高職院校檔案管理網絡化信息化研究

史曉紅

(衡陽財經工業職業技術學院，湖南 衡陽 421002)

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高職院校檔案管理網絡化信息化研究

史曉紅

(衡陽財經工業職業技術學院，湖南 衡陽 421002)

近些年來，隨著信息技術的顯著發展以及教育改革力度的不斷加大，人們對學校檔案管理工作也愈發重視。在此種形勢下，高職院校為加強自身建設，促進管理水平及整體競爭力的提高，就需要轉變以往的管理理念及模式，充分加強檔案管理的網絡化及信息化建設。本文從高職院校實現檔案管理網絡化信息化的優勢及存在的問題出發，就如何提高檔案管理水平展開探究，以期為今后的檔案管理工作提供有效參考。

高職院校；檔案管理；網絡化；信息化

在計算機以及網絡技術全面普及的大背景下，檔案管理實現網絡化信息化已成為時代的發展趨勢。具體分析，高職院校通過采取網絡化信息化的檔案管理模式，可有效促進檔案收集、整理及利用等工作效率的提高，大大減少管理成本的投入，在優化資源共享的基礎上，實現檔案服務水平的提升。而作為提供現代經濟建設所需專業型人才的重要部門，高職院校就應對計算機網絡技術進行充分利用，通過采取搭建網絡信息平臺等措施，全面促進檔案管理工作的網絡化信息化發展，在實現檔案信息共享的同時，為教學及社會建設等提供更為優質的服務。

1 高職院校實現檔案管理網絡化信息化的意義

1.1 檔案管理網絡化信息化的必要性

(1)檔案管理實現網絡化信息化為時代的必然發展趨勢：計算機網絡技術的普及對社會各個領域均產生了非常大的影響，高職院校就應當順應時代的發展，對這一現代化技術進行合理應用，通過開展規范化的檔案管理工作，從而充分促進檔案管理水平的提升。

(2)檔案管理實現網絡化信息為教育改革的要求所在：隨著教育改革的落實，各大高職院校也紛紛加大了教學、人事、儀器設備等檔案管理的改革力度。以人事檔案管理工作為例，學校以往采取的是人工操作的方式，資料也以紙質保管為主，無法便捷且快速地歸檔及查找檔案。而通過建立起包含所有教職工個人資料在內的信息數據可，便可有效解決這一問題。由此可知，高職院校應采取有效措施，全面促進檔案管理工作的網絡化信息化發展，從而為學校的良好建設及發展提供可靠支持。

1.2 檔案管理網絡化信息化的優勢

(1)可促進檔案管理水平的全面提升：當高職院校實現檔案網絡化信息化管理時，便可將管理效率低、工作量大等問題進行有效解決，而且還能節約資源，在異地便可檢索或存取檔案材料。此外，由于計算機有著非常大的存儲量，可有效減少存儲檔案的空間以及相關管理儀器設備的數量，從而促進檔案管理水平的全面提升。

(2)可實現學校的信息化管理：隨著電子化信息時代的到來，高職院校為獲得可持續發展，就需要融入該環境中，充分結合先進的信息技術，并建立起屬于自己的一套OA系統及辦公數據平臺等，從而真正實現數字化、信息化管理。

2 高職院校檔案管理工作的現狀

2.1 未能對檔案的網絡化信息化管理工作做出整體的規劃

現階段，盡管有不少高職院校建立起了信息平臺系統，但由于未能做出整體的規劃，使得學校內部出現了有關招生就業、人事、教務等多套獨立的管理信息系統。由于這些系統之間無法融通，也不能實現信息資源的共享，導致各部門難以進行溝通與協作，極大程度上降低了學校的管理與質量。

2.2 信息管理平臺存在一系列不容忽視的問題

在開展檔案網絡化信息化管理的過程中，只有少數高職院校會與軟件公司共同開發所需產品，大多數則是采取直接購買軟件產品的方式。盡管軟件公司在設計時會參考學校提出的要求，但這些軟件產品在實際使用過程中，還是會難以滿足某些特定的要求。比如在教學管理信息系統方面，其很難具備多學期制以及工學相結合等職業教育的特點；在人事管理信息系統方面，通常不具備企業經歷以及雙師素質等信息。正是由于存在這些不足之處，才導致高職院校不得不再次與軟件公司進行合作開發，最終耗費大量時間，導致檔案管理滯后的出現。

2.3 學校檔案管理人員的業務水平不高

在高職院校中，不少檔案管理人員由于不是科班出身，缺乏專業的培訓，因而不具備完善的專業知識，業務能力也不強，也無法熟練掌握計算機操作、信息技術知識以及管理信息平臺各項功能，這極大程度上阻礙了學校檔案管理的網絡化信息化發展。除此之外，隨著國家對教育投入力度的增大，不少高職院校購置了大量進口的儀器設備，充分提高了設備的種類、數量及質量，但這也對檔案管理人員的工作能力及業務水平的要求也更高。

