利用價值且需要保存的檔案資料進行數字化處理后，傳輸到實驗室檔案管理信息系統上，使檢驗人員查找資料變得更為方便、快捷、高效，工作中隨時發現問題，立即上網查找以往工作記錄，找到解決方法，使問題得到及時處理，滿足了檢驗檢測工作人員對實驗室管理的需求，使實驗室檔案發揮出最大的利用價值，真正實現實驗室檔案網絡信息資源的共享，即提高了工作效率又保證了工作質量。

2.2便于及時發現問題、避免差錯重復發生

實驗室檔案詳細記載了日常檢驗工作中的各種信息，是平時檢驗檢測工作的真實記錄，檢驗人員在工作中發現有疑問時，通過上網及時查詢實驗室檔案，可以總結以往的檢測工作經驗，避免工作中出現新的差錯，有助于實驗室在工作中探索一套更為合理的實驗方法。

2.3實驗室檔案是做好檢驗檢測工作的重要保障

實驗室出具的檢驗檢測數據結果準確、公正，會提升疾控中心在社會中形象和地位。實驗室的工作開展主要依靠使用大型儀器設備，這些貴重的儀器設備在驗收和安裝調試工作中形成的各種資料是保證儀器設備質量和正常運行的關鍵。每臺儀器從申購到報廢要隨著設備的變化而進行跟蹤收集，及時歸檔，這些歸檔資料能真實地反映設備管理和使用過程中的詳細記錄，為實驗室日常和科研工作的開展提供可靠的參考和選擇。

2.4實驗室檔案有利于合理使用及調配精密儀器

一方面實驗室的儀器設備使用記錄，能清晰地反映出儀器的使用率，這樣就可避免盲目采購，有助于領導合理調配設備經費的分配與投入；另一方面通過查閱使用記錄，可以知道操作者在使用每一臺儀器的運行情況，如各種技術指標、維修情況等，為工作人員使用儀器以及今后購置儀器設備選擇合適廠商提供重要的參考資料，可見加強實驗室檔案信息化管理將會對疾控中心的社會效益和經濟效益產生直接的影響。

3　實驗室檔案管理工作的基本內容

實驗室檔案是檢驗人員在從事檢驗檢測活動中形成的具有保存價值的科研文件材料。中心檔案室根據實驗室形成檔案材料的特點，從收集、歸檔、分類、排列、編號、編制檢索工具等方面加以規范制定出《實驗室檔案歸檔要求》，其目的就是讓檢驗人員養成在日常工作中形成的各種基礎資料直接進行分門別類的歸納整理習慣，清楚所要整理和歸納的內容，力求保證歸檔材料的真實性、完整性、準確性、連續性，以便在開展疾病檢測、衛生監測、檢驗、科研等工作中提供可靠資料依據。

3.1實驗室檔案材料的收集

3.1.1實驗室基本情況材料包括實驗室計量認證、監督評審、質量手冊、程序文件、實驗檢測能力情況、建制的批文、專業人員檔案、實驗室參加各類質量控制活動、實驗室檢測標準依據、實驗室結構圖等。

3.1.2實驗室的規范建設包括計量認證驗收報告、科研項目的申報、新的檢測方法評估等。

3.1.3實驗室的計劃和總結包括年度考核、評估、實驗檢測水平、工作量統計、工作計劃及總結等統計資料。

3.1.4實驗室運行情況實驗室的檔案包括實驗室一覽表、實驗室校正原始記錄、儀器設備的接收、安裝、調試、使用、保養、維修記錄、使用說明書、保修單等資料。

3.1.5實驗室日常工作記錄包括實驗室的安全檢查記錄、培養基配置記錄、劇毒及易爆藥品管理使用記錄以及實驗室承擔的其他任務等資料。

3.2實驗室檔案材料的管理和利用

中心采用傳統的手工管理和現代化技術手段相結合的管理方法，實行文檔一體化管理，并逐漸將紙質檔案數字化，實行電子文件的集中統一管理。

由于該中心辦公條件差，檔案室面積小，無法容納各業務科室形成的全部檔案，因此，只能將保存價值大、保存期長的業務檔案集中到檔案室保管，一些基礎性的常用材料就分散在科室保管。但這種分散管理也是納入中心檔案工作統一指導下進行的。為便于管理和利用，中心檔案室采取分級管理的原則，其內容有以下4個方面。

