高校財(cái)務(wù)檔案管理與利用探索

程靖

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是高校發(fā)展過(guò)程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的真實(shí)記錄，是高校檔案的重要組成。文章認(rèn)為與高校其他檔案資料相比較，財(cái)務(wù)檔案有其獨(dú)特性，實(shí)物憑證多，查詢利用率高，應(yīng)有針對(duì)性地對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案實(shí)施專業(yè)管理，才能做好高校財(cái)務(wù)檔案的管理與利用。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；管理；利用

高校財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校發(fā)展過(guò)程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的真實(shí)記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨(dú)特性，實(shí)物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來(lái)出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)檔案庫(kù)藏劇增，給檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低是權(quán)衡一個(gè)高校綜合水平的一項(xiàng)非常重要的指標(biāo)，所以，做好高校財(cái)務(wù)檔案管理是建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理體系的重要工作之一。

1 高校財(cái)務(wù)檔案組成

從中國(guó)現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理體系來(lái)看，高校財(cái)務(wù)檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會(huì)計(jì)核算材料，主要包括：①會(huì)計(jì)憑證。②賬本。③工資津貼表。④財(cái)務(wù)報(bào)告。⑤銀行存款對(duì)賬本。⑥余額調(diào)節(jié)表。⑦會(huì)計(jì)檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財(cái)務(wù)收入收據(jù)，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)。②單位往來(lái)款票據(jù)。③學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)。④校內(nèi)收據(jù)。⑤服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等實(shí)物票據(jù)。[1]

2 高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

2.1 真實(shí)性。高校財(cái)務(wù)檔案是記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料。學(xué)校發(fā)展過(guò)程每單經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據(jù)憑證及時(shí)真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時(shí)候出現(xiàn)任何與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系活動(dòng)的憑證都必須是真實(shí)有效的，財(cái)務(wù)檔案保存的就是高校所有財(cái)務(wù)往來(lái)的直接證據(jù)。

2.2 專業(yè)性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是一門專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，財(cái)務(wù)檔案因其專業(yè)性特點(diǎn)，必須由財(cái)務(wù)部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊(cè)歸檔，根據(jù)現(xiàn)行管理制度要求和實(shí)際需要須在財(cái)務(wù)管理部門管理保管1到2年后才會(huì)將實(shí)物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對(duì)一般的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)歸檔后的財(cái)務(wù)檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。

2.3 利用性。高校財(cái)務(wù)檔案在高校檔案利用過(guò)程中，是利用率比較高的。它可分為兩個(gè)階段：第一階段是在財(cái)務(wù)部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財(cái)務(wù)內(nèi)部審核、結(jié)算和相關(guān)業(yè)務(wù)查詢；第二階段是移交學(xué)校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計(jì)、財(cái)務(wù)、總務(wù)、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學(xué)生等個(gè)人需要查找相關(guān)財(cái)務(wù)憑證展開服務(wù)的。特別是每年的高校財(cái)務(wù)審查、不同層級(jí)和目的的審計(jì)等都需要大量查閱財(cái)務(wù)憑證，以便一一核證相關(guān)問(wèn)題。所以說(shuō)高校財(cái)務(wù)檔案具有較高的利用性。

3 高校財(cái)務(wù)檔案管理措施管見

3.1 單獨(dú)設(shè)立財(cái)務(wù)檔案館藏庫(kù)房或財(cái)務(wù)檔案館藏專柜，專門收藏財(cái)務(wù)檔案，實(shí)施專項(xiàng)管理。這是根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、專業(yè)性和利用性三大特點(diǎn)而提出的具有針對(duì)性的管理措施之一，它不同于學(xué)校日?；顒?dòng)和管理產(chǎn)生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復(fù)制的特點(diǎn)，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會(huì)造成無(wú)法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個(gè)重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和硬件、經(jīng)費(fèi)等因素，對(duì)高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財(cái)務(wù)檔案設(shè)置獨(dú)立的庫(kù)房或?qū)９?，只是任由檔案館人員根據(jù)現(xiàn)有的庫(kù)房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯(cuò)放或丟失，造成不可挽回的損失。

3.2 遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)特性，科學(xué)制定管理規(guī)范與查閱流程。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是每個(gè)工作日都會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)憑證的，時(shí)間性強(qiáng)，業(yè)務(wù)量大，實(shí)物憑據(jù)大小長(zhǎng)短不一，卷宗多，歸檔后只有進(jìn)行有效管理，才能達(dá)到方便查閱利用。

（1）按編年目錄有序上架歸檔。財(cái)務(wù)專用庫(kù)房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準(zhǔn)，排列方法按S走向排列，上架。每個(gè)檔案柜都要做好標(biāo)簽，注明該柜財(cái)務(wù)檔案的年份、排列序號(hào)等說(shuō)明，基本要求是做到一個(gè)小標(biāo)簽就是該柜子卷宗的小說(shuō)明書。

