國家綜合檔案館電子文件備份中心建設研究

盛曉娟，梁　磊，董　爽，裴一蕾（北京聯合大學管理學院）

國家綜合檔案館電子文件備份中心建設研究

盛曉娟，梁磊△，董爽，裴一蕾
（北京聯合大學管理學院）

在調查研究的基礎上，分析電子文件備份中心建設中存在的頂層設計導致制度和標準不統一、總體規劃設計方面欠缺、機房基礎設施建設不匹配等問題，提出電子文件備份中心應從國家戰略的視角去籌劃，并按高級災備中心的標準去設計，兼具完備的網絡傳輸技術條件和技術運維管理，按照信息安全等要求進行安全技術體系構建等相應對策。

國家綜合檔案館；電子文件備份

2009年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《電子文件管理暫行辦法》，其意義不僅在于國家綜合檔案館將履行起區域電子文件容災備份的職責，而且可通過集中備份電子文件的方式來打破現行文件和檔案之間以歸檔為標志的界限，并建構起管理和服務的新范式。［1］

1　電子文件備份中心的現狀

筆者所在的課題小組調研了遼寧、山東、安徽、江蘇、上海等地的電子文件備份中心。其中，遼寧省檔案館電子文件（檔案）容災備份工作起步較早、動作較快，且已產生實際效果，為全國電子文件備份中心建設工作提供了參考借鑒，從電子文件備份中心“什么樣、具備哪些功能、如何建設”三方面提供了實踐經驗。安徽省檔案館在2004年啟動了安徽省電子文件中心建設，開展分布式基礎數據庫建設，研究起草了《基于XML的電子文件封裝規范》《文書電子文件元數據方案》《電子文件長期保存格式需求》等標準并通過相關評審。［2］2012年，經過升級改造的紹興市檔案與電子文件登記備份管理系統平臺通過測試，正式投入使用，改造依據的是浙江省檔案局下發的《檔案與電子文件登記備份工作規范（試行）》的要求。山東省電子文件（檔案）容災備份中心總投資1860萬元，總建筑面積3700平方米，在省檔案館原有戰備庫的基礎上建成。具有規模大、覆蓋廣、功能全、理念新的特點，實現了各級電子文件（檔案）重大災難后全部數據的集中備份管理以及可恢復，填補了省內電子檔案容災備份領域的空白，可為互為異地備份基地的外省檔案館提供備份支持。2015年底上海市建成的電子文件災備中心是目前國內最大的政府災備中心，機房在張江高科技園區，機房面積達到12000多平方米。災備中心提供了數據級災備、應用級容災、介質異地存放等災備功能。

從調研的情況看，根據國家檔案局提出的各地檔案局建設電子文件備份中心的原則，我國各級綜合檔案館已分別進行電子文件備份中心的項目建設，由于沒有統一的標準規范，加上電子文件數量和質量規模的制約，各地普遍存在市、縣首先規劃建設電子文件備份中心，省級往往滯后于其所轄市、縣的現象。而且正在建設和已在運行的電子文件備份中心建設項目，大多聚集在經濟強盛的地區，如上海電子文件備份中心、山東省電子文件備份中心，原因為其作為以信息化基礎設施為主體的項目，經費投入較大，對地方財政的要求相對較高。

2　電子文件備份中心的建設問題

2.1制度問題

根據電子文件備份中心的建設現狀，發現由于未從國家視角統一標準規范要求，各地電子文件備份中心建設方式模式各異，并且缺乏法律保障。

（1）管理職能亟待理清。電子文件備份中心大多以檔案部門作為管理建設的主導方，但政府的電子政務管理職能又會有一部分和電子文件備份中心的職能相重合，管理模糊，職能不清。以常州為例，對于同一個電子文件備份中心來說存在著兩套班子，一是常州市檔案館信息技術科對電子文件備份中心進行管理，二是常州市機要局對電子文件備份中心進行協調和使用。而考察電子文件備份中心的人員配置和經費來源，也可以看出各地都分屬不同部門。如，同在江蘇省張家港市電子文件備份中心的人員由檔案局信息技術科組成，而丹陽市電子文件備份中心的工作人員由丹陽市檔案局直接調配兼職。由此可見，我國電子文件備份中心的建設模式由地方檔案局自行組織管理，管理模式混亂，制度不清。

