基于辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

吳其彥吉林省通化市結核病防治所，吉林通化　134001

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基于辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

吳其彥
吉林省通化市結核病防治所，吉林通化134001

[摘要]現如今，信息技術得到了全面的革新，為各個領域帶來了技術支持，并取得了卓越的成效，應用價值與應用前景不可估量。在信息技術的支持下，實現了醫院辦公的自動化，在檔案管理方面具有諸多的優勢，可提供龐大的數據庫，并及時對信息進行收集、整合與分析，可大大提高檔案管理水平，提高信息與數據處理能力，利于醫院日常檔案管理工作的高效開展。為此，該文就基于辦公自動化環境下醫院檔案管理進行了分析與探究。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；檔案管理

醫院是龐大的系統性的工程，涉及到的內容相對復雜，在運營與管理的過程中會產生大量的檔案資料，如臨床病例、臨床治療方案、醫療器械等相關檔案資料，主要表現為書面文字、影像資料、圖片、音頻文件、X光片等，都是檔案管理的重要內容。信息技術的出現，在醫院檔案管理方面實現了辦公自動化，借助先進的信息技術可實現檔案資料的快速、高效的管理，管理質量大大提升，是現代醫院管理工作不斷革新的重要體現。

1　辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點分析

1.1辦公自動化的概念表述

辦公自動化主要是以辦公為重要背景條件，借助計算機技術、網絡平臺等先進的技術條件來豐富與完善現代化的辦公模式，能及時對醫院檔案信息進行高效的收集、整理、分析與管理，選擇先進的電子平臺對重要的檔案資料進行存儲與規范，將這些資料進行歸檔處理，為后續醫療事業的開展提供重要保障。在先進的信息技術與科學技術下，醫院檔案管理工作變得愈發高效，能實現重要信息的傳輸、自動發送與共享[1]，將整個信息流通的速度予以提升，可大大增強信息的真實性與安全性。

2　辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點

2.1效率高

新時期，辦公自動化已經被諸多企事業單位、組織機構等予以采用，當然，醫院也不例外。醫院傳統的檔案管理工作都是通過檔案管理人員人工收集紙質材料、信息等，檔案的分類、歸檔與整理工作量大[2]，檔案管理效率低，無法達到理想的管理效果。在醫院中設置了多個科室，每個部門的功能與作用不同，所產生的檔案資料內容也是多種多樣，呈現形式多元化。例如，在醫院的日常運行過程中，會產生一系列人力資源、病歷、文書、醫療檔案以及器材設備相關的材料內容，其關系著醫院的整個運行體系，做好相關信息的有效處理與歸整，可大大提升信息檢索質量與歸檔速度，提高檔案管理質量。

2.2存儲安全

在醫院傳統的檔案管理工作中，很多檔案有一定的壽命，紙質檔案若長時間放置，檔案資料的質量還會受到影響，紙質檔案的字跡會變得更加模糊，一些影像資料的畫質會受到嚴重影響，存儲質量大大降低。然而，辦公自動化的實現，使得檔案存儲工作變得更為簡單，能將實際的檔案資料轉化為電子版本，實現檔案的信息化管理，既可節約大量的時間，還能節省檔案存放的空間，只需一個電腦芯片即可實現對全部資料的存儲，管理工作開展更為簡單、方便。在紙質檔案管理的過程中，實際的檔案資料會受到溫度、濕度以及氣候等要素會對檔案管理工作帶來一系列的問題[3]。辦公自動化的實現，能使用很小的空間即可存儲大量的信息，能大大延長檔案的存儲壽命。

2.3資源共享

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作變得更為完善，檔案管理更為便捷，資源共享成為可能，借助微信、QQ、微博等實時聊天軟件即可實現檔案信息的有效傳輸，使得醫院在檔案管理上更具規范性與技術性含量，大大提高了檔案管理的效率。檔案管理信息化系統的構建，工作人員運用短短的幾秒即可查找到目標文件，采用文件檢索軟件對重要的資源、信息進行實時的共享[4]，強化資源共享成為當前的重要工作。檔案資料的共享，不受時間與空間的限制，轉變了傳統檔案管理中需要人為查找的運行模式，節省了大量的人力與時間。

