如何提高檔案管理的工作水平

孔紅霞

（駐馬店中心醫院 河南駐馬店 463000）

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如何提高檔案管理的工作水平

孔紅霞

（駐馬店中心醫院 河南駐馬店 463000）

摘 要：如何提高檔案的管理水平，使檔案整理做到科學有序，有規可循要程序化，有目可查，必須加強領導重視，強化自身建設，解決長期存在的檢索工具單一的問題，熱情的服務態度，更要有良好的閱覽環境和明示閱覽時間。

關鍵詞：提高管理水平 加強自身建設 增加資源

檔案管理工作從一定意義上說是一項社會工作。因此，首先是領導要工作，檔案的整理要做到科學有序，有規可循要程序化，有目可查，具體來說，是要分明別類，全宗區分清楚，全宗內檔案，要分類，分類要科學，科學地組織保管單位，宗卷不能龐雜，案卷題名要能夠揭示案卷內檔案的內容，卷數文件和案卷要編號，還要編目，為了目錄才方便檔案的查找。檔案如果沒有分類或分類不科學，案卷題名與案卷內容不符，或案卷題名沒有把內容體現出來，就會造成檔案有目難卷。因此，檔案一定要進行整理，只有科學地整理檔案，同時，有些檔案信息要主動上門服務，要通過廣告宣傳，擴大其使用程度。只有這樣才能夠有效地開發利用檔案信息資源，為經濟建設服務，為社會。同時，還要編制多種檢索工具，要解決長期存在的檢索工具單一的問題。其次，做好檔案管理工作，開發利用好檔案信息資源，不僅要有熱情的服務態度，還必須采用靈活多樣的方式，健全各種服務措施，做到積極主動地為經濟建設服務，為社會服務，要開辟好閱覽室，要有足夠的案椅，還要有休息室，為查閱、利用檔案者提供良好的閱覽環境，明示閱覽時間，保證閱覽時間，配備各類工具書供利用者使用，工作人員要指導查檔人員如何使用檢索工具，解答利用中的具體問題。［1］

總之，要做好檔案管理工作，是一項社會的系統工程，需要領導的重視、社會的支持，自身的努力，但關鍵是要轉變觀念，改變服務方式，提高服務水平。特別是在服務形式上要變被動服務為主動服務，變封閉型為開放型。開展咨詢業務，檔案技術人員身入到各機關企事業單位，現場調查進行檔案業務技術指導，溝通單位信息，使之互通有無，檔案管理工作者同時提高自身業務素質，不斷更新知識結構，只有這樣才能做好檔案管理工作，為經濟建設服務，為社會發展，實現檔案管理工作的社會價值。

有較高的認識，要高度重視檔案管理工作，關心檔案管理工作，支持檔案管理工作，這是搞好現代檔案管理工作的關鍵條件；其次是要大力宣傳有中國特色的社會主義現代化檔案管理工作的重要性和作用，讓群眾了解檔案管理工作的作用，使他們自覺地關心支持檔案管理工作，使檔案管理工作有一個可靠的、廣泛的、群眾基礎，這是做檔案管理工作的基本條件。再次是要加強自身職責，檔案管理工作要有全心全意為黨、為人民服務的精神，敬業愛崗有強烈的事業心，有一支整齊的專業檔案管理工作者隊伍，這是做好現代化檔案管理工作的首要條件。

一、準確定位，優質服務社會

為了檔案管理工作更好地服務于經濟建設，要找準檔案管理工作為市場經濟服務的結合點，市場經濟對檔案管理工作既是挑戰又是機遇，關鍵如何把握機會，及時調整對策，找準為經濟服務的結合點。檔案管理工作者要擴大服務領域，延伸檔案管理工作，隨著經濟的發展，檔案管理工作在廣度和深度上都要發生了深刻的變化，這要求檔案管理工作者必須擴大領域，從過去面向機關為主，拓展到面向整個社會，主動貼近經濟建設的主戰場，同時改變服務、方法和手段、建立起系統的、規范的和科學化的服務體系，把服務工作搞好。要加強檔案管理工作部門的信息指導作用和提高作用，幫助被指導單位、部門完善基礎工作。市場經濟是法制經濟，檔案管理工作為市場經濟服務必須通過法律手段來解決和處理檔案管理工作中出現的問題，嚴格執行《檔案法》等有關法律，使檔案管理工作適應法制經濟的需要。要切實加強領導，做到優質服務社會、服務經濟發展。

二、提高科學管理檔案管理工作的水平

社會的發展給檔案管理工作提出了新的更高的要求，但在對檔案管理工作中普遍存在一種錯誤的認識，即檔案管理工作是可有可無，無足輕重的工作，這充分表現出一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作的重要性是不言而喻，對機關企事業單位的管理制度、人才利用、經濟效益的提高和健康發展起著至關重要的作用。就如何做好檔案管理工作，當前檔案管理工作的現狀、發展、吸收、借鑒和利用等方面進行了研究，以期達到更新觀念，提高認識，增強檔案管理工作人員的責任感和使命感，激發檔案投身本職工作，現身檔案管理工作的神圣職責之目的。同時就檔案管理工作的意義、利用策略等方面進行了粗淺的探討，分析了傳統檔案管理工作模式與正在被日益強化的電子管理的優勢，特別是在合并高職院校的檔案管理工作中，強調只有堅持與時俱進，創新思維，創新意識，才能適應新形勢的需要，提升檔案管理的層次，合理開發利用檔案功能，實現檔案管理工作的價值超越，開創檔案管理工作的新局面，更好的為經濟建設發展和社會進步服務。各級黨委、政府和各部門要把檔案管理工作深入現代化建設中的重要工作，把它提上議事日程，采取有效措施，解決實際問題，要努力改善基礎條件，對檔案管理工作要舍不得精力，加大檔案管理工作的投入各級領導機關要把檔案事業引入各地部門的國民經濟和社會發展計劃，解決人員不足，經費緊缺，設備落后的問題，為檔案管理工作創造一個良好的內外環境。首先，做好檔案管理工作為經濟建設服務，要搞好檔案信息資源的開發利用。開發檔案資源為經濟建設服務是時代的需要，客觀實踐的需要，因此，要用科學的手段，做好基礎工作。過去由于一般檔案部門不注意基礎工作，造成檔案實踐殘缺不全，整理也不是很科學，檢查工具單一，給檔案信息開發帶來了不利因素的現象存在，因而就從一定程度上影響了檔案為經濟服務的功能，所以開發檔案信息做好基礎工作是重要的，要搞好收集，豐富檔案資料，必須先有檔案資料，然后才談得上收集，收集工作要明確收的種類、數量、質量，要制定出收集的范圍和步驟，進館檔案的質量標準等要采用電腦，電控等現代手段來建設信息資料的面要廣，內容要豐富，科學價值要高。做好檔案管理工作先收集還不行，還得加強檔案的整理工作，為了豐富多樣的檔案資料，而不進行整理式整理的不科學，不能說真正做好了檔案管理。［2］

參考文獻

［1］王蓉.電子信息技術與企業檔案管理.2007（5）186-187

［2］吳晶晶.淺議企業檔案信息化建設.2007（6）20-21