新常態下不動產統一登記檔案管理的思考

麗水市不動產登記中心 李 艷

新常態下不動產統一登記檔案管理的思考

麗水市不動產登記中心 李 艷

國務院公布了《不動產登記暫行條例》（以下簡稱《條例》），對不動產登記機構、登記簿、登記程序、登記信息共享與保護等作出了詳細規定，為不動產檔案管理迎來改革創新的重要機遇。不動產登記檔案是不動產統一登記工作不可或缺的重要部分，直接關系到登記工作能否順利開展、登記信息能否方便查詢、登記結果的社會公信力等問題。尤其是當前剛剛開始全面實行不動產統一登記工作，如何理順機制，科學高效地管理好、利用好登記檔案引起了人們的關注。

一、不動產登記檔案的概念

根據《物權法》規定，不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅，須經依法登記，發生效力。換言之，不動產權屬必須以依法登記為有效前提。不動產登記機構將不動產權利歸屬和其他法定事項記載于不動產登記簿或信息管理系統，形成不動產登記檔案，遂成為管理不動產的主要方法和核心業務。

不動產登記檔案是指不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更、注銷、更正、異議、預告、查封等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產登記簿，包含以各類相關紙質文字、圖表描述、網絡登記表為主的原始憑證材料。其內容形式包括文字、數據、圖表、聲像等；載體形式包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等；記錄形式包括書寫、印刷、感光記錄、磁記錄、光學電子記錄等。

二、不動產登記檔案的內容特點

不動產登記檔案所記錄反映的實質內容主要體現在兩個方面：一是有關事實的客觀描述，包括具體不動產的地理位置、質量優劣、面積規格等自然狀況；二是有關權屬的真實記錄，包括特定不動產的所有權、限制物權以及權屬變動等權利狀況。

1.區域性與唯一性

不動產是指依自然性質或法律規定不可移動的財產，包括土地、房屋、草原、林地、海域等。不動產登記檔案客觀真實地記載了特定不動產物權的自然狀況與權利歸屬狀況，是不動產物權公示的主要證明文件。不動產位置的變化可能對它的價值產生很大的改變，為了體現不動產物權權屬的唯一性原則，在一個特定區域內的不動產登記檔案也必須具有唯一性的特點，只能由不動產登記機關統一形成、積累、保管和開展利用，具有區域的唯一性。

2.法定性與憑證性

不動產登記檔案是由《條例》授權的不動產登記機構依法通過特別程序制作的有關不動產權屬的檔案文獻。《物權法》明確不動產登記成立原則，各類不動產登記工作一般由縣級以上行政主管部門統一負責指導、監督、管理。具體工作屬行政管理事項，其登記結果記載于登記簿，原始憑證作為登記檔案保存，所形成的不動產登記檔案由通過法律的手段強制賦予其法律推定力和社會公信力。同時，不動產登記檔案保存了不動產登記管理過程中形成的具有保存價值的原始憑證，反映了不動產在轉移、抵押、變更過程中的權屬來源和審核依據，具有重要的查考、憑證作用。

3.規范性與政策性

不動產登記檔案是在不動產登記過程中形成的，隨著不動產政策，稅收政策的調整，登記業務在收件標準、辦理流程上也會隨之變化。因此，不動產登記檔案在收集范圍、歸檔操作、保存價值、查詢利用依據等方面都會隨著政策調整發生變化，具有較強的政策性。同時，不動產登記檔案主要是以簿冊的形式進行不動產物權登記的，具有嚴格統一的格式要求。因而，不動產登記檔案的記錄內容必須具體規范、翔實準確、逐一詳列，杜絕含混不清現象的發生，避免因模糊遺漏而造成權屬糾紛之類的隱患，以此從根本上保障不動產登記檔案所應有的法律效力。

4.動態性與持久性

不動產登記檔案記錄不動產權利的設立、變更、轉讓、消滅等登記過程，在不動產物權頻繁流轉的當今社會，大多數不動產權屬會經歷轉讓、抵押、注銷、繼承、贈與等多種變化，不動產登記檔案記錄的信息也會不斷更新，它的保存價值也隨之變化，具有極強的動態性。但是，不動產登記檔案又是國家長久留存的一種專門檔案，其作用時效具有持久性。在社會物權流轉頻繁的今天，為了有效地保護交易的安全，解決交易人難以自行調查有關交易相對方的權利狀況，只要不動產客觀存在，圍繞它的權屬問題就需要得到確切的明證。

