地鐵工程檔案的信息化管理

文/姚潔

地鐵工程檔案的信息化管理

文/姚潔

對于地鐵工程管理，信息化檔案資源起到了至關重要的作用，它能夠為企業的持續性發展與生存提供必要的幫助與支持，能夠為企業的后續工程的承接以及現在工程的后期維護提供有效的支撐，是企業發展的基礎性工程與核心任務

隨著國家經濟建設的不斷進步與發展，越來越多的工程開始投入建設并使用。隨著建設工程量的增加，越來越多的檔案管理工作急需解決與處理，而在傳統的檔案管理工作中，由于它的許多不足之處，已經不再能夠滿足現代化工程檔案管理的需要，信息化的檔案管理也開始進入工程建設管理之中。

一、地鐵工程檔案

地鐵工程檔案產生于地鐵施工的各個環節，整個地鐵施工項目中具有保存意義的、需要建檔存放的以及具有各種價值的文檔文件，都可以歸為地鐵工程檔案的管理之中。在地鐵工程建設項目中，需要建檔保存的資料類別十分廣泛，其中包含了對地鐵施工的監理資料、地鐵工程質量驗收文件資料、購入相關設備的票據、工程設備和軌道安裝的資料、相關地鐵設備安裝與修理資料、項目施工、招標、申請、備案的相關文件資料等。

二、工程檔案信息化管理

工程檔案的信息化管理工作主要是利用電腦等相關設備，將工程檔案的紙質資料記錄在電腦文件或者錄入相關管理軟件中進行保存，并可以實現方便、快捷、多次查詢利用的效果。建立健全工程檔案的信息化管理工作，極大的加快了檔案資料的接收、存儲、傳遞、查閱的效率，是檔案資料網絡化發展的基礎，可以在一定程度上加強地鐵施工的效率和質量。

三、工程檔案信息化管理特征

對于工程檔案管理工作來說，由于工程施工本身存在的一些特殊性，此外加上檔案管理自身的特點，使得這項工作的信息化管理工作有了自己的特征：首先是其一次性特點，這一特點的含義即是講整個工程從前期設計到后期工程交付是一個完整的過程，也就是說這個檔案管理中只會有一份完整的檔案。第二個特點便是真實性，這個特點是講檔案在建立過程中必須要嚴格依據相應的現實進行建立，只有真實的工程才能記錄到這一檔案中，只有這樣才能保證檔案管理的有效性。第三個特點是有效性，這一特點是指檔案中各個文件以及記錄都需要有效的記錄出地鐵工程的具體細節，都需要將工程的全部問題反映出來，有效性往往是檔案管理中較為重要的一個特點。

四、工程檔案信息化管理中存在的問題

1、硬件設施不完善，缺少整體規劃。主要表現在兩個方面：一是部分企業領導不重視檔案資料的信息化建設，認為只要將檔案資料記錄進電腦里面就可以，沒有相關的資金預算，信息化硬件設施不完善；二是部分企業沒有一個清晰的發展目標，對檔案管理工作缺少整體的規劃建設。

2、檔案管理人員技能水平不高，盲目開展檔案的信息化工作。有些單位雖然有開展檔案信息化工作的意識，但是由于沒有一個科學的管理方法，盲目開展信息化工作，造成了不必要的財力物力的浪費。

3、檔案信息化的開展不夠深入。目前很多企業的檔案信息化管理仍然滯留在文件掃描存檔和目錄錄入的初級階段，只是簡單的將檔案資料由紙質存儲轉為數字化存儲，并沒有進行充分的利用。

4、沒有對信息化檔案進行有效的整合利用。目前雖然有很多企業建立了大量的檔案信息資源，但是并沒有對其進行有效的整合，還不能夠實現相關資源跨地域、跨平臺的傳遞、查閱等功能。

