電算化背景下的會計內(nèi)部控制分析

趙丹

摘要：隨著信息時代的到來與軟硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，會計核算與會計管理層傳統(tǒng)工作環(huán)境發(fā)生很大變化，實行電算化會計成為經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢。計算機的使用在一定程度上極大的提高了會計核算的數(shù)據(jù)處理速度，但由于崗位設(shè)置以及電算化會計固有的缺陷等原因，會計數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確程度與可靠性會出現(xiàn)一些偏差。文章針對電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展與存在問題進行簡要分析，強調(diào)了電算化環(huán)境中會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制相關(guān)制度建設(shè)。

關(guān)鍵詞：電算化；會計；內(nèi)部控制

一、電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展

隨著ERP在企業(yè)中的逐步實施，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度的建立，電算化會計的快速發(fā)展，對電算化崗位進行相應(yīng)的設(shè)置，從單機操作逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，電算化系統(tǒng)的實際運行效率以及數(shù)據(jù)信息的安全性大大提高。遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計逐漸成熟，相關(guān)數(shù)據(jù)信息文件保密、數(shù)據(jù)運行、系統(tǒng)安全等相關(guān)系統(tǒng)安裝與維護也形成嚴(yán)格的管理制度，電算化會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。電算化會計系統(tǒng)所涉及到的部門較多，為電算化會計賦予了更多的新內(nèi)容。需保證會計提供數(shù)據(jù)的真實性與完整性，建立完善電算化會計內(nèi)部控制。

（一）電算化會計內(nèi)部的開發(fā)控制

電算化會計內(nèi)部控制需要在信息化時代發(fā)展的腳步中不斷進行探索，很多企業(yè)建立了電算化系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)的安全控制和操作人員崗位控制，力爭在電算化的環(huán)境中實施適合國情的內(nèi)部控制措施。系統(tǒng)開發(fā)控制主要是指系統(tǒng)在正式投入運行和完善修改時，相關(guān)的會計電算化系統(tǒng)在申請和測試階段必須進行一定的審批手續(xù)，這種方式可以將計算造成的誤差降低到最小。系統(tǒng)的安全控制是指電算化會計需要采用安全手段來保護系統(tǒng)數(shù)據(jù)和操作程序，確保電算化會計在企業(yè)中的順利實施，防止數(shù)據(jù)丟失或操作程序錯誤造成會計資料丟失，保證電算化會計所提供的信息準(zhǔn)確、真實，防止數(shù)據(jù)被篡改。電算化的會計處理工具、憑證、信息儲存等系統(tǒng)的改變，致使系統(tǒng)的安全控制成為電算化會計內(nèi)部控制中的最重要的環(huán)節(jié)。因此，必須建立起一套切實可行的內(nèi)部控制制度，將程序設(shè)計、計算機操作、維護管理人員等職務(wù)予以分離，將原有的內(nèi)部控制制度進行改革，減少利用計算機進行會計舞弊的可能性。

（二）電算化背景下的會計內(nèi)部控制安全保障

電算化會計環(huán)境下內(nèi)部控制制度建設(shè)是根本，要求建立制度的同時必須要在落實工作上下功夫。電算化會計信息系統(tǒng)在賬務(wù)處理流程上與手工會計信息系統(tǒng)不同，一些企業(yè)中至今仍然沿用著基本的手工會計內(nèi)部控制制度，其風(fēng)險程度更高，沒有從根本上進行較為系統(tǒng)的適用于電算化條件的內(nèi)部控制制度，所以實行電算化會計內(nèi)部控制比手工會計信息系統(tǒng)更有必要性，同時使人力資源得到合理的應(yīng)用。實行電算化會計后，使得基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到保障，許多業(yè)務(wù)處理程序簡化，在日常工作中避免出現(xiàn)電算化故障或數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，更依賴于內(nèi)部控制來解決會計的內(nèi)部牽制制度問題，出現(xiàn)問題時將企業(yè)的損失降低到最小。會計的權(quán)限分工主要表現(xiàn)為口令授權(quán)，很多情況下工作人員未經(jīng)審核就直接進行輸入，更容易被冒用，這種情況一旦被竊取，極容易造成數(shù)據(jù)監(jiān)管不夠嚴(yán)格，帶來巨大隱患，導(dǎo)致數(shù)據(jù)備份或數(shù)據(jù)丟失。

二、電算化背景下的會計內(nèi)部控制問題分析

按照財政部頒布的《會計工作規(guī)范》要求，企業(yè)的各個職能部門與會計機構(gòu)應(yīng)設(shè)置財務(wù)部門負(fù)責(zé)人，在進行具體的執(zhí)行與落實電算化內(nèi)部控制制度的過程中，滿足各崗位內(nèi)部控制規(guī)范的要求。

（一）會計工作崗位越權(quán)問題

在會計電算化條件下，企業(yè)中會出現(xiàn)越權(quán)使用會計軟件的情況，原始憑證一經(jīng)錄入，幾乎全部數(shù)據(jù)的處理都由計算機來完成，在一定程度上影響著電算化會計的實施與信息的準(zhǔn)確性與安全性。會計人員在電算化工作中僅僅起到核算的作用，從數(shù)據(jù)確認(rèn)、采集、統(tǒng)計輸出不能像手工記賬一樣分開管理，這種內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)。一些會計工作規(guī)范是按手工記賬思路設(shè)計的，在將手工會計系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成電算化系統(tǒng)的過程中，沒有考慮到電算化工作的需要，在實行電算化會計系統(tǒng)的過程中，制度和實際相脫節(jié)，沒有進行配套的落實措施。有些企業(yè)考慮人員成本問題，在崗位的設(shè)置上也僅僅只設(shè)置了基本會計崗位，精簡了部分會計人員。雖然實行了電算化會計，但是人工審核機制不完善，沒有相關(guān)的電算化崗位，不能在第一時間進行修復(fù)。

