試論電網(wǎng)工程項(xiàng)目的溝通管理

摘要：項(xiàng)目溝通是項(xiàng)目管理工作中不可缺少的內(nèi)容，電網(wǎng)工程項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，使得項(xiàng)目的目的能夠?qū)崿F(xiàn)。文章對(duì)電網(wǎng)工程溝通管理中的基本特性和溝通管理在電網(wǎng)工程項(xiàng)目中的具體作用進(jìn)行了分析，同時(shí)探討了如何實(shí)現(xiàn)更加有效、更加科學(xué)的溝通管理方式及如何建立電網(wǎng)工程管理中的相關(guān)溝通體系等。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)工程項(xiàng)目；溝通管理；溝通體系；項(xiàng)目溝通；項(xiàng)目管理 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：F27 文章編號(hào)：1009-2374（2016）07-0166-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.07.084

所謂的工程管理指的就是通過(guò)一定的措施將各種管理功能充分發(fā)揮，使得工作人員的工作積極性得到調(diào)動(dòng)，同時(shí)使得資源的利用率和效能大大提高，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一個(gè)過(guò)程。工程管理是離不開(kāi)溝通工作的。常說(shuō)的溝通指的就是人和人、人和企業(yè)及企業(yè)之間在思想和信息上通過(guò)交換和共享的方式從而實(shí)現(xiàn)交流的全過(guò)程。溝通工作對(duì)于任何一項(xiàng)任務(wù)來(lái)說(shuō)都是十分重要的。具體表現(xiàn)在為項(xiàng)目決策和計(jì)劃提供準(zhǔn)確的信息，在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，隨時(shí)保證意外的發(fā)生，保證項(xiàng)目的正常運(yùn)行；作為組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)的各種數(shù)據(jù)及計(jì)劃內(nèi)容詳細(xì)的紀(jì)錄下來(lái)，方便于以后的查閱；能夠改善人際關(guān)系構(gòu)建項(xiàng)目管理團(tuán)，溝通是人類(lèi)的一種本能，即使在工作中也不能缺少溝通，良好的溝通有利于團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，能讓項(xiàng)目更好的實(shí)施；溝通也是管理人員成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要條件，管理人員與被管理人員建立良好的關(guān)系，能夠方便其管理，上下階層之間即使在工作之中也不是完全只依靠工作內(nèi)容就能建立其良好的關(guān)系的，這就需要管理人員將溝通的學(xué)問(wèn)用在其中。我國(guó)的電網(wǎng)建設(shè)企業(yè)想要在我國(guó)建設(shè)事業(yè)日益發(fā)展的今天獲得一定的地位，就必須不斷加強(qiáng)工程管理的力度，同時(shí)還要建立相應(yīng)的工程管理溝通系統(tǒng)。

1 電網(wǎng)工程管理項(xiàng)目中溝通管理的重要性

目前，現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)系統(tǒng)中有著九大知識(shí)領(lǐng)域，項(xiàng)目溝通管理就是其中重要的一個(gè)領(lǐng)域之一。項(xiàng)目溝通管理之所以會(huì)成功，是離不開(kāi)人、想法和信息的。所以，項(xiàng)目溝通管理對(duì)這三者進(jìn)行了有效的連接和結(jié)合。只要是和項(xiàng)目有關(guān)的任何人，都要隨時(shí)準(zhǔn)備好用項(xiàng)目語(yǔ)言的方式進(jìn)行信息的發(fā)送和接收工作，同時(shí)還要對(duì)本人參與溝通后會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成怎樣的影響有清醒的認(rèn)識(shí)。在項(xiàng)目管理的工作中，雖然溝通對(duì)于項(xiàng)目的影響是相對(duì)比較隱形的，但是溝通對(duì)于項(xiàng)目的作用卻是不容忽視的。溝通對(duì)于項(xiàng)目的作用主要有以下四個(gè)方面：

1.1 溝通為項(xiàng)目管理提供決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)