2.4 依然采取落后的檔案管理方式，現代管理手段的利用率不高

高職院校雖然已逐漸加強現代化信息技術的應用，但由于受到傳統觀念的影響，導致無法有效提高檔案的管理水平，依然停留在初級管理階段。此外，不少但管理人員由于自身專業能力不強，因而無法對計算機網絡技術等現代信息管理手段進行熟練應用。當網絡方面的使用不夠成熟時，檔案管理工作只能局限于紙質材料的使用及手工操作，或是僅采用Excel等電子表格來管理相關檔案資料，這些做法大大降低了高職院校檔案現代管理手段的利用率。

3 提高高職院校檔案管理網絡化信息化水平的有效對策

3.1 擺脫傳統理念的束縛，樹立起現代化的檔案信息管理觀念

在信息時代的大背景下，各種技術均得到顯著發展，尤其是網絡信息技術，更是在社會的各個行業及領域得到了廣泛應用。對于高職院校而言，為促進自身競爭力水平的提高，獲得可持續發展，就需要緊跟時代的發展步伐，全面落實檔案管理的網絡化信息化建設。基于此，高職院校及其檔案管理工作人員就需要擺脫傳統理念的束縛，樹立起現代化信息管理觀念，加大新知識的探索力度，積極拓展新的業務，通過科學合理應用先進信息技術，最終促進學校管理水平的提高。

3.2 從高職院校的特色出發，加大檔案管理信息平臺的開發及建設力度

高職院校為實現檔案管理網絡化信息化發展，就需要加大資金及硬件設備的投入力度，并注意在與軟件公司合作開發的過程中，加強軟件開發人才的培養。此外，高職院校還應從自身特色出發，自主研發出有針對性的、屬于自己的數字化信息平臺。例如，學校可對高職教育的特點及要求進行深入分析，并以此為依據，將具備職業教育特點的內容，如校企合作、多學期制、理論實踐一體化教學以及頂崗實習等加入教學管理系統中；對于后勤管理系統，則需從社會化管理層面出發，將學生住宿管理等信息處理內容加入其中；對于人事管理系統，則需將“加強校企合作人才”等信息資料納入其中；而在設備信息管理系統這一方面，就需要提供各種儀器設備檔案資料的準確查詢平臺。

3.3 注重檔案管理人員業務知識的更新，充分促進其綜合素質的提高

當前，社會不斷朝著信息化及網絡數字化的方向發展，新的信息技術也如雨后春筍般大量涌現出來。此時，高職院校的檔案管理工作人員僅僅憑借之前的知識及經驗，是無法適應時代的發展要求的。在此種形勢下，檔案管理人員就需要積極展開自主學習，不斷促進自身知識結構及水平的優化，倡導奉獻精神，在樹立起管理育人理念的基礎上，認真學習有關檔案管理的專業知識，對高職教學理念及教學規律進行深入探究，對檔案管理工作的重要性予以高度重視，加大信息化建設方法的創新力度，并實時將自身的專業知識進行更新，從而實現業務能力的全面提升。另外，高職院校還應派遣檔案管理人員深入專業的院校進修，使其通過學習他人優秀的經驗，從而對檔案管理的專業知識有一個全面的把握，在與最新管理手段及理念對接的基礎上，真正實現業務水平的提高；而對于檔案管理人員而言，其應當與其他管理人員展開交流合作，將問題共同解決。只有這樣，才能充分促進檔案管理人員綜合素質的提升，為網絡化信息化管理工作的開展提供人力資源支持。

3.4 加強信息平臺的整合，將信息共享落到實處

通過對現代信息技術展開合理應用，并在整體設計理念的引導下，打造一個數字化校園，可確保不同管理信息系統具備獨立性，同時實現信息共享；不但可供本地應用，還能在異地進行操作，確保準確、深層次共享各類數據信息。由此可知，高職院校通過加強信息平臺的整合，可有效提高學校各個業務部門間的交流與協作，最終實現工作效率及管理水平的整體提升。

4 結語

綜上所述，在高職教育及信息技術快速發展的大背景下，高職院校檔案管理工作也不斷朝著網絡化信息化的方向發展。此時，檔案管理人員應對信息化建設有一個全面的了解，轉變以往落后的管理理念，通過對新的知識與技術進行認真學習，并樹立起信息化的服務意識，從而為學校檔案的科學管理做出自己應有的貢獻。

[1] 陳懋曄.市場經濟條件下對高校人事檔案質量問題的思考[J].蘭臺世界.2012(29)

[2] 岳東旭,義艷剛.高職院校儀器設備管理工作的現狀及改進措施[J].武漢船舶職業技術學院學報.2007(01)

史曉紅(1972-)，女，湖南臨澧人，本科，館員(檔案系列中級)，衡陽財經工業職業技術學院組織人事處人事檔案管理，研究方向：工商管理。

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1671-1602(2016)20-0242-02