如何提高辦公室工作的科學化水平

李玲　劉超

摘 要：辦公室做為綜合辦事機構，既是保證單位各項工作正常運轉的樞紐，又是承上啟下、協調左右、連接內外的橋梁紐帶。可以說辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。

關鍵詞：辦公室工作； 科學化；潛力

一、堅持樹立三種“意識”

一是“全盤意識”。辦公室工作無小事，任何一個看似很小地事情，稍有懈怠，就會造成不良影響乃至嚴重后果。辦公室日常工作千頭萬緒，在遇到局部利益和整體利益的矛盾時，一定要通盤考慮，做到“以大局為重”。因此，在謀劃辦公室工作時，務必緊緊圍繞上級決策部署履行職能，在指導思想上強化“中心”意識，在工作安排上突出“中心”位置，在具體措施上保障“中心”地位。要在腦中要時刻緊繃“全盤”這根弦，在胸中活放一盤棋。想問題應當站得更高一些，辦事情應當更超脫一些，善于把本部門工作置于全單位發展的大局中來思考謀劃。要心中抓住一條主線，理清思路抓大事，著重抓工作中的主要矛盾，分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，特別是重大的事要清醒，關鍵的事要沉著，困難的事要堅定，突發的事要冷靜，才能真正做到忙而有序、全盤推進。

二是“質量意識”。質量意識是辦公室工作的關鍵，也是做好辦公室工作的根本，更是每一名辦公室工作人員應該具備的基本素質。辦公室工作不能停留于一般標準、一般的要求，必須堅持高標準、嚴要求。尤其是要高度重視細節，細微之處顯真情，細微之處顯人品，細微之處顯質量。辦公室不論辦文、辦事，都要嚴格地遵守程序，盡量把每一項工作、每一個細節都做得盡善盡美：辦文要辦成美文佳作，辦會要辦得圓滿成功，辦事要辦得無可挑剔。每位同志一定要把質量放在第一位，增強工作的精品意識，一切以高標準要求，一切向一流看齊，務求把每一項工作做實、做細、做好。

三是“規則意識”。所謂規則意識，是指發自內心的、以規則為自己行動準繩的意識。辦公室工作由于其工作崗位的獨特位置，具有一定的工作權限，加之服務對象的復雜性，更加需要增強“規則意識”，提高工作的規范化水平。要全面掌握現行有效的工作依據。辦公室工作相應職責涉及的工作依據較多，而且涉及多層次的工作依據。而相應的工作職責的履行必須做到“有章可循”，這就需要辦公室對工作依據及時搜集、清理、匯編，做到心中有譜。要注重對辦公室工作人員“規則意識”的培養。再好的規定，如果得不到好的執行無異于一紙空文。要結合單位管理的各項要求，繼續強化對辦公室工作人員執行規則的自覺性、嚴謹性的培養，使辦公室人員辦事依規而行，使工作過程成為“驗證規則”、打造“規則人、規則團隊”的過程。

二、切實做好兩個“轉變”

一要轉變職能類型。辦公室是領導的參謀和“智囊團”。當參謀貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，力求參到點子上，謀到關鍵處，要從被動辦理事務轉變為主動參謀服務。要抓住領導關注、基層關心、輿論關切的問題，早研究、早準備、早建議，多出好主意。對影響單位發展的重大事項，要有自己的真知灼見，對可能存在的風險也要對領導及時提醒，當好大參謀，搞好大服務，對領導盡責，對群眾負責。通過轉變讓辦公室真正從以往局限于事務性辦文辦事、接待服務、協助保障等常規性工作，轉變為既辦文辦事又參與出謀獻策的參謀助手，實現由參與主導型向參謀主導型的轉變。

二要轉變工作作風。作風不牢，地動山搖。要做好辦公室工作，必須堅持實事求是的作風；堅持說實話、辦實事，誠懇做人，不擺花架子，不做表面文章，憑真抓實干，靠真才實學，求真功實績。要發揚雷厲風行的作風，對既定的各項目標、措施、任務落實要不折不扣、迅速到位，絕不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。對領導交辦的事情，要快辦、辦好；對基層反映的問題，要認真分析，及時匯報；對上級下達的指示，要準確記錄，及時傳達。同時，要有強烈的事業心和責任感，增強工作時效性，切實做到腳踏實地、真抓實干、力戒浮夸。

三、注重挖掘三股“潛力”

一要深挖創新潛力。辦公室工作貴在主動，貴在創新，是潛力挖掘的核心。一是理念創新。針對新情況、新問題，樹立以服務中心發展大局為核心，以人為本、弘揚傳統與開拓創新相結合的新型服務理念；二是辦公技術創新。不斷更新和使用辦公自動化技術、網絡技術、數據庫技術等先進的辦公設備、辦公手段，加快辦公室工作的信息化、數字化進程，提高辦公效率和工作質量；三是思維創新。辦公室工作要始終關注單位發展的趨勢，立足于對單位發展的超前把握，在工作的科學性上體現主動服務，做到計劃性和靈活性相結合。通過不斷創新，讓辦公室工作不斷取得新的發展優勢，永葆動力和活力。

二要深挖人力資源潛力。開發辦公室人員的潛能，提高個人的素質，調動個人的積極性，發揮好每個個體的作用是做好辦公室工作的基礎。要通過教育、培訓、激勵和使用等途徑，使辦公室人員樹立終身學習的思想，努力掌握新知識，成為術業有專攻的“專家”和博聞強記的“雜家”。在學習內容上，要學習文書學、秘書學、邏輯學、應用寫作、行政管理、保密等相關知識。同時，還要廣泛涉獵黨史、哲學、法律、金融、財稅等方面知識，不斷拓寬知識領域，更新知識結構，增強分析解決問題的能力和綜合協調能力，不斷提高單兵作戰能力。

三要深挖團隊潛力。團隊建設的好壞，是凝聚力和戰斗力的充分體現。只有建設一支敢打能拼，勇于“亮劍”的堅強集體，才能為單位提供更加優質高效的服務。一是強化團結協作意識。同事之間要自覺擰成一股繩，堅持分工不分家，互相關心、互相支持、互相尊重，平時多交心，遇事多通氣，真正做到心往一處想，勁往一處使。二是強化集體榮譽意識。要把增強辦公室人員的集體榮譽感作為辦公室建設的重要抓手，使長勁、使實勁、使狠勁，努力創造辦公室風清氣正、創優爭先、團結和諧、共謀發展的良好局面。三是強化“家”的意識。辦公室人員在一起工作是難得的緣分，應當十分珍惜，以誠相見、以善相待，齊心協力把工作任務完成好，在辦公室營造“家”的氛圍。

綜上，辦公室工作在新形勢下面臨著新的形勢和挑戰，只有不斷銳意創新，轉變觀念，深挖潛力，辦公室工作的科學化水平才能邁上新臺階，才能為推動單位發展做出更大的貢獻。