論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

張群榮（廣東省佛山市高明區滄江中學）

論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

張群榮
（廣東省佛山市高明區滄江中學）

檔案管理是學校日常管理中的一項主要組成部分，中學檔案管理工作直接關系學校的未來發展，并且學校的檔案記錄著學校日常管理以及教育工作開展的所有情況，這對學校的未來發展，校內教職工的工作開展有著借鑒和指導的作用。

有效性；檔案管理；重要性；中學

中學的檔案管理就是對學校開展的各項活動所形成的具有一定參考價值的聲像、圖表以及文字進行記錄。在檔案中可以真實地反映出學校在發展實踐過程中的全部內容，是上級進行管理的首要參考材料，因此中學檔案管理有著重要的地位。

一、中學檔案管理的主要內容

1.學生檔案

中學生學習過程中，所有與學生成長相關的資料都屬于檔案管理的內容。學校建立學生的檔案，也是為了展現出對學生展開教育的過程。學生檔案的內容具體包括：①學生本人的健康證明、文藝獲獎記錄、參加體育競賽名次、達到國家體育鍛煉的要求、參與體育活動的情況；②學生參與校內外單科競賽的記錄、升學考試的成績、畢業成績、在校期間每學期的考試成績；③有關入團或入黨的資料、個人愛好特長、懲罰情況、參與某種活動的獲獎情況證明、畢業登記表、個人操行評價等。

2.教學檔案

教學檔案主要是記錄一些學?，F有的課外活動以及實驗的設備完善情況、科研成果如何、教育工作怎樣等多方面的真實情況。教學檔案是評價一個學校教學水平好壞的依據，同時又是學校實現科學管理目標、教學質量分析、制定發展規劃、作出重大決策的重要依據。教學檔案的主要內容包括：學生在校外報刊文章發表的情況、參與各類競賽的獲獎情況；學生升留級記錄情況；教師教學重大事件記錄，教師任課情況；各種體育、文藝活動開展記錄；圖書館、實驗室工作紀律；班級工作紀律，學生教育活動、畢業留影材料；學校的教師在校外論文發表的情況；本校出版簡報、刊物記錄；各類典型的教案、公開課視頻、優秀教學經驗記錄；科技研究成果，以及研究開展的視頻、照片等；本校編制的教材、校內錄制的教學內容等。

3.黨政檔案

只要是與學校的思想教育工作相關的信息，在其形成的過程中所記錄下的文件都可以將其納入學校的黨政檔案管理范圍當中。黨政檔案為學校正確開展教育工作以及以黨的領導路線為基礎進行發展提供了依據。通過它可以最快地了解到學校的實際發展情況。中學黨政檔案主要包括：本校中具有保存價值的材料，比如財務方面的報表、出入賬登記冊、會計憑證等；學校的房地產證明、契據以及基建方面的文字圖紙與材料等；考勤表、教職工工作安排表、各類工作制度等；學校教職工工資調整、獎懲情況、人事任免等，團員、黨員的上級批復以及關系介紹信和存根等；本校的民主黨派、黨、政、工、團與其他組織之間的統計表，學校的會議記錄、工作安排等；學校對上級所發布的文件內容的執行情況以及是否在黨貫徹的方針的基礎下進行發展的等；上級所頒布的涉及學校教育工作、政治管理等多方面的文件材料及其執行情況等。

二、學校中學檔案管理的重要地位

1.學校價值觀與自身形象建設的一部分

學校建立的檔案是學校發展路途中所積攢下來的財富，它擁有豐富的文化底蘊。所以，合理地構建學校的檔案為學校自身的價值觀及其形象的建設提供了可靠的依據。目前，很多學校的發展越來越依賴于其構建檔案中的信息資源，建立中學檔案對有利于學校中存在的一些好人好事以及優秀的教職工及學生精神的宣傳，另外對創新教學方法、改善學校管理、維護自身合法權益等多方面都起到了重要的作用。在學校的檔案里保留并記錄了學校教育過程中所積累的優秀教學成果以及教學經驗，在這些檔案里面記錄了學校所有教職工多年的辛勤汗水，充分地展現了學校的整體水平，積累了教職工的勞動成果。學校檔案中存儲了學校多年發展以來的管理經驗以及獲得的教訓，這是在校教職工樹立自身形象、形成正確價值觀的寶貴財富。在檔案中也記錄了優秀教職工在學校的發展過程中所作出的貢獻，并匯集成了一種精神財富，是學校進一步發展的精神支持。對學校檔案信息的開發使用，這也是學校進行檔案管理的一項重要工作。它的開發與使用包括：開展學校檔案服務、檔案編研工作、編制檔案目錄等多種服務工作。只有充分利用學校的檔案信息，結合學校的各項教育活動的實際情況，這樣才能獲得進一步的發展。

2.學校價值觀與自身形象建立的依據與載體

學校的檔案是隨著學校發展而逐步建立起來的，是了解學校的第一手材料，這與學校的價值觀和自身形象的建立有著直接的影響關系。比如說，宏揚學校優秀教師的先進事跡、進行年終總結等都離不開學校的檔案記錄，學校的檔案記錄了學校的發展歷程，為學校建立正確的價值觀奠定了基礎，從這一點來看，學校的檔案管理為學校的價值觀以及自身形象的建立提供了重要的依據，學校的檔案在各學校之間以及學校的內部價值觀及自身形象的建立交流起著重要的媒介作用。所以，可以將學校的檔案看做是自身價值觀以及自身形象進行交流的載體。