5.公開性與私密性

不動產登記檔案的功能效力勢必需要通過公示才能得以實現。記錄內容的公開性，就是要求不動產登記檔案所記載的內容必須向社會公開，允許當事人、利害關系人和相關部門進行查閱、復制等合理利用活動。但是，不動產登記過程中需采集權利人個人信息和企業經營行為等隱私信息，形成的檔案中包含有個人身份證明、婚姻情況、訴訟、遺囑、繼承關系、抵押借貸關系等證明文件，其記載內容并不完全屬政府信息，具有一定私密性。因此，查詢利用和信息公開方式宜分類、分層次提供，并有所限制。相應的檔案管理工作也應遵循有關保密要求，維護權利人合法權益。

三、加強不動產統一登記檔案管理的建議與對策

不動產登記業務辦結歸檔后，并不是登記工作的終結，而是進入了保管、利用的檔案管理階段，它是不動產登記工作的重要一環。不動產登記制度即是國家法律為了從根本上保障交易的安全而設置的，不動產登記檔案是不動產登記制度的必然產物，承擔著不可替代的作用。全省各地剛剛開始全面實行不動產統一登記工作，在新常態下強化不動產統一登記檔案工作管理，顯得尤為重要。

1.盡快出臺《不動產登記檔案管理辦法》

現有不動產登記工作分屬國土、房屋、農業等多個部門，各自遵從不同的登記辦法，對所需提交的材料都進行了明確規定。但《條例》以及《實施細則》對不動產統一登記檔案管理沒有詳細規定，需盡快出臺管理辦法。

2.建立健全不動產登記檔案規范化管理

不動產登記檔案不僅是工作的真實記錄，還是業務辦理的依據，在辦理轉移、抵押、限制等各類業務時均需先行查詢原檔。它不僅是物權登記公示的重要體現，還是權利人證明權益的法律憑證。而且在國土資源保護、權籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面均發揮著重要作用。在當前形勢下，確保檔案歸類周全、穩妥、安全，建議成立檔案質量管理領導小組，建立健全各項檔案管理制度，專人負責，保質保量，維護不動產登記檔案健康有序發展。

3.高度重視不動產統一登記檔案的歸檔制度

不動產統一登記工作剛剛起步，各項制度正在立、改、廢時期，不動產登記檔案歸檔工作必須列入登記程序之中，其內容就應當特別注意對涉及不動產物權的所有事項均做出真實、詳細、具體、明確的記載，并必須具有嚴格統一、規范適用的格式。在不動產登記檔案要以簿冊的形式逐一記錄權利人的姓名或名稱（如果是共有，則應明確各共有人之間的關系）；物權的類別；物權的內容與范圍；物權設立、變更、轉讓、終止的原因、時間與期限；登記日期、登記責任人的簽字、登記機關的用印、登記編號等。在此，還應當特別強調，對于上述記錄內容，必須按照統一格式的規范要求，逐一逐項填寫登記，絕不允許有隨意變更、遺漏和含混不清的現象發生，讓不動產登記檔案在載體形式和記錄內容上有鮮明特點，保持法律的嚴肅性和權威性。

4.妥善保管不動產統一登記檔案的安全

不動產登記檔案在保管保存上與其他的專門檔案相比具獨有特性。一方面是由于不動產登記檔案必須與其所對應的不動產物權實體共存，其價值作用的實現更多地體現在其“長久性”，即一旦不動產登記檔案所對應的不動產物權實體消亡，不動產登記檔案的作用效力也將隨之減弱甚至完全喪失；另一方面是由于不動產登記檔案作為建立國家不動產登記制度的必然產物，目的是為了更好地保證交易安全。這就決定了不動產登記檔案發揮作用效力具有“即時性”。從方便社會公眾利用的角度出發，不動產登記檔案要在不動產登記機構妥善保管保存，在更易于方便、及時地滿足社會各方面對不動產登記檔案的利用需求。

5.充分發揮不動產登記檔案的利用效力

建立不動產登記制度的目的之一是要實現物權公示原則。通過不動產登記檔案的準確記載，直接反映不動產權利的歸屬與變動，并向社會公開，以備社會公眾了解、查詢與利用。因而，不動產登記的結果——不動產登記檔案，就應當允許社會的所有職能部門和社會公眾根據自身的某種現實需要進行合理查詢利用。按照《條例》以及《實施細則》的要求，建議盡快細化并出臺《不動產登記查詢辦法》，盡量滿足社會職能部門和社會公眾對不動產登記檔案信息的利用需求。努力做到充分發揮不動產登記檔案的作用效力，為經濟社會的發展與和諧社會的構建提供優質、完善、便捷、高效的檔案信息服務。