如何完善辦公室的綜合管理工作

吳廣平

摘 要：辦公室承擔著上下信息溝通、組織協(xié)調等多項功能，對企業(yè)工作效率有著重要影響。在辦公室的管理工作中，其內容十分繁雜，涉及到企業(yè)的方方面面，辦公室管理工作水平與辦公室功能發(fā)揮有著密切關系。本文就在闡述辦公室管理工作問題的基礎上，提出綜合管理工作完善的有效措施，以為企業(yè)辦公室工作的良好開展提供幫助。

關鍵詞：辦公室；管理工作；問題；綜合管理

辦公室是為公司其它部門提供管理服務的綜合性部門，承擔著許多職責，包括溝通樞紐職責，負責上下級信息溝通；督辦職責，負責收文發(fā)集中管理與落實督辦；服務職責，負責公司的后勤保障組織；參謀職責，負責為領導決策提供信息參考和建議等。但當前辦公室管理還存在許多問題，采取合適措施解決問題，完善辦公室綜合管理工作，有著重要意義。

一、辦公室管理工作存在的問題

（一）工作目標問題

在辦公室管理工作當中，工作目標不明確現(xiàn)象十分普遍，導致工作缺乏有效計劃，影響工作效率。工作目標不明確主要體現(xiàn)在兩個方面：一是辦公室整體層次上，沒有總體工作目標和計劃，辦公室工作的方向、程度與方法等都模糊不清。二是辦公室各個崗位人員方面，對自身崗位認識不到位，被動地聽從安排進行工作，缺乏工作主動性，工作沒有目標和規(guī)劃。

（二）工作職責問題

在辦公是管理工作中，工作職責劃分不清也是一個較為顯著的問題，具體包括：第一，沒有分清服務對象，辦公室不僅僅是為領導層服務的，基層也是辦公室服務的重要對象，但是實際當中，大多辦公室側重于服務領導，對基層服務質量較差。第二，崗位精細化水平較低，許多崗位多由其它人員兼職的，有些崗位之間存在交叉重疊，同時又有部分崗位存在空白，各個崗位之間職責不清，溝通不力，降低了辦公室管理效率[1]。

（三）工作人員問題

在辦公室工作人員當中，受工作理念、個人素質等因素影響，在實際工作當中，存在著缺乏積極性，服務態(tài)度不夠熱情，工作拖沓、互相推諉等各種不良現(xiàn)象，對辦公室本身職能的發(fā)揮造成了嚴重阻礙。

二、辦公室綜合管理工作完善措施

（一）完善辦公室綜合管理的相關制度

良好的制度是辦公室綜合管理工作有效開展的重要依據，是提高工作水平的有效措施。在辦公室綜合管理工作中，其內容十分繁雜，如果沒有良好的制度，就會出現(xiàn)工作混亂無序的情況，因此，完善辦公室綜合管理的相關制度十分必要。

在辦公室綜合管理制度的完善中，需要充分結合辦公室工作的實際情況，借鑒其它成功的制度經驗，并征集辦公室人員的相關意見，制定出規(guī)范、科學的管理制度，明確辦公室工作的程序和職責，確保辦公室工作的有序、高效開展，從而為其它部門提供優(yōu)質的服務。

（二）做好辦公室與其它部門間的協(xié)調

組織協(xié)調是辦公室的一個重要職能，主要包括對外聯(lián)絡和內部其它部門間的協(xié)調，具體完善措施有：

首先，在對外聯(lián)絡協(xié)調方面。對外聯(lián)絡協(xié)調根據聯(lián)絡對象的不同，可以分為橫向、縱向協(xié)調兩種，在聯(lián)絡協(xié)調過程中，辦公室人員要注重自身形象，做好信息共享、保證信息的時效性，在維護企業(yè)形象的同時，為企業(yè)創(chuàng)造良好外部環(huán)境，贏得各個方面的大力支持，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

其次，在內部部門協(xié)調方面。辦公室與其它內部部門之間是相互補充、相互作用的，在日常工作中，辦公室要與內部部門間建立良好的溝通、協(xié)調機制，第一時間完成相關工作命令、匯報文件等的下達或上交，并做好內部部門彼此間矛盾的調解，使基層更好領會工作要求、領導層對日常工作情況有全面、實時的了解，從而確保決策與執(zhí)行的有效性，促進企業(yè)的發(fā)展與進步[2]。

（三）加強辦公室人員整體素質的培訓

辦公室人員素質水平是決定辦公室綜合管理工作效果的重要因素，因此，加強對辦公室人員整體素質的培訓十分必要，具體培訓要點包括：

首先，業(yè)務能力的培訓。業(yè)務能力是工作人員高效、準確完成辦公室工作任務的基本保障，對工作效率、效果起著重要影響。在業(yè)務能力的培訓中，要根據辦公室工作內容開展針對性的培訓，并加強對人員基本能力的考核，提升人員對工作方法、工作思路的掌握水平，從而實現(xiàn)業(yè)務能力的提高。

其次，工作態(tài)度的培訓。辦公室工作是瑣碎、枯燥的，長期的重復性工作會使人員出現(xiàn)煩躁、應付等情況，對辦公室工作造成嚴重不良影響。因此，必須加強對人員工作態(tài)度的培訓，提高其工作責任心，以認真、嚴謹的態(tài)度對待工作，培養(yǎng)其良好服務意識，保證辦公室服務職能的有效實現(xiàn)。

（四）創(chuàng)新辦公室綜合管理工作的方法

在現(xiàn)代社會中，辦公室工作方式已經與過去有了很大程度改變，創(chuàng)新工作方式，是提高辦公室綜合管理工作水平的重要保障。在工作方法創(chuàng)新中，主要是加強對信息化技術的應用，運用先進的辦公軟件、設備，建立統(tǒng)一的辦公室管理系統(tǒng)，提高信息傳輸和處理效率，實現(xiàn)信息共享，節(jié)省文件傳遞所需時間，確保文件按時傳達，提高工作效率，保證工作質量[3]。

三、結語

綜上所述，辦公室管理工作在企業(yè)中占據著十分重要的地位，加強對辦公室管理工作的研究有著重要意義。在當前辦公室管理工作中，還存在一些問題，比如目標不明確、職責不清、人員素質低等，影響了辦公室功能發(fā)揮，對此，采取有效的完善措施，提升辦公室管理工作，是企業(yè)應當關注的內容。

參考文獻：

[1]陳飛飛.淺析如何做好辦公室的綜合管理工作[J].東方企業(yè)文化，2013，06：103.

[2]沈雪明.提高工作效率提升管理服務能力——淺談如何提高綜合辦公室的工作效率[J].辦公室業(yè)務，2013，21：1-2.

[3]唐麗.試論如何做好辦公室綜合管理工作[J].辦公室業(yè)務， 2014，05：9.