3　辦公自動化環境下醫院檔案管理的價值分析

醫院檔案管理工作相對復雜，其中涉及到的內容相對繁雜，各個科室都會產生大量的資料，再加之醫院自身運行過程中會涉及到人力資源要素、設備管理要素等[5]，都是檔案管理亟待完善的重要內容。若使用傳統的檔案管理模式，無法達到理想的檔案管理效果。實現檔案管理的信息化，能緩解醫院在檔案管理方面所存在的負擔與壓力，強化辦公自動化的實施是當前面臨的重要工作。在辦公自動化的環境下，醫院檔案管理工作變得更為高效，由傳統的紙質檔案、影像資料檔案、錄音帶等檔案形式全部轉變為電子版本的檔案資料，一旦需要相關的檔案資料，只需鍵入相關的關鍵詞、代表編號等即可獲得目標性文件，可大大提高檔案的管理質量與效果。辦公自動化的實現，是醫院檔案管理的必然要求，也是時代發展的趨勢，實現了對信息技術的高效利用。

4　醫院檔案管理的現狀分析

4.1檔案管理人員素質缺乏

通過對醫院檔案管理現狀的有效分析，檔案管理工作的有效實施，檔案管理人員在其中扮演著重要的角色，管理人員的存在價值是不容忽視的[6]。然而，當前醫院的檔案管理人員專業素質缺失，為了減少在人力資源上的支出，會選擇非專業類或兼職類人員來進行檔案管理工作。且醫院相關領導認為檔案管理工作很簡單，不需要過高的技術含量，對檔案管理工作的重視程度不高，是當前面臨的重要問題，此外，在辦公自動化條件下，要求檔案管理人員在具備檔案管理專業知識的同時，還要具備熟練的計算機操作能力，是實現檔案管理信息化的重要前提。

4.2檔案管理相對混亂

就目前醫院檔案管理的現狀，由于醫院系統相對復雜，使得在檔案管理方面存在著混亂的狀態。在檔案管理室中，由于資料數量大、類型多，管理起來難度大，各個科室、環節的檔案資料混雜，查詢資料時會耗費大量的時間與精力，使得檔案管理的效果不盡人意，檔案管理水平下降，嚴重制約醫院的管理工作。面對以上問題，必須及時對檔案管理的現狀予以改善，進而提高檔案管理水平。

4.3檔案信息化管理程度低

新時期，辦公自動化的出現，實現了檔案管理的信息化，但是，由于部分醫院的發展水平不高，其對檔案信息化的認知度不強[7]，同時缺乏足夠的信息化管理與處理設備，辦公自動化并未達到理想的效果，檔案信息化管理水平下降，檔案管理的信息化建設形同虛設，無法達到理想的效果，是制約檔案信息化管理的重要因素。

5　基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的相關對策分析

5.1提高檔案管理人員的綜合素養

在辦公自動化狀態下，應迎合辦公自動化的基本要求，強化檔案管理人員綜合素質的提升是重要前提。由于醫院檔案管理工作相對復雜，其涉及的內容相對較多且繁雜，大大影響檔案管理水平與質量的發揮。為此，應及時提高檔案管理人員的綜合素質，增強檔案管理人員的檔案管理意識，意識到檔案管理工作開展的實效性與規范性，制定更為科學、有效的檔案管理體系，是當前面臨的重要問題。在檔案管理人員選擇上應慎重，嚴格規范與要求檔案管理人員的專業素質外，還能熟練掌握計算機操作水平，實現檔案管理的高效性。醫院應重視檔案管理工作的實施，禁止選擇兼任、輪流值班的模式，打造檔案管理的專業團隊，以更好地應對當前檔案管理工作。應辦公自動化的要求，醫院必須對檔案管理的人才隊伍與配備模式予以完善，及時提高檔案管理人員的管理水平，實現管理人員職業素質的全面提升，進而實現檔案管理水平的全面提升。此外，醫院在前期聘請檔案管理人員時，必須對管理人員的專業能力予以嚴格篩選，必須通過重重考核才能從中選擇出更為優質的檔案管理型人才，并定期開展檔案管理實訓工作，以提高檔案管理人員的素質。