項(xiàng)目組的成員要想使得做出的決策是正確的，就必須依靠準(zhǔn)確、完整及及時(shí)的信息，作為決策的基礎(chǔ)。同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)于項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部的信息進(jìn)行有效的處理和加工，使得這些數(shù)據(jù)為決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。

1.2 溝通是項(xiàng)目管理實(shí)行組織管理和控制管理的重要依據(jù)和重要手段

在項(xiàng)目組的內(nèi)部，如果缺少良好的信息溝通或者信息不夠明確，這樣就無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的科學(xué)管理。同時(shí)只有通過(guò)信息上的有效溝通，項(xiàng)目組的成員才能更好地了解各個(gè)方面的情況，這樣科學(xué)管理才會(huì)有所依據(jù)，項(xiàng)目組成員的組織工作效率才能有所提高。

1.3 溝通是項(xiàng)目管理建立和完善人際關(guān)系不可或缺的條件

很多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體和組織是通過(guò)信息的溝通和意見(jiàn)的交流最終實(shí)現(xiàn)了貫通，成為了一個(gè)系統(tǒng)的整體。信息溝通不僅是個(gè)人心理交流的需要，使得人們的思想、感情和態(tài)度能得到有效的交流，同時(shí)進(jìn)行有效的信息溝通，可以對(duì)人和人、人和組織之間的沖突進(jìn)行改善。

1.4 溝通是項(xiàng)目管理中項(xiàng)目經(jīng)理取得成功領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵手段

項(xiàng)目經(jīng)理主要通過(guò)各種有效的途經(jīng)將自己的管理意圖傳達(dá)到下級(jí)工作人員，并通過(guò)下級(jí)工作人員的理解和執(zhí)行實(shí)現(xiàn)管理。如果項(xiàng)目經(jīng)理和下級(jí)工作人員的溝通不夠通暢，下級(jí)工作人員就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖理解上出現(xiàn)偏差，由于沒(méi)有按照經(jīng)理的原本意圖進(jìn)行工作，使得項(xiàng)目出現(xiàn)混亂，甚至失敗的局面。所以項(xiàng)目經(jīng)理要提高自身的溝通能力，這樣領(lǐng)導(dǎo)才能更加科學(xué)。由此，溝通作為整個(gè)電網(wǎng)工程項(xiàng)目中很重要的環(huán)節(jié)，無(wú)論是項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)的交流，還是信息的流動(dòng)，都是十分重要的，都可以實(shí)現(xiàn)高效管理的目的。在每個(gè)項(xiàng)目初期，靈感的產(chǎn)生是很常見(jiàn)的，而溝通工作顯得尤為重要，只有通過(guò)溝通大家才能達(dá)成共識(shí)。在執(zhí)行項(xiàng)目的時(shí)候，要結(jié)合實(shí)際的需要，通過(guò)溝通工作使得項(xiàng)目的進(jìn)展更加順利，同時(shí)也可以通過(guò)溝通實(shí)現(xiàn)決策的正確性和科學(xué)性。在后期的項(xiàng)目總結(jié)的時(shí)候，通過(guò)溝通可以總結(jié)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和教訓(xùn)，使得成功的經(jīng)驗(yàn)可以得到有效的分享。

2 實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)工程項(xiàng)目的有效溝通管理的措施

領(lǐng)導(dǎo)者給下級(jí)工作人員所提供的信息，直接決定了下級(jí)員工溝通的有效性和是否能成功。所以，為了使得溝通成功的可能性更大，要保證領(lǐng)導(dǎo)者所提供的信息是符合下級(jí)工作人員的理解能力的。實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)工程項(xiàng)目溝通更加有效地管理措施主要有八個(gè)方面：

2.1 雙向溝通需要高度重視

只有加強(qiáng)雙向溝通，信息發(fā)送者才能對(duì)于信息的實(shí)際情況有所了解，接收者也能有效解決接受過(guò)程中的困難和問(wèn)題。

