新時(shí)期檔案管理的要點(diǎn)分析

趙婧儒

摘 要 圖書檔案是人類知識(shí)文化的結(jié)晶，對(duì)其進(jìn)行合理的開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對(duì)各類信息資源進(jìn)行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文探討了新時(shí)期的檔案管理要點(diǎn)，提出了檔案管理的時(shí)代要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；要點(diǎn)；分析

1 圖書、檔案、信息的管理最終要落腳于開發(fā)和利用

圖書、檔案、信息的價(jià)值可以從兩個(gè)方面來理解，一個(gè)是檔案對(duì)于本單位的價(jià)值，另一個(gè)是檔案對(duì)于其他單位的利用價(jià)值。從這兩個(gè)方面我們就可以看出對(duì)檔案進(jìn)行管理的重要性以及檔案的可利用價(jià)值。開發(fā)與利用檔案信息是政府求生存、求發(fā)展的需要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的法則下，適者才能得到生存，與時(shí)俱進(jìn)的強(qiáng)者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進(jìn)則退。高效有序的政府都能做到與時(shí)俱進(jìn)，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為社會(huì)的發(fā)展提供決策依據(jù)。

要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，政府檔案部門就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障政府工作連續(xù)性與時(shí)俱進(jìn)的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應(yīng)用等各方面的信息持有，并從中進(jìn)行科學(xué)地整理、分類歸檔以及動(dòng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行錄入，為社會(huì)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。 在信息的開發(fā)與利用的時(shí)候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進(jìn)而提高信息開發(fā)與利用的工作價(jià)值。因?yàn)槟闾峁┑男畔⒂形ΑF(xiàn)實(shí)性強(qiáng)、參考價(jià)值大，就必然會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個(gè)方面。信息重要性具有可采用性和價(jià)值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應(yīng)以獵人般的敏銳嗅覺、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。為了確保信息的及時(shí)與準(zhǔn)確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時(shí)準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申報(bào)標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強(qiáng)，從而保證信息提供的時(shí)效性。

2 普及建立現(xiàn)代化的政務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)刻不容緩

建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因?yàn)槿魏我粋€(gè)地方政府不能做到與時(shí)俱進(jìn)，就有可能被時(shí)代發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時(shí)代的速度，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實(shí)力。為什么有的城市發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的城市在政府的帶動(dòng)下可以發(fā)展出跨國(guó)公。其中一個(gè)重要問題就在于政府領(lǐng)導(dǎo)者重視信息開發(fā)利用的程度。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資源共享，其效能是顯而易見的。政務(wù)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨(dú)到的地位與作用。為了使政府工作領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)體現(xiàn)其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計(jì)算機(jī)管理就能使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，因?yàn)殡S著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長(zhǎng)速度。所以運(yùn)用計(jì)算機(jī)的管理功能，就能使檔案信息達(dá)到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時(shí)也體現(xiàn)出了檔案信息存儲(chǔ)量巨大、保管時(shí)限長(zhǎng)、存儲(chǔ)成本低和調(diào)用與參考及時(shí)的顯著優(yōu)勢(shì)。

電子檔案而言，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存電子文檔風(fēng)險(xiǎn)巨大，至少是由于它不符合越是簡(jiǎn)單就越是可靠的原則。所以，將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理形式有其自身的優(yōu)點(diǎn)，我們應(yīng)該將電子檔案的技術(shù)與傳統(tǒng)檔案的管理方式相結(jié)合，努力降低電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)，較大發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的長(zhǎng)處。檔案管理工作對(duì)于一個(gè)政府的全局工作是十分重要的，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)其根本性和重要性。電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

3 對(duì)圖書、檔案、信息進(jìn)行合理開發(fā)利用應(yīng)積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制

對(duì)圖書、檔案、信息進(jìn)行合理開發(fā)利用應(yīng)積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制，應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章。基層檔案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

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作者單位

呼倫貝爾市政協(xié) 內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾市 021000