高校教務(wù)檔案管理問題與對策研究

王雅靜

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高校教務(wù)檔案管理問題與對策研究

王雅靜

（煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺 264000）

近幾年，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，不斷增加的信息量也使得文書檔案管理的地位在單位中日漸重要。基于此，本文圍繞文書檔案管理工作進(jìn)行分析和研究，分析在文書檔案管理中現(xiàn)存的問題，并對解決問題的優(yōu)化措施進(jìn)行探討。

文書檔案管理；問題；對策

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個單位對文書檔案管理工作的要求也越來越高。想要處理好單位的文書檔案管理工作就必須要對其作出科學(xué)有效的優(yōu)化對策。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 對文書檔案管理的重視程度不高

由于單位的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的不重視，在很多的職能中，文書檔案管理工作處于較低的地位。導(dǎo)致很多單位專門進(jìn)行文書檔案管理工作的人員少，甚至有很多都是兼顧其他工作，很容易在管理中出現(xiàn)錯誤[1]。

1.2 文書工作與檔案工作之間配合不協(xié)調(diào)

文書檔案管理分為文書工作和檔案工作，兩者緊密聯(lián)系，密不可分，但是又有各自的工作內(nèi)容，相互配合，形成一個完整的、系統(tǒng)的文書檔案管理體系。但是在實際的工作當(dāng)中，往往會將文書和檔案分成兩塊進(jìn)行管理，導(dǎo)致文書管理和檔案管理之間存在著很多不相協(xié)調(diào)、管理不規(guī)范的現(xiàn)象[2]。

1.3 文書檔案工作人員素質(zhì)有待提高

一些單位的文書檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)。也不懂文書檔案的分類和管理，更不懂得如何立卷，當(dāng)前的管理工作人員素質(zhì)與文書檔案管理工作人員的要求相差甚遠(yuǎn)，由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，因此極少參加相關(guān)的教育培訓(xùn)，文書檔案管理的知識陳舊，不符合現(xiàn)代文書檔案管理的要求。

1.4 各部門欠缺配合

單位各部門之間欠缺配合，不能協(xié)調(diào)工作。文書檔案管理工作中向其他各部門收集文件和資料是工作中的重中之重，然而在實際的收集工作當(dāng)中卻是相當(dāng)?shù)睦щy，單位各部門之間的配合不夠，在很大的程度上制約了文書檔案管理工作的深入開展，文書檔案管理工作是需要向各部門收集文件和資料的，人而在現(xiàn)實的工作當(dāng)中很多部門為了方便自己部門的工作，不愿將文件或是資料交給文書檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的歸納、整理和保管，文書檔案管理人員得不到其他部門的支持和配合，難以將檔案管理工作做好，多次得不到的情況之下，檔案管理人員也只能放棄，長期發(fā)展下去就會使很多的重要文件和資料不完整或是丟失。

2 文書檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)對文書檔案管理的重視

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視程度，是做好文書檔案管理工作的重要前提。文書檔案管理人員要用最大的努力得到單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，將文書檔案管理工作納為單位工作中的重點(diǎn)工作。此外還應(yīng)該大量的投入相關(guān)文書檔案管理的設(shè)備，從根本上實現(xiàn)文書檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，從而使文書檔案管理工作更加規(guī)范化、整體化、統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實際的工作當(dāng)中要充分的發(fā)揮文書檔案的重要作用。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，因此，對文書檔案管理工作的要求越來越高，同時對文書檔案管理人員的專業(yè)水平要求也逐漸越來越高，對此，管理人員要提高自身的專業(yè)水平，不斷地對新知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化文書檔案管理工作專業(yè)知識，更新文書檔案管理理念，提高和增強(qiáng)自身的工作專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

