公司采購與付款業務流程存在的問題及對策

石 巖 梁運吉

哈爾濱商業大學會計學院，黑龍江 哈爾濱 150028

公司采購與付款業務流程存在的問題及對策

石 巖 梁運吉

哈爾濱商業大學會計學院，黑龍江 哈爾濱 150028

采購與付款環節也是最容易出現差錯和舞弊的環節之一，任何的小差錯都可能使公司蒙受巨大的損失，因此加強企業采購與付款業務流程和內部控制至關重要，本文就研究了公司采購與付款的業務流程，分析了該環節內部控制設計，發現了在管理監督和制度等方面存在的問題，為了避免這些問題對企業造成影響，本文提出了幾點措施，主要有完善職權制度分工體系，建立采購風險評估機制，建立風險評估機制，采購預算編制等。

采購付款 業務流程 預算編制 問題對策

1 公司采購與付款業務流程中主要存在的問題

（一）公司內部采購管理機制不夠健全

內部采購機制存在很多問題，主要有請購制度缺失，供應商管理不完善，采購計劃管理不合理等等。公司沒有明確地對相關流程做出明確規定，這些制度的不健全嚴重影響采購與付款內部控制制度的實施。例如驗收控制制度不健全，程序中也未明確相關責任人的確定，采購物資驗收的積極性較低，采購與付款部門對于存在缺陷的物資，記錄得不明確，造成浪費處理，增大了公司生產加工成本。

（二）未建立采購風險評估機制

在大部分公司中采購與付款業務較多，也較煩瑣，所以這是最容易出錯的環節，也是最容易出現舞弊的環節。采購業務中存在很多風險，既有外部風險也有內部險，采購與付款業務的工作人員應該提高風險防范意識，企業也應該建立建全的采購評估機制，及時進行風險識別、風險評估和風險控制進行風險管理。風險識別是采購與付款業務是風險評估體系的基礎，也就是要先找出風險是否存在，然后對風險進行評估，根據采購與付款風險等級來采取有效的控制措施來進行防范。目前大部分公司都沒有建立完善的風險評估體系，而且也沒有將崗位職責和部門職責納入風險控制的體系中去，這就使公司難以及時、有效地收集風險相關的信息，從而也就無法及時地做出應對風險的措施，導致采購業務的風險加大。

（三）缺乏采購預算編制

公司沒有編制合理的采購預算也是，業務流程中存在的重要問題。采購人員在采購過程中，沒有注重降低采購的價格，而物資價格信息又是由采購人員和供貨商共同確定的，只要物資價格和市場價格差不多，或者略高于市場價格，經理就會同意批準。沒有前期的市場調查，沒有編制合理的預算編制，沒有嚴格地控制供應商的選擇，這都有可能造成采購人員對采購信息的虛報，還可能造成采購人員與供應商聯合起來危害公司的利益。

（四）采購計劃和管理不夠合理

目前大部分公司沒有合理的采購計劃，而且對物資采購數量的確定沒有嚴謹的規章制度，也沒有考慮到公司日常的損耗和零星剩余的處理。從而導致采購計劃的不足或者過剩，這樣會導致停產損失或占用大量資金。此外，一旦公司與供應商的關系發生惡化時，供應商就可能會優先為其他家公司提供貨物，這樣可能會導致本公司的貨物不足，影響生產，所以公司合理的采購計劃管理非常重要。另外，采購計劃的制定也沒有專門的記錄相關的責任人，這樣一旦問題發生找不到相關的負責人，也不利于公司內部控制的有效實施。

（五）信息溝通渠道不善

對于企業來說采購與付款業務涉及了很多部門，如果部門之間沒有良好的信息溝通渠道，會使采購與付款業務產生問題。采購與付款業務主要涉及的有財務部門、銷售部門和采購部門，如果財務部門和采購部門信息溝通不暢，很可能出現付款不及時或者重復付款的現象；如果采購部門和生產部門溝通不暢，就可能出現供不應求或者供過于求的狀況；如果采購部門預驗收部門之間溝通不暢，出現采購的物資狀況不能夠及時的反饋現象。除此之外，還有上下級之間的溝通，如果上下級之間沒有良好的溝通機制，下級部門或員工的舞弊行為就不能及時向上級部門反映，不能及時地對舞弊行為進行控制，也不能及時消除舞弊所造成的影響。所以對于任何公司來說沒有良好的信息溝通渠道，絕對不利于采購與付款業務流程和內部控制的實施。

2 公司采購與付款業務流程優化的措施

（一）完善職權制度分工體系

公司應該有明確的分工制度和完善健全的職權制度，對于任何公司來說組織結構是內部管理系統的框架，也是內部控制系統的基礎。因此應該設置平衡合理的組織結構。有健全的組織結構才能設置出良好的內部控制制度，公司應該設置物資采購部和倉儲部，此外還應設置供應商主管和合同主管，在財務部下設置預算主管，以加強對供應商的管理，加強預算考核，規避合同風險。