3.2.1在疾控中心檔案室的統一領導下，將實驗室檔案納入中心檔案工作管理體系同其他業務檔案一樣，實驗室檔案的管理也由中心檔案室統一領導、負責具體組織實施。

3.2.2將實驗室業務檔案分為中心、科兩級保管對檢驗檢測業務活動中形成的大量理化檢驗、微生物檢驗以及免疫學檢驗、寄生蟲病原體檢驗等多個專業在工作中產生的各種原始記錄，檢驗報告單，儀器設備使用記錄、維護保養記錄、計量檢定證書等檔案資料分別劃分為中心級業務檔案和科級業務檔案兩個層次管理。

3.2.3中心級實驗室檔案管理凡屬于中心級管理的實驗室檔案，由檢驗科兼職人員負責收集、整理、歸檔，定期向中心檔案室移交，由檔案室負責統一保管和提供利用。

3.2.4科級實驗室檔案管理凡屬于科級管理的實驗室檔案，由檢驗科自己保存，由檢驗科兼職人員負責收集、整理、立卷、歸檔、保管和提供利用。

由于實驗室檔案材料有延續性的特點，在日常檢驗工作中經常使用前一年或前幾年形成的檢驗報告檔案，所以科級管理即方便檢驗業務人員借閱檔案，有利于滿足日常工作需要，使業務檔案發揮其利用價值，也有助于中心檔案室的統一監督管理。

4　實驗室檔案信息化管理的具體步驟

4.1建立完整的實驗室檔案是信息化的基礎

實驗室檔案包括實驗室日常工作記錄、實驗室參加各類質量控制活動的情況、實驗室檢測標準依據、計量認證驗收報告、監督評審報告、實驗檢測能力情況、專業人員檔案材料、質量手冊、程序文件、實驗室管理情況等資料，是實驗室開展各種檢驗檢測工作的真實記錄。實驗室檔案資料是保證實驗室質量和正常運行的關鍵，只有進行跟蹤收集，及時歸檔，才能保證實驗室檔案的真實性、完整性、系統性和安全性，為實驗室檔案信息網絡化、規范化提供可靠的基礎數據。

4.2建立完善的實驗室檔案管理系統是信息化的關鍵

2011年我中心與軟件公司合作開發了《實驗室信息管理系統》，它將該中心實驗室檔案完全實現單位內部網絡化、標準化、規范化管理，使工作人員直接進入系統即可調出所需檢測、檢驗工作過程的全部信息，真正實現了信息資源共享的目的。

該系統的主要功能是把現場檢測以及在實驗室內檢驗工作中的各種檢測數據進行處理，并通過內部局域網進行開放型管理，把檢測人員姓名、設備型號、儀器條件、檢測檢驗之間的各種復雜元素加以匯總，及時、準確地發出檢測檢驗報告單。使實驗室檔案管理達到了自動化運行和無紙化辦公的目的，為檢測檢驗工作人員帶來了極大的方便，使實驗室檔案發揮出最大的利用價值，提高了疾控中心實驗室檔案管理的整體水平。

5　實驗室檔案的保管

目前我中心采取紙質檔案和電子檔案雙軌制并存的實驗室檔案管理方法。一方面中心檔案室保存有完整的紙質實驗室檔案；另一方面考慮到電子文件現在還沒有好的長期保存方法，所以要求歸檔時必須將電子文件紙質拷貝件一并歸檔，因為實驗室檔案信息化管理的全部實現將需要一個較長的發展過程，在此期間，電子檔案還無法完全取代紙質檔案，還難以從內容上完全覆蓋紙質檔案；從法律上，紙質檔案具有法律效力。因此，實驗室工作人員把存有實驗室檔案信息的磁性介質在未打印成書面形式輸出之前留有副本，年底移交檔案室，對于永久保存的實驗室檔案，中心檔案室負責定期進行復制，每4年對歸檔的電子文件轉存一次，以防止信息丟失。

6　提高實驗室檔案信息化管理水平的關鍵是培養復合型人才

實驗室檔案信息化管理是一項專業性很強的業務工作，它涉及到醫學、統計學、檔案學、信息學等學科，要求從事實驗室檔案管理人員不但要具備一定的醫學基礎知識和檔案專業知識，同時還要掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，以適應實驗室檔案資源信息化的建設和正常運行，保證實驗室在疾病預防檢測工作中正常運轉，確保檢測結果的準確性、公正性和科學性。

