醫院人事檔案實施信息化管理的分析

王洪濤

德陽市第二人民醫院，四川德陽618000

醫院人事檔案實施信息化管理的分析

王洪濤

德陽市第二人民醫院，四川德陽618000

在當前社會的快速發展下，醫院人事檔案管理備受關注，作為醫院可持續發展的關鍵所在，醫院人事檔案需緊跟時代發展的步伐，從科學角度與社會發展角度出發，將信息化管理積極融入其中，將醫院人員檔案管理工作推向新的制高點。此外，從時代發展的角度分析，在當前社會發展的趨勢下，醫院認識檔案實施信息化管理已經成為考察醫護人員工作狀態的主要依據，也成為了改善人事管理制度的重要資料依據。為進一步分析醫院人事檔案實施信息化管理的優勢與途徑，該文筆者結合自身多年工作經驗，簡要分析醫院人事檔案管理實施信息化管理的重要性，并提出所存在的問題與對策，旨在推動醫院人事檔案的有序發展。

醫院；人事檔案；信息化管理；重要性

［Abstract］With the rapid development of the current society，the hospital personnel file management arouses many attentions，as the key of hospital sustainable development，the hospital personnel file needs to closely keep up with the pace of the times development，and positively integrate the information management into it and push the hospital personnel file management work to a new commanding height from the perspectives of science and social development，in addition，in the terms of the times development，with the current social development，the file information management has already been the major basis for examining the work state of medical staff，and also an important data for improving the personnel management system.In order to further analyze the advantages and ways of the implementation of information management of the hospital personnel files，the paper briefly analyzes the importance of the implementation of hospital personnel file management and puts forwards the issues and strategies in order to promote the orderly development of hospital personnel files combined with years of working experience of the writer.

［Key words］Hospital；Personnel file；Information management；Importance

在當前社會的快速發展下，人事檔案管理工作已經成為備受關注的焦點，醫院作為主要的單位，其人事檔案管理需緊跟時代的步伐，從最基本的內容出發，加強應用信息化技術，提高其管理效率與管理質量［1］。

1　新時期醫院人事檔案信息化管理的重要意義

1.1醫院人事檔案呈現出復雜性與混亂性

醫院作為救死扶傷的主要場所，其檔案管理關系到醫院工作的有序性與穩定性。眾所周知，在傳統的檔案管理中，醫院人事檔案管理的內容是對醫務人員的工作進行記錄，但是在近幾年新醫改制度提出之后，醫院人事檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，并且醫務人員的績效考核方法不斷創新，長此以往則導致醫院人事檔案的資料越來越多，無論是影像資料還是聲像資料，都需要采取信息化管理的方式，如此才能實現醫院人事檔案管理的有序性。

1.2醫院人事檔案服務性需求得到增多

從市場經濟環境發展趨勢分析，醫院具有公益性與社會福利性，在當前的社會發展趨勢下其競爭演變得越來越激烈，為從根本上提高醫院的影響力與知名度，則需要從人事檔案管理角度出發。通常情況下，醫院提供的醫療服務水平是由個人職業素質以及醫院工作人員的職能所組成的，患者在選擇醫院的時候往往需要對醫護人員的資料進行分析，假如醫院的人事檔案可以提供資料與服務，那么可以進一步提高醫院的競爭力，幫助醫院樹立良好的形象［2-3］。

2　現階段醫院人事檔案信息化管理所存在的問題

2.1信息量過大

眾所周知，醫院人事檔案所包括的內容非常多，比如醫護人員的工作履歷、醫護人員的人事調配等，因醫院所涉及的部門比較大，從醫生到護士都是人事檔案管理的重要內容，正因為如此，信息量過大會導致檔案管理人員在整理過程中出現困難，不僅會導致信息丟失，甚至還會導致信息不準確。從另外一個角度分析，因信息量過大，在查閱檔案資料時會浪費大量的時間，還會導致紙張浪費，甚至在查閱資料時因不小心會導致檔案資料出現撕破現象，這種情況則需要重新進行記錄，增加檔案管理人員的勞動量。

2.2醫院人事檔案管理人員工作不到位

毋庸置疑，醫院人事檔案管理是一件比較枯燥、乏味的工作，檔案人員需每天與資料打交道，并且大量的時間都花費在尋找資料、整理資料上，長此以往則會讓檔案管理人員出現懶散與不積極的態度［4］。另外，從整體角度分析，在當前社會發展中，很多醫院人事檔案管理人員并沒有清楚地認識到檔案管理的重要意義，也沒有將檔案管理與醫院發展結合起來，從而無法保證醫院人事檔案管理的完整性，這樣一來會導致醫院人事檔案管理發展緩慢，甚至會與社會脫節，阻礙醫院的可持續發展。

2.3缺乏完善的檔案管理機制

眾所周知，管理機制關系到管理效率，在醫院人事檔案管理中管理機制決定了管理質量，且檔案管理機制的好與壞從根本上決定了醫院人事檔案管理的發展與進步，但是根據筆者的調查與分析，現階段醫院人事檔案管理機制存在不完善現象，并主要表現在四個方面：其一是醫院人事檔案管理收集資料不完善；其二是醫院人事檔案歸檔資料過于被動；其三是醫院人事檔案工作流程不嚴謹；其四是醫院人事檔案管理人員工作不規范。無論從宏觀角度還是微觀角度分析，因醫院缺乏完善的檔案管理機制，導致醫院人事管理存在缺陷，并且也存在一定的不足，這制約醫院人事檔案管理的發展。