建立人才選拔機制和考核機制也很重要，招募員工時要嚴格考核是否有能力勝任崗位，同時日常也要重視培訓員工，這樣才能使員工早日熟悉業務知識，只有這樣才能提高員工的工作效率，公司還應該鼓勵員工創新，讓員工用新的方法來提高工作效率，更好地完成工作。也要定期地對員工進行考核，嚴格規范考核制度，使員工有動力完成自己的任務，并且要適當地對員工進行獎勵或者懲罰，這樣才能真正地調動員工的積極性，也能很好地對員工行為進行約束。

（二）建立完善的采購風險評估機制

采購與付款業務的風險流程主要包括目標設定、風險識別、風險分析和風險應對。其中采購與付款業務風險管理的首要環節是目標設定，只有做好了目標設定才可以確保供應穩定，并且獲得有利的付款條件與付款方式，從而保證按照合同來履行責任，確保付款正確，規避資金損失的風險。風險識別即識別出可能發生的風險節點，主要有咨詢專業人士意見，案例分析，座談會等等。風險分析是公司指對識別出來的風險進行分析，可以從定性和定量兩個角度來分析。風險分析主要包括評估風險的重要性和評估風險發生的概率。公司可以通過分析風險，來為采購與付款業務流程中的活動來進行定級，這樣就可以明確公司需要關注的重點活動是什么，只有這樣才也能夠更好地應對識別出來的風險。

（三）對采購預算管理進行規范

根據所需材料的數量，由生產經營預算主管，預計年底庫存，目前，根據所需材料的數量 ，由生產經營預算主管 ，預計年底庫存 ，目前計劃編制預算草案，并向財政部編制預算草案，并根據目前的價格和可能影響材料價格變動的因素，向財政部提交。物資采購部應當比較采購物資的實際支出和預算支出的差距，來確定預算偏差，并且對預算偏差進行原因分析，并且提出對策建議，制定預算修改意見并交由總經理審批，審批通過后結合根據試算平衡制定的預算草案，編制正式的采購預算。正式的采購預算經物資采購部部長、財務部部長、總經理審核審批后執行。在采購預算的具體執行過程中，預算主管執行的采購活動。采購活動是由預算主管、材料采購部長、財政部長、審計工作總經理依次批復的執行。對于應急采購不計入預算，使用部門使用的材料應及時重新提交相關的材料手續。

（四）規范采購計劃管理

要想規范采購計劃管理首先要確定采購物資需求，各部門需要根據年度經營計劃來確定部門內部所需要的物資，并編制《采購申請表》，然后向上級匯報，審核無誤后移交給采購人員，采購人員匯總后編制《物資需求匯總表》，采購人員還要編制《物資需求表》并交給上級部門進行審批，審批后在編制《采購物資需求表》。

每年年初物資采購部門應該組織編制年度采購計劃，參與的部門還應該有銷售部和財務部。物資采購計劃是根據公司的銷售計劃、宏觀發展目標，還有以前年度采購成本結構來制定的。編制完年度采購計劃之后要將計劃書提交給采購部部長、財務部部長、總經理進行審批，審批通過后有采購人員根據采購計劃進行物資采購，這樣可以降低采購成本。此外 財務部還要根據采購部和銷售部的工作計劃來進行匯總審核，編制出月度總和計劃，并且交由總經理、財務部部長審批后執行。

（五）完善各部門之間的信息溝通渠道

信息溝通機制是指對信息的收集和在公司內部和外部有關方面的溝通機制。而內部控制是對內部控制制度在采購與付款的業務流程中所形成的信息流的控制，它可以及時獲取和識別公司的內部信息，還可以確保相關信息能夠在員工工作時候能及時有效地傳達。對于公司采購與付款業務的溝通機制主要就是涉及與采購相關的訂單、生產節奏、物資庫存量、采購數量、銷售數量、還有一些與供應商之間的合同簽訂與合同糾紛等。

對于采購與付款業務來說完善信息溝通渠道至關重要，對于完善信息溝通渠道主要有兩點建議：一是應該在公司內部建立完善的信息處理系統。信息分為內部信息和外部信息，公司很容易獲得內部信息，公司獲得信息的渠道也很多，例如可以通過物資采購跟蹤表、供應商檔案、市場調研報告和財政稅收法來獲取外部信息。信息處理系統就是通過整合信息，對信息進行整理篩選，淘汰一些對錯誤或者對公司無用是信息，并將有用正確的信息進行分類后，根據各部門向員工傳遞。二是要對信息傳遞系統進行優化完善。信息傳遞是指從管理層到各部門以及各員工的信息傳遞，讓各部門和員工都很好地明確公司經營目標，明確各自的職責這樣才能促進公司盡早實現目標。完善好信息傳遞系統可以讓管理層及時地了解公司目前的經營狀況和目前面臨的具體情況，管理層可以根據實際情況來重新調整公司戰略，并且促進公司目標的順利實現。

[1]張洪賓．中原公司采購與付款內部控制改進研究[J]．湖南大學，2013(5)．

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[3]黃建焰，趙藝．企業采購與付款內部控制問題研究[J]．工作研究特區經濟,2014(6)．

[4]薛茜文．公司生產材料采購與付款業務內部控制優化案例研究[M]．中國財政經濟出版社，2014．