2.2 綜合運(yùn)用多種溝通渠道

項(xiàng)目組織可以對(duì)多種溝通渠道進(jìn)行有效地利用，這樣溝通的整體水平才能有所提高，同時(shí)電網(wǎng)企業(yè)之間是存在著很多的共同之處的，所以可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。

2.3 對(duì)語(yǔ)言文字正確運(yùn)用

根據(jù)溝通對(duì)象的語(yǔ)言交流情況，選擇適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言文字形式，同時(shí)溝通要做到簡(jiǎn)明扼要和意思明晰。這樣接收者才更加容易理解，溝通的效果也會(huì)更好。

2.4 要有目的地進(jìn)行溝通

項(xiàng)目人員在溝通之前要搞清楚溝通的目的，這樣才能有效地避免無(wú)意義的嘮嗑和無(wú)效的溝通情況。

2.5 對(duì)溝通環(huán)境考慮充分

尤其對(duì)于溝通背景和溝通情況的了解十分重要，這樣溝通所用的信息才能更加符合具體的情況。

2.6 信息的追蹤和反饋要高度重視

信息的溝通反饋也是很重要的，要對(duì)下屬足夠了解，這樣反饋所得的信息才有用。

2.7 溝通要避免無(wú)休止的爭(zhēng)論

在溝通的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)爭(zhēng)論的現(xiàn)象，而爭(zhēng)論不但形不成有效的結(jié)論，同時(shí)還會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，所以要實(shí)現(xiàn)有效的溝通。在此期間，項(xiàng)目經(jīng)理要在爭(zhēng)論過(guò)程中發(fā)揮自身的權(quán)威性，使得自己對(duì)項(xiàng)目的決策權(quán)得到有效的實(shí)現(xiàn)。

2.8 溝通的現(xiàn)代工具要高效

目前溝通工具種類(lèi)繁多，電子郵件和項(xiàng)目管理軟件都可以實(shí)現(xiàn)有效的溝通，同時(shí)溝通雙方的距離也會(huì)拉近，這樣就可以減少了一些不必要的面談活動(dòng)和會(huì)議。

3 建立電網(wǎng)工程項(xiàng)目管理中的溝通體系

一個(gè)完整且有效的溝通管理體系包括了很多方面，如溝通計(jì)劃的編制、信息的分發(fā)、績(jī)效報(bào)告工作及管理收尾工作等等。具體如下：

3.1 編制溝通計(jì)劃

溝通計(jì)劃的編制十分重要，具體包括項(xiàng)目干系人信息的確定及溝通的各種需求、什么信息及怎樣提供信息給接收者等。

3.1.1 溝通的需要。溝通需要包含了項(xiàng)目干系人所有的信息需求。也正是對(duì)于項(xiàng)目信息的成功的溝通，使得項(xiàng)目資源得到了有效的擴(kuò)大。基本上信息溝通必須有四個(gè)條件：第一，項(xiàng)目組織和干系人的責(zé)任關(guān)系，只有確立了明確的關(guān)系才能進(jìn)行流程上的運(yùn)作；第二，設(shè)計(jì)項(xiàng)目的規(guī)定、部門(mén)和專(zhuān)長(zhǎng)，設(shè)立相關(guān)的制度和規(guī)定才能有效的運(yùn)行；第三，關(guān)于參與項(xiàng)目的人數(shù)和地點(diǎn)，確定項(xiàng)目的人數(shù)，有效地預(yù)測(cè)項(xiàng)目運(yùn)行的情況；第四，外部信息需求，對(duì)外的媒體和其他方面單位進(jìn)行溝通。

