淺談建立氣象虛擬檔案館意義

張華

內蒙古氣象信息中心

淺談建立氣象虛擬檔案館意義

張華

內蒙古氣象信息中心

建立虛擬氣象科技檔案館，提高氣象檔案服務水平。在飛速發展的今天，借助網絡技術實現氣象虛擬檔案館，加強現代化氣象科技檔案管理，促進檔案規范化，標準化和現代化。利用虛擬技術擺脫時空的制約，最大限度地實現檔案信息資源共享。

虛擬檔案館管理

隨著氣象事業的飛速發展，氣象科技檔案提供利用的模式也在不斷改變。高新技術、網絡技術在檔案管理中突起，檔案信息網絡化將成為今后氣象檔案信息存在的主要方式，氣象科技檔案管理工作引入計算機虛擬技術勢在必行，虛擬檔案資源的網絡發布和傳遞，必將極大地提高氣象科技檔案利用的效率，氣象檔案提供利用網絡化將成為今后氣象科技檔案提供利用的主要方式之一。由于網絡技術自身的缺陷，借助網絡技術進行氣象科技檔案的利用不可避免受到影響。因此，加強虛擬氣象科技檔案的管理，特別是網絡提供利用過程中虛擬檔案館與氣象科技檔案現代化管理是關鍵因素。實現氣象虛擬檔案館加強現代化氣象科技檔案管理，促進檔案工作規范化、標準化和現代化，提高氣象科技檔案管理工作效率和服務質量，為政府，為社會，為人民提供更有力的氣象科技服務。

一、虛擬檔案館與檔案利用

虛擬檔案館是利用計算機網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，其實質對分布于各地的各類檔案信息進行動態搜尋，在虛擬檔案環境下，用戶可以方便地開發利用檔案信息資源。因此，虛擬檔案館是一種無形的檔案館，是利用網絡技術將分布于不同電子檔案館中的數字化檔案信息，以網絡化方式加以互相連接，形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境，是一種無形的信息組織與利用環境。“虛擬檔案館”是網上檔案館的別稱，具有無實體，便于利用的特征。

虛擬檔案館的機構應與現實檔案館相同。虛擬檔案館主要包括檔案館本部管理系統、網絡交流平臺和上網工具窗口。虛擬檔案館本部管理系統主要包括檔案館工作模式、計算機軟硬件配置、人員機構、文件歸檔、借閱利用、組織編碼等；網上交流平臺，是利用文字或聲音進行交流的一種方式；上網工具，是用于檔案用戶編輯文字、畫圖，以提高檔案信息交流效率。傳統檔案館收集、存儲并重新組織紙質檔案信息，使檔案用戶能方便地查到所需的檔案信息，提高社會服務效益。虛擬檔案館不需接收大量電子文件檔案實體，只要在邏輯上進行檔案全過程的組織管理。從虛擬檔案館角度看，利用各種數字化技術，把各種文件轉換成計算機二進制識別碼系統圖像，在安全保護完善的權限之下，進行用戶訪問和記賬服務，信息擁有者利用因特網的發布技術，實現全球信息共享。

二、實現資料檔案一體化管理

虛擬檔案館的建立與檔案的利用，首先要實現檔案一體化管理。隨著信息技術的廣泛應用，在檔案管理中，大量的電子文件出現，傳統的檔案管理方式已難以適應人們對信息檢索的要求和不同載體檔案的存儲。因此，檔案管理實現一體化，是經濟建設和檔案提供利用網絡化傳遞發展的必然趨勢。在工作中，氣象資料處理和氣象科技檔案管理是互相銜接的兩個流程，資料是檔案的前身，氣象資料在整理后具備一定條件即可轉化為檔案，檔案一體化，是將氣象資料文件管理與檔案管理組成一個科學的大系統。利用計算機虛擬技術實現檔案一體化管理，充分發揮計算機存儲量大、快速檢索的優勢，可極大地提高工作效率。調整傳統的資料文檔流程，把每份文件資料的各種數據信息都輸入到數據庫內。該數據庫具有提供日常查詢、傳（借）閱登記、打印等功能。這樣就可以使辦理完畢的文件資料直接進入電子檔案整理環節，使歸檔文件資料整理成為一項日常工作。在檢索目錄時，電子文件資料歸檔工作更接近業務人員的實際工作，避免檔案管理環節中再做大量重復的數據準備工作。工作完畢后，立即將與之相關的文件資料進行判斷、排列、編號、通過網絡進行電子歸檔。

依靠檔案一體化管理，在快速可靠的信息傳輸網絡中，使不同地點、不同內容的檔案信息按照大眾需求，實現快速流通。檔案征集工作，只需輕敲鍵盤，文件資料信息材料瞬間征集進館，電子檔案隨即產生，用戶根據需要，在不同時間、地點組合成所需文件資料，即可隨機利用。這種檔案管理模式，使文件資料從產生、傳遞、歸檔、進館、利用，全部在網上進行。真正實現檔案一體化管理。

三、虛擬關聯歸檔文件資料檢索

實現虛擬檔案館，必須建立歸檔文件資料檢索的虛擬關聯。在實現檔案計算機管理條件下，歸檔文件資料以件為單位進行整理，在利用計算機進行檔案檢索時，應該對已錄入計算機的歸檔文件資料建立事由虛擬關聯，就是建立若干個歸檔文件資料屬于同一事由的特定標志，這是計算機進行歸檔文件資料整理工作中的一個重要環節。建立歸檔文件資料事由虛擬關聯的目的，是保持歸檔文件資料之間的歷史聯系，保證文件資料查的全、查的準、效率高，速度快。歸檔文件資料之間建立事由虛擬關聯必須由歸檔文件資料的整理者來完成，使用檔案一體化管理進行歸檔文件資料的排序，并將同一事由的文件資料加上虛擬關聯標記，以保證用戶在檢索到所需檔案后，其他相關聯檔案就能同時被檢索到。由此可見，虛擬關聯的建立可以跨越分類界限，無論歸檔文件資料是否屬于同一保管期限、同一年代、同一組織機構等，都可以建立事由關聯或其他虛擬關聯，以最大限度地保證用戶檢索檔案的完整性與準確性。

四、結語

虛擬技術能夠處理適合于人們特性的多維信息的應用技術，是當今網絡電子時代向傳統檔案提供利用的挑戰，同時是傳統檔案提供利用方式轉變的契機。虛擬技術所支持的信息空間將提供一種能使人進出自如、交互作用的環境。面對這一挑戰，通過多種手段在加強計算機網絡信息安全的前提下，利用這一契機，做好虛擬檔案提供利用工作，改變以往檔案提供利用方法和手段，打破傳統的檔案管理模式，利用虛擬技術擺脫時空的制約，從而為人類認識世界和改造世界提供強大的資源。充分開發各類檔案信息資源，使檔案管理實現現代化。

［1］傅榮校．關于數字檔案館的思考［J］．檔案學通訊，2001，（5）：26-28．

［2］漢中市檔案局．檔案現代化管理技術的應用［J］．陜西檔案，2001，（3）：34-35．