（二）電算化背景下的會計內(nèi)部控制失效問題

在建立電算化會計系統(tǒng)之前，手工會計系統(tǒng)的會計人員之間的聯(lián)系是直接的，如果會計人員的整體協(xié)作性影響在電算化會計內(nèi)部控制制度的執(zhí)行，形成一種相互制約、相互監(jiān)督的運行機制，若得不到其他部門的配合將會無法達到預(yù)期效果。在電算化會計信息系統(tǒng)中，軟件操作人員只按照計算機指令進行權(quán)限操作，人與計算機的聯(lián)系變成聯(lián)系的主體，不關(guān)注操作順序與順序的合理性以及結(jié)果。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部控制無法反映人為篡改信息的過程，將使資源共享發(fā)生系統(tǒng)混亂，導(dǎo)致內(nèi)部控制失效的風(fēng)險加大，不能建立起有效的考核機制。在電算化會計系統(tǒng)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層如果不能將相關(guān)人員進行有效的組織，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡。因此，各個部門進行配合才能將電算化會計內(nèi)部控制制度真正落實，使得電算化會計軟件設(shè)計中資料保密性問題得到保障。對企業(yè)的崗位劃分、所屬權(quán)限、資金審批等情況進行考慮，避免專業(yè)的計算機人員來直接讀寫數(shù)據(jù)庫文件，甚至對文件中的數(shù)據(jù)直接進行增刪修改。進行合理的人員協(xié)調(diào)，加強內(nèi)部控制中保密性。

（三）電算化背景下會計工作交接問題

會計工作交接是內(nèi)部控制中一個重要環(huán)節(jié)，由于缺少其他部門的配合，存在很多內(nèi)控制度性缺陷。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層對于電算化會計內(nèi)部控制制度的重視程度不夠是通過會計交接工作暴露出來的。在電算化內(nèi)部控制制度在落實的過程中，單位會計交接一般只局限于手工記賬時代的實物交接。其對手工會計內(nèi)部控制制度進行相應(yīng)的修改，即印章、會計報表、現(xiàn)金、會計檔案和票據(jù)等，使將工作中的不合理之處改善為與企業(yè)相適應(yīng)的會計內(nèi)部控制制度，忽視了會計電算化數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)的交接。影響提供數(shù)據(jù)的真實性、完整性，為單位內(nèi)部控制埋下了隱患，大大妨礙了電算化會計的實施，也不利于交接前后崗位責(zé)任的界定。電算化會計內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度不到位也是原因之一，不能真正起到對會計資料的保護作用。

三、改善電算化背景下的會計內(nèi)部控制實施方案

電算化會計內(nèi)部控制制度是實現(xiàn)會計電算化的基本保證，財會部門會計信息質(zhì)量問題好壞，小到關(guān)乎企業(yè)和發(fā)展，大到關(guān)系到國家經(jīng)濟健康運行，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對電算化會計的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。據(jù)統(tǒng)計現(xiàn)在我國目前形勢，會計信息占了整個經(jīng)濟信息量的一半以上。可以看出，在信息化條件下，沒有適合的企業(yè)、相對健全的電算化會計內(nèi)部控制制度就無法實現(xiàn)現(xiàn)代電算化會計，會計電算化是企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢。

（一）建立健全電算化監(jiān)督機制

在我國建立健全電算化缺乏較為有效的監(jiān)督機制，結(jié)合電算化會計發(fā)展需要，建立有效的監(jiān)督機制。重新修訂《會計工作規(guī)范》，為電算化的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。我國目前信息化速度不斷加快，為了保證《規(guī)范》能確實落到實處，社會政府應(yīng)不斷增大力度進行支持與鼓勵，確保會計數(shù)據(jù)程序完整、數(shù)據(jù)可信及安全性需要，對于財務(wù)報告的真實性與安全性基本可以做到有效的監(jiān)管與審計。應(yīng)該允許會計部門根據(jù)單位電算化會計和單位內(nèi)部控制的需要設(shè)置相應(yīng)的會計崗位，為基層單位開展電算化工作提供了一個較為良好的條件。按電算化流程設(shè)置會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人，根據(jù)實際存在的問題進行改進，使單位內(nèi)部牽制制度和電算化會計系統(tǒng)模塊能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（二）健全完善內(nèi)部控制會計簽章

制度的不健全，不完善會導(dǎo)致內(nèi)部控制中會計簽章無法有效實施，應(yīng)當(dāng)按照合法性原則進行改進，改善內(nèi)部控制在電算化會計條件下的固有性風(fēng)險。建立與完善會計內(nèi)部控制制度工作的過程中，將主要手段放在電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的建立和執(zhí)行上，遵循國家所頒布的各項相關(guān)法律法規(guī)，確保信息記錄流程和處理指令的正確、合法。在進行會計內(nèi)部控制制度改進時應(yīng)當(dāng)注意同時在憑證處理上加強檢索功能，按照全面性原則進行改進，保證能快速追查到業(yè)務(wù)源頭。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部情況建立與企業(yè)情況相符合的企業(yè)會計內(nèi)部控制制度，確保牽制職能落到實處。對于會計內(nèi)部控制制度工作中普遍涉及到財務(wù)管理的各個方面，選用經(jīng)過國家認(rèn)證的會計核算和監(jiān)督軟件，為企業(yè)提供短期或長期的一種可以適應(yīng)企業(yè)實際情況的戰(zhàn)略方針，防止在操作維護控制方面出現(xiàn)問題。

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（作者單位：沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院）