3.1.2 溝通技巧。溝通技巧十分重要，要確保信息的及時(shí)性、技術(shù)的可用性及項(xiàng)目人員配置的合理性等。溝通技巧能否有效地利用，決定了溝通的最終成效。項(xiàng)目要素與來(lái)回傳遞信息的技術(shù)和方法差別較大，從簡(jiǎn)單的談話交流到正規(guī)的會(huì)議，日常的書(shū)面文檔紀(jì)錄和在線進(jìn)度的計(jì)劃數(shù)據(jù)庫(kù)都可能影響項(xiàng)目溝通技術(shù)的正常運(yùn)行，其中的因素有不斷的更新信息，采用簡(jiǎn)單快捷的方式滿足事發(fā)的變更性，定期發(fā)布書(shū)面的報(bào)告，加強(qiáng)溝通系統(tǒng)的透明度；開(kāi)展探討研究專(zhuān)會(huì)，創(chuàng)新適合的現(xiàn)有體系技術(shù)或者對(duì)項(xiàng)目的授權(quán)變更；提高項(xiàng)目參加人員的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)機(jī)能，對(duì)參與人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)學(xué)習(xí)；采用新型技術(shù)后適當(dāng)?shù)貙?duì)項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)變更。

3.1.3 對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行分析。針對(duì)不同項(xiàng)目干系人的實(shí)際信息需求，確定信息供應(yīng)的來(lái)源和渠道。對(duì)提供信息的項(xiàng)目方法和技術(shù)進(jìn)行必要的分析，可以有效地避免浪費(fèi)資源。

3.1.4 溝通管理計(jì)劃的制定。要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的收集和歸檔處理，制定相應(yīng)的溝通管理計(jì)劃。制定溝通管理計(jì)劃的時(shí)候，要對(duì)項(xiàng)目的準(zhǔn)則和生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)劃，這樣溝通起來(lái)才會(huì)更加直觀、有效。通過(guò)收集和歸檔結(jié)構(gòu)，發(fā)布結(jié)構(gòu)，用于詳細(xì)說(shuō)明信息收集和存儲(chǔ)不同類(lèi)別的信息方法、信息中的具體計(jì)劃、具體工作人員、具體使用的專(zhuān)業(yè)技術(shù)等不同類(lèi)型的信息進(jìn)行收集和發(fā)布。其結(jié)構(gòu)必須和項(xiàng)目組織途中規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容一致，內(nèi)容和格式及詳細(xì)程度都必須使用相應(yīng)的準(zhǔn)則，生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃中顯示不同溝通內(nèi)容進(jìn)行時(shí)段的紀(jì)錄，根據(jù)項(xiàng)目的不斷開(kāi)展逐漸地細(xì)化溝通的內(nèi)容和管理計(jì)劃。

3.2 發(fā)送項(xiàng)目信息

3.2.1 溝通技能的提高。只有提高信息發(fā)送者的溝通技能，信息接收者才能更加完整且準(zhǔn)確地理解信息。不管是書(shū)面的溝通，還是口頭的溝通，都需要信息發(fā)送者提高自身的溝通技能。常用于交換信息，保證信息的完整和準(zhǔn)確，使其發(fā)生的真實(shí)情況能夠讓人正確地接受和理解。不論是書(shū)面還是口頭，聽(tīng)的還是講的，正式的或者非正式的，內(nèi)部項(xiàng)目成員的交流信息和外部對(duì)顧客及公眾的公布信息必須保證信息的完整和正確。

3.2.2 建立信息查詢系統(tǒng)。將信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存起來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)可以促進(jìn)溝通的有效開(kāi)展。

3.2.3 完善信息發(fā)送系統(tǒng)。通過(guò)多種渠道發(fā)送信息，如電子郵件、傳真、電視會(huì)議等。

3.3 分析溝通的偏差

所謂的偏差分析就是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果和預(yù)期結(jié)果進(jìn)行比較，總結(jié)溝通過(guò)程中的不足和經(jīng)驗(yàn)，使得后期的溝通偏差盡量減少。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電網(wǎng)工程項(xiàng)目的溝通管理很重要，只有不斷加強(qiáng)溝通的技巧和水平，電網(wǎng)工程項(xiàng)目的溝通管理水平才能有效提高。

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作者簡(jiǎn)介：馬野（1979-），男（回族），江蘇泗陽(yáng)人，江蘇省電力公司沭陽(yáng)縣供電公司中級(jí)工程師，研究方向：電氣工程及其自動(dòng)化。

（責(zé)任編輯：周 瓊）