5.2強化檔案信息化設備體系構建

在辦公自動化的環境下，檔案信息化建設是時代發展的要求，將信息技術應用到檔案管理之中是正確選擇。為了更好地支持辦公自動化的實施，發揮其在檔案信息化建設中的價值與作用，強化檔案信息化管理設備的補充是關鍵，是當前檔案管理的重要前提。打造辦公自動化與檔案管理的一體化，辦公文件的產生可直接輸入到后臺的檔案管理系統中，不會出現檔案文件遺漏或忘記統計的情況，自動化系統會對重要的檔案資料進行識別，并將檔案信息資源及時共享到檔案管理部門，由專職的檔案管理人員負責接受與管理，強化檔案管理工程成為當前的重要工作。因此，醫院應在辦公自動化設備上提供足夠的資金支持，為檔案管理工作的開展提供重要的技術支撐與條件支撐[8]。一般情況下，醫院的檔案資料都相對珍貴，檔案未來的應用價值很高，都是醫院經過多年的發展所積累下來的科研成果與醫療成就，對醫院未來的發展具有積極影響。

此外，辦公自動化設備的應用，安全性是醫院管理部門最為關注的話題，關乎著醫院發展的重要機密。為了保證檔案管理系統的安全性與穩定性，應注重辦公自動化的有效實施，強化檔案管理信息化系統的安全性，及時對軟件予以升級，并聘請專業的計算機專業人士做好辦公自動化設備的日常維護與管理工作，禁止出現檔案信息資料信息泄露的情況。

5.3建立嚴格的檔案管理制度

檔案管理是醫院管理工作的重要內容，其中涉及到醫院多年來經營與發展的重要信息，是醫院發展史的重要見證，強化檔案管理工作變得更具必要性。為了嚴格約束檔案管理工作的高效開展，應運用嚴格的檔案管理制度予以約束，強化檔案管理的權責問題，使得檔案管理工作變得有章可循，打造統一化、標準化的檔案管理制度，以應對醫院檔案管理上出現的各項難題。辦公自動化的實施，應注重檔案管理工作開展的適時性、方便性以及快捷性，在運用信息化系統開展檔案管理的過程中，要注重業務流程、技術操作的規范性，做好文件的處理、歸檔與編號工作，利用制來制定統一的格式與標準，以保證對檔案資料的高效歸檔與管理。一旦在檔案管理過程中出現資料整理錯亂或檔案缺失的問題，應及時追究相關人員的責任，強化檔案管理工作的實施是重要前提。

5　結語

綜上所述，在辦公自動化背景下，醫院檔案管理工作變得更為重要，檔案管理效率得到明顯提升，通過辦公自動化能將實際的檔案資料轉化為電子版本，以電子數據的方式存儲到的電子盤中，為了保證檔案資料的安全性與完整性，還要做好及時備份工作。同時，借助計算機技術，可對目標性檔案信息進行快速搜索，只需鍵入相關的關鍵詞，即可在幾秒內獲取目標文件?？梢?，辦公自動化背景下，醫院的檔案管理工作變得更為高效、簡易。

[參考文獻]

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[7]楊永麗.芻議辦公自動化環境下醫院檔案管理工作[J].才智,2015（32）:259.

[8]張文輝.基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究[J].科學中國人,2015（35）:97.

[中圖分類號]R197

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5654（2016）03（c）-0159-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.09.159

收稿日期：（2015-12-26）

[作者簡介]吳其彥（1975.10-），女，吉林撫松人，大專，會計學專業，中級，主要從事檔案管理工作。

Analysis of Hospital Archives Management Based on Office Automation

WU Qi-yan
TB Control Institute of Tonghua City,Jilin Province,Tonghua,Jilin Province,134001 China

[Abstract]Nowadays,the information technology has comprehensive innovation,bring technical support for various fields, and has made remarkable achievements,application value and application prospect is inestimable.Under the support of information technology,the realization of the hospital office automation,has many advantages in the archives management, providing a huge database,and timely collection,integration and analysis of information,can greatly improve the level of archives management,improving information and data processing ability,conducive to the efficient conduct of the daily file management in the hospital.Therefore,the hospital archives management office automation based on the environment is analyzed and explored.

[Key words]Office automation;Hospital;Archives management