五、工程檔案信息化管理工作的幾點改進建議

1、建立一套完善、有效的管理軟件

隨著工程量的不斷增加，工程檔案管理工作也越來越繁重，信息化管理對于檔案管理來說是一個十分不錯的借鑒與幫助，它能夠有效的幫助工程檔案管理工作人員準確及時地完成相應的工程檔案的記錄與登記，降低了相應的工程量。以往由于檔案管理所能夠使用的軟件種類繁多，沒有統一的要求與規定，很多專業都有一定的交叉性，對于辦公OA、合同管理以及物料管理等都沒有較好的鏈接口。這一連接口對于工程檔案管理人員來說至關重要，他能夠利用這一接口一鍵鏈接各個系統，將各個系統中有用的以及需要存留的資料進行整理與歸類，并將其有效的管理與儲存。因此對于檔案管理工作來說，要建立一個較為有效、可靠的檔案信息化管理的應用軟件，利用這一軟件對相應的檔案進行一鍵式管理，既方便了管理人員的工作，又提高了管理人員工作的有效性與準確性，提高了工作效率。

2、改善檔案庫房信息化管理的硬件設施建設

地鐵工程的檔案管理，除了要對管理應用軟件進行升級與設計，還要對檔案管理庫房進行現代化升級，打造一個較為先進水平的檔案管理庫房，一方面能夠方便管理者準確尋找相應的檔案，另外一方面也能提高檔案的保存質量，有利于長期保存。

3、加強檔案管理工作人員的信息化技能培訓

檔案管理工作，很多企業都是選擇一些文化水平相對較高的工作人員兼職負責，這些工作人員雖然文化水平達到了一定的程度，但是由于他們沒有進行過專業的培訓與訓練，不能對檔案管理工作進行專門的學習與研究，沒有相應的信息化管理的業務能力，導致他們不能夠有效的完成相應的信息化管理工作。對于工程檔案的信息化管理工作來說，需要一批具有專業化技術的人員進行，這些專業化的工作人員需要有相應的信息化管理的技能與水平，在遇到相應的工程管理中的問題以及信息化管理的問題時能夠及時解決難題。檔案管理工作人員應該要積極的參與到整個工程的建設中來，無論是前提的設計制圖、中期的修改調整、后期的施工以及完工交付，檔案管理人員都要充分的參與進去，只有充分了解到其中工程中的一些問題，才能在進行檔案管理時進行更好地分類與歸檔。

4、積極開發工程檔案資源

檔案管理信息化管理工作，不僅僅能夠有效地使用到地鐵工程中，對于其他的一些企業事業單位同樣可以有效利用，檔案管理工作的服務宗旨是為各項事業服務，更好服務更多的工作是它自身價值提升與體現的最好方式。基于這方面的考慮，對于檔案管理來說，需要使用統一化的管理軟件，方便在后期的各項單位的使用中更好地融合與貫通。另外，需要讓檔案管理人員參加一系列的培訓工作，讓他們能夠較好地了解信息化檔案管理工作的重要性以及管理的操作要點，能夠較好地使用這一先進的信息化檔案管理工具。此外，對于檔案管理工作人員來說還應該將編制好的檔案進行存檔管理，對于不同工程的檔案要進行分類儲存，保證后期使用時能夠準確定位與查找，方便后期的檢查與使用。實現企業自身各類檔案資源統一、集中管理，并在此基礎之上提高企業檔案跨部門、跨地區的利用效率。為企業領導與各級管理者提供決策參考與信息服務，提高企業管理、科研、基建、經營、生產等工作的質量與效率。為企業客戶提供更加優質的服務，進一步建立企業的良好形象。

對于地鐵工程管理，信息化檔案資源起到了至關重要的作用，它能夠為企業的持續性發展與生存提供必要的幫助與支持，能夠為企業的后續工程的承接以及現在工程的后期維護提供有效的支撐，是企業發展的基礎性工程與核心任務。因此，對于企業檔案管理工作人員來說，最為重要的是要做好整個工程信息化檔案資源的收集、管理、利用等工作，只有這樣才能為企業的發展創造更好的條件，為社會效益的提升奠定堅實的基礎。

（作者單位：城市軌道交通工程有限公司）