高校照片檔案管理對策

（沈陽建筑大學，遼寧 沈陽 110000）

照片檔案基本上可以劃分為記錄照片檔案和藝術照片檔案兩大類。記錄照片檔案是以歷史紀實為目的，記載和反映國家機關、社會組織或個人的工作、生活的歷史真實面貌而拍攝的社會或個人活動的整個發展過程中的某些重要場面，記錄照片包括公務照片和科學技術照片等。高校照片檔案是高校歷經多年的發展和變遷，形成積累的大量反映學校歷史發展，具有保管和收藏價值的照片檔案，與紙質檔案相同，承載著記錄學校歷史、還原學校發展、生動展現學校歷史面貌的影像載體。隨著時間的推移及現代社會新媒介的產生，照片檔案已日益凸顯其寶貴價值。如何更好地收集、保管、利用照片檔案，更好地發揮其實際價值，已成為高校檔案管理部門思考的問題。

一、高校照片檔案存檔現狀

1.老照片處于半封閉狀態，載體老化，難以長久保管

在學校發展初期，形成大量的紙質版黑白老照片，距今已有幾十年的歷史，由于當時傳統光學照片由感光材料制成，不論是黑白或是彩色照片，經過多年的存放和長久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質量均不同程度受到影響。無論如何注意保管，都會隨著時間的推移發生影像的褪色、滲化、失真、褶皺等現象，在溫濕度不達標的情況下，還會出現照片的腐蝕和霉變，嚴重影響了照片的使用價值和有效利用。

2.照片存貯空間大，檢索不利、影響工作效率

經過多年的積累，學校在各項重大活動中形成了大量的照片檔案，由于照片檔案載體的特殊性，即照片檔案的底片與照片相對應，這就要求照片檔案要有足夠的特殊的存放載體；畢業生合影一般為非常規尺寸的大照片，占用檔案庫房的大量空間，優化存放照片檔案的空間已成為高校檔案管理部門亟待解決的問題。

3.照片檔案缺乏統一的行之有效的分類標準

目前，照片檔案基本以時間為順序，以事件為集合體來存放和保管，一般情況下，一卷照片檔案只能存放5-10組活動照片，卷脊為本卷照片關鍵字索引，當照片檔案越來越多時，不便于檢索和利用。

二、照片檔案管理對策研究

1.老照片檔案的修復和數字化處理

對于學校存檔的老照片，應按照片形成的年度順序，逐冊逐張地進行掃描或翻拍，為了保護老照片，翻拍過程中，應使用棉質手套，以避免指紋、汗液對照片檔案的污染和侵害，并注意輕拿輕放。拍攝工具可為數碼相機，雖然拍攝速度快，但拍攝質量難以保證，翻拍后需再次進行二次處理；利用掃描儀、高拍儀對照片進行掃描處理是目前比較常用的方法，掃描后照片一般不需要進行二次加工，掃描類型采用JPG格式，分辨率為300PI即可，掃描后的照片應及時歸位，以便于下次查找。掃描后的數碼照片應及時編寫電子照片的編號及文字說明。數學化后的照片編號與實物照片保持對應。

2.對現有紙質照片檔案進行整理及數字化處理

按照《照片檔案管理規范》的有關規定，照片檔案的歸檔應該是底片、照片、說明齊全，底片與照片的影像一致。而且對照片說明也有明確要求，即文字說明應包括主題、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。照片檔案管理者應遵循《照片檔案管理規范》要求，對照片重新編號，在區分全宗的前提下，以事件為單位，按年度編好流水號，即全宗號——目錄號——照片號，所有的底片應與相對應的照片檔案同編一個流水號，并注明底片，如照片和底片因褪色或損壞已沒有利用價值，應刪除。反映同一場景的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾等特點，對同一事件、同一活動內容中的照片應按時間順序排列，最后確定保管期限，裝入照片檔案盒，確保照片檔案資料齊全、完整。照片檔案數字化管理根本目地就是為了利用方便，如果照片內容不清楚，即使對所有照片檔案進行數字轉換，也無法很好利用。因此，在對照片檔案歸檔時，盡量要保證照片檔案資料齊全完整。

對傳統照片進行掃描轉入存儲，傳統載體的照片和底片可通過掃描儀或數碼相機等設備轉換成數字影像存儲到計算機中，在掃描過程中，要設置好分辯率、色彩位數、灰度級等相關參數，照片掃描分辯率應大于等于300DPI,黑白照片一般采用256級灰度圖像方式掃描，彩色照片適合用24位真彩方式掃描。照片掃描轉換成數字形式后，通常以JPEG和TIFF格式存儲。JPEG格式是一種有損壓縮的數據格式，但占用數據空間較小，存儲速度較快；TIFF是一種無損壓縮的數據格式，質量好但文件戰友用數據空間較大。如果照片很重要，建議采用TIFF格式存儲。對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存。

對于存儲照片進行圖像處理。把掃描輸入計算機的照片，在不失真實性的前提下，利用PHOTOSHOP等軟件對其進行必要的處理，如調色、調方位、銳化、修飾去除因照片老化或掃描不當而造成的瑕疵，使照片效果達到最佳。

對照片檔案進行數字化管理，首先建立數據庫，建立數據庫是一項工作量大、時間長且十分細致的工作，要求檔案工作人員不僅具備檔案專業知識，還要具備熟練操作計算機的能力。以確保錄入數據的時效性、齊全性、準確性，為實現照片檔案的數字化管理打下堅實的基礎。

照片檔案是學校發展的見證，不僅真實直觀地記載了學校歷史，更生動地展現了學校的文化內涵建設，學校檔案管理部門應重視照片檔案的管理工作，切實將照片檔案管理真正列入檔案管理范疇中，不斷加強和完善照片檔案的監管工作，尤其注重學校老照片的保護利用，加快照片檔案數字化建設進程，充分挖掘照片檔案潛能，深層次開發利用，最大限度發揮照片檔案的價值，服務于學校、服務于社會。

[1]《檔案業務探索》2011.3劉萍《照片檔案數字化管理初探》

[2]《探索》2015.4韓瑛《老照片檔案的數字化管理》