淺談校長的會(huì)議設(shè)計(jì)

姜立體+姜仁炳

會(huì)議設(shè)計(jì)就是我們通常所說的備會(huì)。備會(huì)，顧名思義，為開會(huì)作準(zhǔn)備。因此，身為校長應(yīng)精心思考會(huì)議設(shè)計(jì)，追求高效會(huì)議。

一、備會(huì)的意義

“備會(huì)”是個(gè)藏寶庫，它誘惑著校長強(qiáng)烈的尋寶欲望，它隱藏著高效會(huì)議的全部秘密?！芭_(tái)下十年功，臺(tái)上十分鐘。”“功在會(huì)前，效在會(huì)上?！睂W(xué)校工作，會(huì)議無數(shù)。苦也備會(huì)，樂也備會(huì);敗也備會(huì)，成也備會(huì)。校長精心備會(huì)，是提高會(huì)議質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、備會(huì)的誤區(qū)

我們參加的各種會(huì)議不計(jì)其數(shù)，但記憶猶新的滿意會(huì)議少之甚少。我們苦惱常在：很多會(huì)議“會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而不果”;我們抱怨不止：臨時(shí)會(huì)議太多，會(huì)議層次不清，會(huì)議內(nèi)容雜亂，會(huì)議時(shí)間濫用，會(huì)議記錄淡漠，會(huì)議技巧低劣，會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)后執(zhí)行不力，等等。

1. 時(shí)間倉促

校長的工作千頭萬緒，十分忙碌。對(duì)內(nèi)“教師管理、學(xué)生管理”等，對(duì)外“家長來訪、社會(huì)應(yīng)酬”等，對(duì)上“匯報(bào)工作、迎接檢查”，對(duì)己“業(yè)務(wù)自修、教學(xué)工作”，等等。同時(shí)，學(xué)校會(huì)議也不少。在有限的時(shí)間里，校長考慮備會(huì)，而備會(huì)時(shí)，思考內(nèi)容需要時(shí)間，思考教師需要時(shí)間，思考方法需要時(shí)間，等等。校長經(jīng)常是備會(huì)時(shí)間少，會(huì)前準(zhǔn)備不足，匆匆忙忙進(jìn)會(huì)議室。長期如此，形成惡性循環(huán)：會(huì)前準(zhǔn)備差，會(huì)上效率低。

2. 方法老套

開會(huì)時(shí)十分認(rèn)真，就是效率低下，這不是態(tài)度問題，而是思想僵化、理念滯后。備會(huì)除了弄清會(huì)議內(nèi)容外，就只考慮自己怎么講。內(nèi)容一大堆，或照念上級(jí)文件，或傳達(dá)上級(jí)通知，或布置近期工作，或批評(píng)工作失誤，等等。校長夸夸其談，教師枯燥無味。

3. 浮于表面

我曾經(jīng)作過初步統(tǒng)計(jì)，今年九月份參加校內(nèi)各種會(huì)議盡達(dá)十二次之多。表面上在認(rèn)真參會(huì)，實(shí)際上是逢會(huì)必參加，次次亦如此。日復(fù)一日，年復(fù)一年，不思進(jìn)取。其具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是缺少會(huì)議內(nèi)容的整合能力，只知道分塊傳達(dá)，不知道綜合利用;二是缺少會(huì)議過程的調(diào)控能力，只知道按部就班，不知道靈活駕馭;三是缺少會(huì)議方法的創(chuàng)新能力，自我為中心，講述為主線。

4. 會(huì)后補(bǔ)備

我們時(shí)常在會(huì)前沒有備會(huì)，而會(huì)后為了應(yīng)付檢查，匆忙地補(bǔ)寫會(huì)議記錄。這確屬無奈之舉，有悖于備會(huì)的初衷，簡直貽笑會(huì)堂！這種行為，仿佛高樓大廈已建成，再作圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，樓房不跨乎？又仿佛戰(zhàn)爭已結(jié)束，再作戰(zhàn)爭方案，戰(zhàn)爭不敗乎？

三、備會(huì)的要求

1. 準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)議材料的準(zhǔn)備應(yīng)充分，內(nèi)容簡潔，有理有據(jù)。如果是討論學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，那么，規(guī)劃的材料應(yīng)就考慮遠(yuǎn)期、中期和近期規(guī)劃;如果是討論教師工作安排，那么，對(duì)崗位設(shè)置及教師分析應(yīng)有預(yù)案;如果是討論教育科研問題，那么，對(duì)現(xiàn)狀的把握、實(shí)施的過程和預(yù)計(jì)的結(jié)果應(yīng)作科學(xué)的論證;如果是學(xué)校例會(huì)，那么，需要哪些人分頭準(zhǔn)備各自的會(huì)議內(nèi)容，內(nèi)容中肯定什么、否定什么，表揚(yáng)什么、批評(píng)什么都要精心設(shè)計(jì);等等。

2. 確定會(huì)議目標(biāo)