（2）柜內(nèi)組件編目要詳細(xì)明了，一目了然。財(cái)務(wù)實(shí)物的賬本、附件等財(cái)務(wù)檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標(biāo)簽說(shuō)明，標(biāo)準(zhǔn)是做到打開柜子，面對(duì)一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來(lái)不費(fèi)工夫，提高利用效率。

3.3 加強(qiáng)檔案專業(yè)人員財(cái)務(wù)知識(shí)的提高。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性特點(diǎn)較強(qiáng)的工作，一般是由財(cái)務(wù)人員收集、整理、編造卷宗，在財(cái)務(wù)部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財(cái)務(wù)工作人員整理財(cái)務(wù)實(shí)物憑據(jù)時(shí)一般都只是按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說(shuō)的財(cái)務(wù)檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來(lái)困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因?yàn)闄n案工作人員一般都是非財(cái)務(wù)專業(yè)的，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)物憑據(jù)造冊(cè)歸檔不太熟悉，這種雙向知識(shí)性差異導(dǎo)致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因?yàn)椴皇煜へ?cái)務(wù)知識(shí)，在財(cái)務(wù)檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財(cái)務(wù)檔案而需要財(cái)務(wù)人員配合的尷尬局面。所以，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，與加強(qiáng)檔案人員的財(cái)務(wù)知識(shí)普及都是非常必要的，還要?jiǎng)?chuàng)造條件積極促進(jìn)高校財(cái)務(wù)和檔案部門的業(yè)務(wù)交流，使財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。

4 做好高校財(cái)務(wù)檔案利用的幾點(diǎn)技巧

4.1 提高檔案利用的質(zhì)量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復(fù)印等利用，不外借，財(cái)務(wù)檔案更不例外。財(cái)務(wù)檔案利用率最高的是財(cái)務(wù)憑證，高校財(cái)務(wù)每年都會(huì)遇到學(xué)校財(cái)務(wù)部、審計(jì)處、高校上級(jí)財(cái)務(wù)主管部門等的審查，高校設(shè)備、后勤等部門及學(xué)生、老師對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查詢利用。尤其是審計(jì)部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據(jù)復(fù)印是查詢過(guò)程中常遇到的難題之一。因財(cái)務(wù)檔案的特殊性，實(shí)物憑證一卷的厚度達(dá)3厘米，而且長(zhǎng)短大小不一，參差不齊，復(fù)印難度大，每次復(fù)印出來(lái)，很難達(dá)到工作需要的標(biāo)準(zhǔn)。但隨著科技的進(jìn)步，電子影像技術(shù)，甚至是手機(jī)也可以被應(yīng)用到檔案利用工作中來(lái)。如面對(duì)需要復(fù)印的憑證，可以用相機(jī)或手機(jī)把憑證拍攝成照片，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)诫娔X，再利用計(jì)算機(jī)合成WORD文檔，經(jīng)過(guò)PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁(yè)面修正、黑白對(duì)比度的調(diào)整等技術(shù)手段的處理，一份清晰完整的財(cái)務(wù)憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。

4.2 財(cái)務(wù)憑證查詢前后的歸檔技巧。財(cái)務(wù)檔案查詢、審計(jì)部門的審計(jì)，所涉及的原始憑據(jù)少則一個(gè)月，多則一年，甚至好幾年，有時(shí)搬出來(lái)的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復(fù)始的反復(fù)查詢利用，要求歸檔上架要恢復(fù)如初，才能為下一次的查詢工作提供準(zhǔn)確無(wú)誤的服務(wù)。下面就財(cái)務(wù)憑證利用前后的查找、歸檔上架的實(shí)際工作技巧做一些介紹。

①整理。面對(duì)需要審計(jì)的憑證，管理人員需要預(yù)先根據(jù)查詢或?qū)徲?jì)者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對(duì)無(wú)誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計(jì)或者利用的部門工作人員使用），然后根據(jù)清單去庫(kù)房查找實(shí)體憑證。如果遇到卷宗錯(cuò)放號(hào)碼年份排列不順等情況，則需要對(duì)憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計(jì)一批多年上百卷的，管理人員必須提前準(zhǔn)備多個(gè)箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。

②憑證利用后歸檔。憑證審計(jì)后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計(jì)數(shù)量較大，加上現(xiàn)實(shí)庫(kù)房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時(shí)就非常容易出錯(cuò)，會(huì)給下次利用帶來(lái)困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對(duì)上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號(hào)必須相同。c.核對(duì)上架憑證年、月、卷號(hào)和憑證盒編號(hào)必須相同，無(wú)誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對(duì)憑證號(hào)是否相連，做到利用一次核對(duì)一次，不能絲毫有差錯(cuò)。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進(jìn)2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對(duì)2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)，影響工作效率。

萬(wàn)事就怕認(rèn)真，做財(cái)務(wù)檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時(shí)要多加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)管理的財(cái)務(wù)庫(kù)房和專柜做到了如指掌，才能把此項(xiàng)工作做得有條不紊。無(wú)論遇到多大量的財(cái)務(wù)審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1]戴敏，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及解決辦法[J].中國(guó)證券期貨，2013年第4期

（作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院檔案館 來(lái)稿日期：2015-10-17）