（2）現行電子文件備份中心的管理規范標準較為簡單。目前我國各地電子文件備份中心的管理規范與國際領先標準相比過于簡單。比如，歐盟電子文件的相關管理功能需求標準厚達150多頁，美國國家檔案與文件署（NARA）項目的功能需求標準多達800多條，而我國電子文件備份中心管理軟件的功能需求條款可查閱的也就幾十條。［3］雖然這些管理條例為電子文件備份中心現有的建設帶來了易操作等便利，但是同時也存在著很多缺陷，如隨意性比較強，管理效率很低。

（3）法律盲點導致制度缺失。電子文件備份中心建設的相關法律法規都是宏觀規定，缺乏具體的操作標準，難以實踐應用。在《電子文件管理暫行辦法》第五章第4條規定“電子文件應當實行備份制度。”但“應當”缺乏強制性，而作為國家綜合檔案館來說，并沒有行政執法權，導致“要建設電子文件備份中心”這個問題落不到實處。［4］

2.2資金、人才問題

由于電子文件備份中心建設涉及高成本以及高科技設備，后期維護成本較高，對于環境也有較高的要求，故需要投入大量資金。國家綜合檔案館作為公益機構，其經費來源都來自政府的財政撥付，對于這筆建設資金的投入難以為繼。

電子文件備份中心的技術層面應包括檔案信息外網和內網的維護管理、備份數據安全及數據庫維護管理等，目前存在的問題是編制較少，存在身兼數職的情況。故應配備信息安全、硬件維護、網絡管理、數據庫等方面人才。目前電子文件備份中心人員知識結構有待完善，尚未滿足實際工作需要。［5］

2.3技術問題

（1）國家綜合檔案館對于電子文件備份中心的建設亟待規劃和設計。國家綜合檔案館由于建設年代較早，在技術需求上考慮較少，沒有設立專門的機房，保管條件和技術手段也落后于技術的發展，急需要通過重新建設得以改善。例如有的電子文件備份中心沒有獨立機房，或有的機房位置放置在綜合館外；有的電子文件備份中心的功能分區不清，導致責任劃分不明等。

（2）電子文件的激增與數據存儲、空間之間的矛盾。現今電子文件的數量激增，電子文件備份中心面臨著數據文件的資源總量太大、而數據存儲空間不能及時滿足的矛盾。還有很多電子文件備份中心還使用傳統的服務器，面對存儲空間不足等現狀，只能采用擴容的辦法來解決。可這種方式會帶來新問題，如整個系統的可靠性、數據如何保證備份的安全以及數據文件轉移等。

（3）電子文件備份中心的安全防護問題。電子文件備份中心數據區必定會成為黑客攻擊的目標。目前很多檔案館只具備防火墻、內外網隔離、防病毒系統等初級保護，并沒有針對系統突發事件、攻擊、崩潰、嚴重自然災害等風險進行防范和預警。

3　電子文件備份中心的建設對策

3.1制度對策

（1）電子文件備份中心建設需保密、信息、規劃、檔案等部門共同合作推動。建議組建以省檔案局（館）為中心的全省性電子文件備份中心，由政府牽頭，各級專業主管部門設立電子文件備份分中心保存備份的文件，建立區域電子文件備份中心網絡，各級政府統一協調規劃。國家綜合檔案館從管理、利用檔案和電子文件的角度提出相關建設需求分析，并參與擬定相關標準，由財政部門以及信息部門提供相關支持。在國家綜合檔案館下建設省電子文件備份總中心。建成運行后由檔案館管理備份電子文件數據。

（2）參照相關國際標準、國家標準以及行業標準，設計信息模型和功能模型，開發管理系統，關聯各部門對電子文件流轉的環節進行全程管理和前端控制。國家盡快出臺電子文件備份中心標準，積極鼓勵各級單位進行標準建設研究，為實踐提出理論依據。