凡會(huì)都應(yīng)有的放矢。會(huì)前思考好，本次會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容是什么，應(yīng)該達(dá)到什么目標(biāo)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議不同的類型，考慮不同的方式，達(dá)到不同的目標(biāo)。

3. 考慮與會(huì)人員

校長在會(huì)議中起主導(dǎo)作用，而教師在會(huì)議中起主體作用。教師的教育教學(xué)工作井然有序，分工明確。我們要精心分析不同類型的教師存在的不同的心理傾向?？蓞⒓右嗖豢蓞⒓拥娜藛T，杜絕參加;必須參加的人員，勒令參加。凡參會(huì)人員必須提前通知，準(zhǔn)時(shí)與會(huì)。

4. 確定會(huì)議日程

日程的安排，取決于會(huì)議的內(nèi)容。內(nèi)容多，時(shí)間長;內(nèi)容少，時(shí)間短。日程的安排追求有條不紊、銜接緊湊;靈活搭配，起伏兼顧;控制時(shí)間，層層深入。

5. 搞好會(huì)場布置

會(huì)場布置環(huán)境舒適，會(huì)標(biāo)確立醒目，音響調(diào)配和諧，等等。會(huì)場的布置直接影響到會(huì)議的效果。

6. 預(yù)告會(huì)議主持

會(huì)議主持人，在整個(gè)會(huì)議過程中，起到承上起下的過渡和拋磚引玉的調(diào)節(jié)作用。所以，應(yīng)提前知曉，并熟悉內(nèi)容和日程安排，作好充分的組織準(zhǔn)備。一個(gè)能言善辯、幽默詼諧、技巧高明的會(huì)議主持人，能給會(huì)議圓滿成功錦上添花。

四、會(huì)議的開始

（1）報(bào)告與會(huì)人員到會(huì)緣由、到會(huì)情況。

（2）宣布會(huì)議目標(biāo)、主題和日程。

（3）指導(dǎo)會(huì)議記錄人員。

（4）提出會(huì)議相關(guān)要求。

（5）營造良好的會(huì)議氛圍。

五、會(huì)議進(jìn)行

1. 必須分清與會(huì)人員角色，會(huì)議主持人必須明晰與會(huì)人員的決策角色

（1）建議者的角色。積極提出建議，提供作出明智決策所需相關(guān)數(shù)據(jù)和分析。主持人與意見提供者商量，聽取他們意見，但不一定采納。

（2）決策者的角色。善于傾聽與會(huì)人員建議，無論是好是壞，無論有用無用，最終對(duì)決策負(fù)責(zé)任，并且有權(quán)打破決策過程的僵局，并讓學(xué)校進(jìn)行實(shí)施。

（3）執(zhí)行者的角色。決策一旦形成，與會(huì)人員都必須堅(jiān)決執(zhí)行，并起模范帶頭作用。

2. 相機(jī)處理冷場和沖突

在會(huì)議討論過程中，不免發(fā)生沖突，會(huì)議主持人應(yīng)相機(jī)控制沖突。沖突過少時(shí)，鼓勵(lì)有益的沖突;沖突過多時(shí)，抵制沖突，努力維護(hù)一個(gè)和諧溝通秩序，從而提高溝通的效率。

3. 形成會(huì)議討論的共識(shí)

為了使會(huì)議有序進(jìn)行，重點(diǎn)突出，與會(huì)人員必須形成共識(shí)。

（1）說明困難所在。要展開整個(gè)議程，首先必須把面臨的困難說明清楚，避免與會(huì)人員圍繞困難，不能自拔。

（2）剖析問題根源。人們不愿意面對(duì)問題，是心理上存在恐懼、幻想和擔(dān)憂。如果對(duì)存在的問題刨根問底，全面剖析，與會(huì)人就會(huì)無后顧之憂，并努力尋求解決辦法。

（3）衡量問題輕重。學(xué)校有很多問題要解決，很多事情要處理，很多工作要完成，我們必須對(duì)問題進(jìn)行排序，分清問題孰輕孰重、孰緩孰急。

（4）鼓勵(lì)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。會(huì)議主持人應(yīng)鼓勵(lì)與會(huì)者踴躍發(fā)言，各抒已見，各獻(xiàn)其策。

（5）比較建議優(yōu)劣。對(duì)與會(huì)者提出的各種建議方案，進(jìn)行比較、分析、鑒別、評(píng)估，優(yōu)點(diǎn)應(yīng)給予肯定，不足也應(yīng)給予鼓勵(lì)。

（6）形成最后決議。主持人經(jīng)過綜合歸納后，形成最后決議：它可能是幾項(xiàng)建議的集合體，也可能直接采納了某個(gè)建議;它可能是立即執(zhí)行的方案，也可能還需進(jìn)一步考慮才能確定。

（作者單位： 姜立體 湖南省保靖縣清水坪學(xué)校 ;姜仁炳 湖南省保靖縣教育科研所）