6.1強化實驗室工作人員檔案管理意識，加強檔案隊伍建設

《實驗室信息管理系統》的啟動為實驗室工作人員提出了更高的要求，如果檢驗檢測工作人員沒有掌握現代化辦公設備的能力，不能熟練使用電子計算機、打字機、傳真機、復印機、掃描儀、錄像機、光盤刻錄等現代化操作手段，特別是利用計算機進行檔案的全文存貯、自動標引、圖形處理等技術，就無法實現對實驗室檔案信息的現代化存貯、檢索、提取和利用。因此，如果工作人員沒有現代化管理檔案的意識，還是憑借原有的知識、經驗等傳統的模式來進行管理和工作，縱使有一流的管理設施和管理軟件，也不能算檔案管理現代化。所以，作為實驗室工作人員也要順應時代的發展，盡快融入信息社會這個大環境，努力學習掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，使用新的管理模式和手段，結合檔案專業知識，在實際工作中善于發現新問題，找出解決方法，逐漸完善網絡管理系統，以適應檢驗檢測工作人員對實驗室管理的需求，使實驗室檔案管理工作與中心的其他業務工作融合在一起，構成整體，使實驗室檔案發揮出最大的利用價值，真正實現實驗室檔案網絡信息資源的共享。

6.2真正具有檔案專業畢業的人才極少，缺乏開拓創新的精神

實驗室檔案管理工作大多數是由檢驗科的工作人員兼職，沒有經過專業知識培訓，又不具備掌握現代化辦公設備的能力，難以適應實驗室檔案信息化管理工作的需求，就算計算機編程人員設計出再先進的管理軟件，也不能將實驗室檔案信息管理系統的優勢充分發揮出來。所以我們從事檔案管理工作人員要意識到自己所肩負的歷史使命和職責，有義務將手工管理和計算機管理相結合來提高防病信息資源的準確性和時效性，以此來推動疾病預防控制事業的發展。實踐證明，計算機網絡技術管理實驗室檔案提高了檔案的管理水平，它將實驗室的所有工作信息聯系起來，構成整體，使中心的檔案管理工作進一步向系統化和規范化方向發展。

6.3主管領導要加強在職人員的培訓

該中心有不少同志，對實驗室檔案信息化管理意識還較淡薄，認識不到實驗室檔案信息化管理在防病治病中所起的重要性和必要性。針對上述情況，中心主管領導把實驗室檔案信息化管理工作納入重要議事日程，與防病業務建設同步規劃、同步發展，讓全體職工都能充分認識到實驗室檔案信息化的在防病工作中的重要作用，定期組織檔案人員去參加培訓，提高工作人員的業務水平，學習檔案管理新方法，對骨干人才進行重點培訓和繼續教育，使中心的實驗室檔案為衛生防病、檢驗檢測工作充分發揮其社會效益。

人才的培養是實驗室檔案信息化建設的關鍵，任何事情都要靠人來操作，如果實驗室檔案管理工作者的綜合素質不能適應信息化的需求，就會影響整個工作環節的效率和質量。因此，要培養復合型人才，既要通曉檔案專業知識，又能熟練操作計算機軟件，更要懂得檢驗檢測方法，只有打好人才基礎，才能促進實驗室檔案健康發展。

實驗室檔案信息化管理是一項復雜的系統工程，需要長期堅持在實踐應用中不斷發現問題、解決問題，逐步完善，在開發軟件和應用過程中應該本著統籌規劃、使用方便的原則，用信息化建設思想統攬全局，從而保證實驗室檔案管理與防病機構信息一體化建設同步發展、同步規劃，為實驗室檔案信息化管理工作逐步向網絡化、標準化、規范化的模式發展奠定良好的基礎。

［參考文獻］

［1］曾瑞蓉.疾病預防控制中心檔案的信息化管理研究［J］.辦公室業務，2014（1）：160-161.

［2］馮雯棋.談如何實現疾控中心檔案信息化管理［J］.黑龍江檔案，2012（3）：121.

Discussion about the Management of CDC Laboratory Archives Information

YAO Chun-hua
Changchun CDC South Gate District，Changchun，Jilin Province，130042 China

[Abstract]Firstly，the status quofrom the file management laboratory analyzes of the current disease control department laboratory grassroots archives management problems，and secondly explains the importance of laboratory information manage ment file proposed information technology，networking，standardized management laboratory advantages and method archives，concluded by emphasizing personnel trainingis the key toimproving laboratory information management level of archives.

[Key words]Laboratory Archives；Informatization；Management

收稿日期：（2015-10-08）

［作者簡介］姚春華（1971.8-），女，吉林長春人，大專，副研究館員，研究方向：檔案管理信息化。

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.01.175

［中圖分類號］R197.324

［文獻標識碼］A

［文章編號］1672-5654（2016）01（a）-0174-03