3.學校價值觀與自身形象建設的歷史參考與借鑒

學校的檔案是隨著學校的發展逐步建立起來的，它記錄了學校從形成到發展至今的整個過程，是學校的重要信息資源。學校的價值觀及自身形象的建立離不開作為載體的學校檔案，檔案中積累了學校發展、建設的經驗。從學校的檔案中，可以看出學校近幾年的發展規律以及學校的特點。通過對學校檔案的仔細分析，可以全面了解學校教學改革發展的演變過程，以便更好地總結出如何建立價值觀與自身形象。

三、檔案管理的有效途徑

1.充分挖掘資源，加強檔案管理

學校的檔案是隨著學校的各項教育活動的展開直接形成的，它充分反映了學校的構建、科研、教學以及管理等方面的工作情況，積累了學校全體教職工的勞動結晶，是學校建設的重要資源，它為學校未來發展提供了重要的參考依據，為上級檢查提供了豐富的可靠材料，為學校進行教育教學改革提供了可靠的依據，擁有一定的利用價值。因此，學校的檔案管理人員要加強檔案的服務意識，以最熱情的服務態度為學校全體師生提供最優質的服務；所以要發散思維、開拓思路，編寫各類檔案信息材料，充實檔案資料信息，提高檔案的服務范圍以及利用價值。其次就是通過校園網來建立檔案信息資源庫，構建檔案網絡服務平臺，便于檔案信息在網絡平臺的共享。這是學校進行檔案管理的真實目的。

2.增強人員配備保證檔案管理工作順利進行

學校的檔案管理工作需要特定的人員去完成，所選的檔案管理工作人員可以是兼職也可以是專職，但無論選哪一方面的人，他們都必須具備良好的服務態度、較強的責任意識、遵守學校紀律、忠于學校領導、具有較高的政治覺悟。不可輕視對檔案管理人員的職業要求。如今檔案管理工作人員必須持有上崗證，學校應為檔案管理人員提供進修學習的機會，讓他們更好地掌握中學檔案管理所應具備的基本技能以及基礎知識，學校也要對檔案管理人員實行監督管理，提高他們的業務水平、文化素質以及政治理念。

3.完善檔案管理的制度

學校的檔案管理是學校發展過程中的一項重要組成部分，如果沒有一項嚴格制度進行監制，那么很難確保學校的檔案管理工作順利展開。學?？梢灾贫ㄒ恍稒n案借閱、查閱制度》等，使得學校的檔案管理逐步走向規范化。在制定制度的時候，我們需要注意以下幾點：首先要注意編制的制度是否實用、可靠，然后在實施的過程中不斷進行完善；其次所制定的規章制度必須做到有序化，對學校所建立的檔案進行分類管理，形成體系。做好檔案管理過程中信息的移交與接受的任務，對于移交到學校綜合檔案室的案卷要建立相當明確的賬目，實行交接有清冊；最后則是根據相關要求來規范檔案案卷。從檔案材料所用的紙到之后的收集、管理以及編目等，都力求實現科學管理、統一要求。

4.學校領導加以重視

學校的檔案就是在學校開展教研、黨政管理等各種活動開展的記錄，通過用聲像、圖表以及文字等多種形式記錄其形成過程。中學的檔案又可以分為聲像檔案、會計檔案、科技檔案、教學檔案以及文書檔案等，是國家檔案的一項重要內容，對學校的檔案信息進行統一標準的管理，任何人或者是部門單位都不能拒絕歸檔或者是將其看做是己有，這是《中小學生檔案管理暫行辦法》中特別強調的，同時也是《檔案法》中所明令提出的。所以，學校的領導應該給予足夠的關注，將學校的檔案管理工作放到其應有的位置，并將檔案管理工作納入學習規劃建設的范圍中，實現有總結、有檢查、有計劃地管理，使得學校所建立的檔案能夠更好地為學校服務。學校的檔案管理工作的好壞主要取決于領導的態度，只有得到領導的支持及檔案管理工作人員的配合，學校建立完整的網絡平臺以及健全的規章制度，才能真正做到檔案管理的穩定有序，才能使檔案管理的工作處于良性發展的狀態。所以，學校領導的關注是促進檔案管理完善的關鍵，否則將會是寸步難行。

總之，學校要不斷地完善檔案管理工作，努力為學校的發展提供更好的教學服務，促進學校獲得更好的發展。同時，學校也應該加強對檔案管理的重視程度，不斷地發現并及時地完善檔案管理工作中存在的一些不足，創新檔案管理的方式，以真正實現學校的進一步發展。

［1］董靜.加強和改進中學檔案管理的思考［J］.檔案與建設，2012（11）.

［2］李曉葉.對中學檔案管理工作的思考［J］.信息系統工程，2011（1）.

［3］陳傳榮.論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑［J］.商，2015（40）.

·編輯薄躍華