（3）國家檔案局會同政府信息部門及時出臺相關政策、法規以及標準，明確規范和要求各地、各級電子文件備份中心建設承擔所面臨的責任，建議采取政策標準先行，法規跟進的模式以穩步推進我國電子文件備份中心的總體規劃。

3.2資金、人才對策

必須由當地政府出面協調以保障電子文件備份中心建設順利進行，應將其所需工作經費列入同級財政預算以提供經費保障，后期維護時還需持續提供費用。同時，采用在職培訓教育或專業技術人員實地培訓的方式提高已具備專業知識人員的實際操作能力。通過建立激勵機制，有目的、有計劃地培養人才，還可通過交流引進等方式進行補充，培養高素質的綜合型檔案人才。

3.3技術對策

（1）國家檔案館電子文件備份中心是高端數據災難備份中心，電子文件備份中心的機房宜單獨新建，并應該用高標準來建設，建議使用Tier 3＋，級別更高的還可以選用Tier 4標準要求來進行設計。考慮電子文件備份中心的安全需要最好選擇獨立的建筑物并和周邊隔離，機房結構良好，空間要充足。對電子文件備份中心的基礎設施設備配置不用一步到位，應根據近期的數據量需求逐步增加，并為了以后的空間需要做最大或接近最大的預留。在電子文件備份中心機房的設計上還要考慮功能分區。

（2）電子文件備份中心容災備份體系可以先選擇數據級災難備份方式，管理需求和業務增長后逐步擴展到應用級。前者在源端、備份介質服務器、存儲端通過重復數據刪除技術實現數據庫、文件系統和服務器操作系統等本地、異地備份，并且可在遠程容災中心恢復數據。后者通過構建統一存儲管理平臺，實現業務持續性和存儲資源虛擬化的容災保護，適用于復制保護高時效性的遠程數據，運行后可繼續完成數據處理工作。

（3）作為敏感的信息系統，電子文件備份中心應按照涉密系統的分級保護安全規范進行建設。這方面可選用的安全技術分別有：XML技術（該技術具有自我描述能力，可以把對信息的描述與信息的處理隔離開并分別處理）、數據倉庫技術、P2P技術、網格技術等。其次還要按照信息安全等要求構建安全技術體系，包括電子文件備份中心的病毒防控、電子簽名、訪問控制權限、身份認證、安全審計、備份與恢復以及防火墻技術等安全技術體系。

［1］肖秋會．我國數字檔案館與電子文件中心建設述評［J］．檔案學通訊，2008（6）：11－15.

［2］李明娟，等.蘇南模式與安徽模式電子文件中心的比較研究［J］．檔案管理，2010（6）：37－39.

［3］余厚洪．2004年~2010年我國電子文件中心建設研究述評［J］．檔案管理，2011（3）：43－45.

［4］劉勁松.關于我國電子文件中心建設規范性的思考［J］．廣東農工商職業技術學院學報，2012（8）：80－82.

［5］戴旸，李文媛．電子文件規范化移交研究［J］．檔案學通訊，2013（1）：57－59.

Research on the Construction of the Electronic File Backup Center of the National Comprehensive Archives

Sheng Xiao-juan，Liang Lei，Dong Shuang，Pei Yi-lei

Based on the investigation,this article analyzes the existing problems during the construction of electronic file backup center such as disunity of system and standards,lack of overall planning and design,backward management condition,unmatched infrastructure construction of computer rooms and some security issues.It suggests carrying out construction of electronic file backup center from the national strategic perspective and following the standards of advanced disaster recovery center standard,which ensures the center with both complete network transmission technology conditions and technical operation and maintenance management.

National Comprehensive Archives;Electronic File Backup

G253

B

1005－8214（2016）10－0077－03

本文系北京市檔案局項目“國家綜合檔案館建設研究”（項目編號：2013-01）的階段性研究成果之一。

△梁磊。

盛曉娟（1982－），女，博士，北京聯合大學管理學院副教授，研究方向：電子商務；梁磊（1970－），女，北京聯合大學管理學院講師；董爽（1969－），女，北京聯合大學管理學院副教授；裴一蕾（1980－），女，北京聯合大學管理學院副教授。

2016－01－20［責任編輯］李金甌