2.2 規(guī)范管理文書工作與檔案工作

想要科學(xué)有效的對文書檔案進(jìn)行管理，就必須要規(guī)范管理文書管理工作和檔案管理工作。文書檔案管理的基礎(chǔ)就是文件和資料，文件和資料的質(zhì)量會直接影響檔案工作的質(zhì)量，因此，必須要以提高文件和資料的質(zhì)量為基礎(chǔ)，規(guī)范化處理文件和資料，是提高文書檔案管理規(guī)范化的重要前提。文書工作人員要認(rèn)真的做好資料的立卷和歸檔工作，從根本上提高文書檔案管理意識，從而實現(xiàn)文書工作和檔案工作的完整化和系統(tǒng)化，工作人員要處理好文件和資料的紙張大小選材問題，要重視文件的格式和相關(guān)材料的質(zhì)量，規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如：不可以使用圓珠筆、鉛筆或者是紅墨水修改文件或是批閱材料。在處理文書和檔案時必須要做到及時、準(zhǔn)確，當(dāng)收發(fā)文書時要做好記錄，發(fā)現(xiàn)文書和檔案缺少時要及時的進(jìn)行查找。

2.3 增強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)

增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展以及信息化時代的到來對文書檔案管理的要求越來越高，因此，對相關(guān)工作人員的要求也隨之提高。工作人員要提升自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)的工作水平，學(xué)習(xí)新的管理知識，樹立全新的學(xué)習(xí)和工作目標(biāo)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和技術(shù)，熟練的掌握計算機(jī)相關(guān)知識，并且能夠獨(dú)立使用計算機(jī)處理文書檔案管理工作，爭做復(fù)合型的高素質(zhì)人才。同時，無論是在人力還是物力上單位都要加大對文書檔案管理的投入，改善目前的管理環(huán)境，引進(jìn)新的管理技術(shù)，提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)的工作技能，對文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)具有巨大的作用。還要加大各部門之間的合作力度，與其他單位交流經(jīng)驗，汲取優(yōu)秀的管理手段，引進(jìn)高科技手段，發(fā)展員工的創(chuàng)新性思維。

2.4 加強(qiáng)各部門之間的合作

加強(qiáng)單位各部門之間的協(xié)調(diào)合作。文書檔案人員要與其他部門搞好關(guān)系，經(jīng)常走動，主動了解其他部門的工作，及時獲得信息，并對開展單位的中心工作進(jìn)行有效的思考，做好文件和資料的收集以及整理的工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)管理，促進(jìn)各部門之間的溝通，以保障文件資料收集順暢。文書檔案管理人員要對有利于單位發(fā)展的資料進(jìn)行關(guān)注，為單位的未來發(fā)展提供有價值的依據(jù)。文書檔案管理工作中向其他各部門收集文件和資料是工作中的重點(diǎn)，因此工作人員要使用科學(xué)的手段對資料進(jìn)行整理、篩選、分析和歸納，將資料良好的保存起來，服務(wù)大局，為文書檔案管理工作的良好發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，一個單位的良好發(fā)展離不開文書檔案管理工作在其中起到的重要作用，因此，要重視和加強(qiáng)單位的文書檔案管理工作，堅強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)合作，提高工作人員的綜合素質(zhì)，做好收集、歸納和整理的工作，從根本上實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、整體化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，為單位未來的發(fā)展提供強(qiáng)大的理論依據(jù)。

[1]馬燕.現(xiàn)階段水土保持檔案管理存在的問題與建議[J].甘肅科技縱橫，2014，02:18-20+94.

[2]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，23:57-58.

Analysis on the deficiency and Countermeasure in the management of the present document file

(Yantai vocational college, Shandong Yantai 264000)

With the rapid development of information technology, making the documents management status is increasingly important in the unit. Based on this, this paper analyze and research around the document file management, the paper analyses the problems existing in the management of documents, and discusses the optimization measures to solve the problem.

Document management; Problem; Countermeasure

（責(zé)任編輯：雷 君）

G271

A

10.3969/j.issn.1672-7304.2016.06.058

1672–7304(2016)06–0127–02

王雅靜（1983-），女，山東煙臺人，研究方向：美術(shù)學(xué)。