3　新時期醫院人事檔案信息化管理的途徑與方法

3.1制定完善的醫院人事檔案管理制度

制度是保證醫院人事檔案管理工作有序發展的基礎，正如上文所言，醫院人事檔案管理面臨外部因素與內在環境的影響，是一項比較復雜的工程，在發展體系中需要從最基本的內容出發，要從人事檔案的利用需求出發，結合醫院的實際發展情況制定切實有效的人事檔案管理制度。此外，醫院人事檔案管理工作涉及到諸多部門，是一項綜合的工作，需從根本上保證各個部門之間的統一與和諧，實現多個部門的有序發展［5］。在當前的發展趨勢下，人事檔案信息化管理已經成為了一項重要的發展趨勢，積極開展數字化工作成為了推動醫院人事檔案管理的關鍵所在，筆者認為醫院需要積極構建完善的數字化管理制度，要實現對醫院人事檔案資料的掃描，并且要建立員工的個人檔案、變動檔案、績效考評檔案等，并要分門別類地輸入到計算機之中。除此之外，還需要依據醫院的實際發展情況，對檔案的提交格式以及時間加以規定，保證人事檔案管理的有序性與全面性。

3.2制定完善的醫院人事信息化檔案工作設備

從整體角度分析，工作設備關系到了醫院人事檔案管理的發展，只有保證工作設備的有序發展，才能從根本上推動醫院人事檔案管理的有效性。要想真正推動醫院人事檔案信息化管理的發展，則需要保證硬件與軟件設備，其中硬件設備主要是指電腦、打印機、掃描儀等，而軟件設備則是各類辦公軟件。作為一名合格的醫院人事檔案管理人員，需要對信息化管理加以認識，并要以檔案數字化的實際發展情況作為主要的基礎保證，要定期或不定期對醫院的人事檔案信息化管理的硬件設備與軟件設備加以分析，實現資源的最大利用化。此外，醫院人事檔案管理人員需要加強對計算機的認識，要清楚地了解到計算機在軟件管理中的重要意義，并且要從實際角度出發，從最基本的內容出發，對醫院人事檔案工作加以分析，真正將信息化技術融入其中，真正發揮出檔案數字化的作用。

3.3創新醫院人事信息化檔案管理方法

眾所周知，醫院人事檔案信息化管理的基礎便是檔案資料，檔案資料的信息化是保證檔案完整的關鍵所在，如果仍舊采取傳統的檔案管理資料，那么則會在一定程度上增加檔案管理人員的工作量，會阻礙醫院人事檔案管理的有序發展。因此筆者認為在當前的發展趨勢下需要積極開展檔案信息化管理工作，實現檔案管理的精細化管理，要對檔案的來源進行分析［6-7］。除此之外，醫務人員的諸多信息均是人事檔案的主要內容，在采取信息化管理的過程中需要嚴格按照數字化的要求，對檔案管理的內容進行分析與規范。除此之外，醫院人事檔案管理人員還需要加強對信息化的認識，要認真學習數字化檔案管理的方法，從根本上提高醫院人事檔案管理的質量與效率。

3.4提高領導人員對信息化管理的認識，增強檔案人員的工作能力

醫院領導人需要認識到人事檔案信息化管理的重要性，要將信息化管理提到日程之上，并通過宣傳與培訓，讓檔案管理人員認識到信息化管理的重要意義。除此之外，還需要增強檔案人員的工作能力，定期對檔案人員進行計算機技術培養，使檔案人員能夠認識到信息化管理與時代發展之間的關系，從全局角度出發與分析，提高醫院人事檔案管理人員的信息化素養與信息化能力［8］。醫院還需要積極招聘優秀的計算機人員，或選聘優秀的計算機人員到醫院開展講座，對醫院人事檔案管理人員進行教育與培訓，使其能夠掌握計算機使用方法，能夠真正將計算機技術應用到人事檔案管理之中。醫院需要將計算機人員的能力與績效考核掛鉤，采取獎懲制度，不斷提高計算機人員的基本素養，提高其工作的積極性與創新性。

4　結語

綜上所述，醫院人事檔案管理工作是推動醫院可持續發展的重要保證，醫院人事檔案管理工作的有序發展不僅可以實現檔案管理資料的全面性，并且也會實現醫院人事檔案管理的有序性。在當前時代的不斷發展下，科學技術得到了全面進步，信息化技術的出現極大地改變了醫院人事檔案管理工作，從某種角度分析，醫院人事檔案管理工作不僅可以保證檔案資料的規范性與全面性，并且也會進一步契合現代化的發展管理方式，推動醫院人事檔案管理的創新發展與進步。

［1］劉小瑕.淺議醫院人事檔案實施信息化管理的優勢［J］.人力資源管理，2014（4）：206-207.

［2］謝婷.淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題［J］.企業科技與發展，2014（12）：91-92.

［3］陳能思.淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作［J］.東方企業文化，2013（22）：103-104.

［4］葛志勇.醫院人事檔案信息化管理的問題與對策［J］.城建檔案，2013（10）80-81.

［5］林海.淺議醫院人事檔案實施信息化管理的優勢［J］.經營管理者，2016（8）：256.

［6］Geng Cong.Analysis of hospital personnel archives information management implementation advantage［J］.Heilongjiang science and technology information，2016（19）：180.

［7］Jiang Yejuan.The current situation and information management of hospital personnel file management［J］.China's urban economy，2011（26）：326.

［8］single Lili.Information management of hospital personnel files of［J］.business office，2015（11）：83.

Analysis of Implementation of Information Management in the Hospital Personnel File

WANG Hong-tao
Deyang Second People's Hospital，Deyang，Sichuan Province，618000 China

R197.3

A

1672-5654（2016）09（b）-0013-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.26.013

2016-06-20）