中小專利代理機構的管理和發展

時立新

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中小專利代理機構的管理和發展

時立新

1　前言

截至2014年底，全國專利代理機構已突破1100家，專利代理行業在十二五期間取得了長足發展，已初步形成一批有規模、有實力的名所和大所，但大部分代理機構仍是規模小、業務單一的中小型專利代理機構，迫切需要在業務知識和管理經營方面做進一步的提升。因此，如何完善中小專利代理機構的內部管理機制，提高代理人整體素質，建立一套完整、科學并行之有效的內部管理制度，從而提高整個代理機構的服務質量和競爭力，就成為擺在專利代理機構管理者面前不可回避的重要任務。

2　中小專利代理機構在發展中應注意的問題

很多中小型代理機構在發展中存在短視現象即短期內一味追求盲目擴張，追逐眼前利益，但缺少長遠的目標規劃，這樣就會給代理機構的健康發展造成隱患。快速的發展可使中小代理機構在短時間內獲得一定經濟效益，給股東或合伙人心理上帶來一定的滿足感，但如果對快速發展缺少必要的心理準備，在管理中缺少必要的配套措施，一時的快感可能會給以后的發展埋下隱患。因此，中小型代理機構在尋求發展的過程中，還應時刻保持清醒頭腦、特別注意在規模、成本、風險等方面進行適度的控制。

2.1中小專利代理機構的規模與發展速度的控制

“發展才是硬道理”，任何企業只有在不斷發展和創新中才能具有活力和生命力。但是，事實證明，中小專利代理機構的發展規模和速度應當與其人員、業務吞吐能力，管理能力等要素相適應；規模大、業務量大必然會造成代理人數增加，要求代理機構對收結案管理、案件質量監控、代理人培訓等各方面加大相應的管理力度，繼而要求代理機構的負責人、合伙人及行政管理人員投入更多的管理精力，提高管理效率；合理調配及分配案件，提高業務效率；甚至還需要增加管理人員數量，提高服務效率。如果這些配套的管理措施準備不足，代理機構在短時高速發展過后，反而會進入一種更為糟糕的惡性循環。

管理是一門獨立的學科，中小型專利代理機構在專業管理人才匱乏的情況下，單靠經驗管理帶來的企業盈利，遠遠趕不上人員增加、經營風險等其它因素造成的成本增速，管理能力的薄弱與滯后是中小型專利代理機構發展過程中的瓶頸。因此，中小專利代理機構在追求發展的過程中，有意識地適當控制機構的發展規模和速度，對后續發展提前作更多準備是非常必要的。

2.2中小型專利代理機構在發展中的成本控制

發展壯大是每一個企業管理者為之奮斗的目標，但是發展也必然會帶來經營成本的增加。例如：業務費用、宣傳費用的增加，代理人和行政人員的增加帶來薪資的增加，辦公面積的增加、辦公設備與辦公用品的增加……等等。因此，中小型專利代理機構在管理和發展中還需要進行必要的成本控制。

從經濟學角度說，投入與產出之間有一個最佳的點，即：全部生產要素的投入量增加一倍，產量將增加一倍以上，規模的收益遞增。但在某種情況下，如果規模再繼續擴大，規模收益卻會出現遞減。究其原因主要是管理成本的增加和生產要素協調難度的增加所致。例如，企業規模過大后，會形成過于龐大的管理和指揮系統，無論是自上而下的命令傳達還是自下而上的信息反饋，都會變得十分緩慢，由此會使風險和成本加大。

中小型專利代理機構在發展的過程中，應當注重研究和考察各項經營投入與產出之間最佳的結構比例，在這個比例下才能實現規模收益的遞增。對于希望走特色化，品牌化道路的中小型機構來說，控制規模與成本，找到最佳的投入產出比，優化各個要素之間的結構，才是實現可持續發展的根本。否則將“欲速則不達”。

2.3中小型專利代理機構在發展中的風險控制

對于中小型專利代理機構來說，控制風險與追求企業發展具有同等重要的地位。風險會使我們為發展所做出的一切努力前功盡棄。中小型專利代理機構的管理風險主要來自于以下兩方面：

2.3.1案件撰寫質量引起的風險

專利權的保護范圍以權利要求書的內容為準，所以專利代理人撰寫出一篇高質量的專利文件是專利保護的前提；這就要求，專利代理機構在提高代理人業務素質上多下功夫，只有提高專利代理人的業務水平，才能有效化解代理質量的風險。關于代理人業務水平提高的問題，需要專利代理機構通過對代理人經常進行各種培訓和教育、制定嚴格的案件審核制度等方式加以控制和解決。

2.3.2案件后續流程管理引起的風險

專利權具有時間性的特點，所以專利權的時效管理顯得尤為重要，如果流程管理出現漏洞，可能會給專利權人造成難以彌補的損失，也會給代理機構帶來巨大的經營風險。

3　中小專利代理機構的發展應重視文化建設

企業文化是一種價值觀，企業若沒有自己的企業文化，就會在發展中迷失方向從而失去市場競爭力；中小專利代理機構也應與大型專利代理機構一樣，建立起自己的企業文化。企業文化所體現的是全體成員所共同認同的價值觀和共同追求的奮斗目標，是一個代理機構所追求的一切目標與夢想的凝聚，是值得所有成員引以自豪的精神支柱。中小型專利代理機構通過建立自己獨特的企業文化，不但可以增強機構的凝聚力和戰斗力，還可以成為機構持續發展的不竭動力。良好的企業文化對內可以加強員工的責任感、振奮員工精神，從而提高企業整體的凝聚力，對外可以宏揚企業精神，提高企業的知名度。良好的企業文化為企業的長久、穩定、健康發展起著非常重要的作用。

4　中小專利代理機構應走專業化的發展道路

隨著社會分工的越來越細致，科學技術的發展也越來越專業化，專利代理機構也逐漸由一個代理人可承接多領域專利項目的“萬金油”式代理模式過渡到專業化的代理模式；充分利用資源優先發展本所擅長業務，在某個領域獲取絕對的話語權才是目前小型專利代理機構的生存之道。與其選擇大而全的發展模式倒不如走精品化發展道路，不苛求大規模，但要形成顯著的專業特點，成為某領域的專家型專利代理機構。中小專利代理機構要想在激烈的市場競爭中立有一席之地，就必須發揮自己的優勢，不斷強化自己的優勢項目，走專業化、特色化、品牌化經營的道路。中小型事務所本身的業務領域、規模大小決定了自身的市場定位，只有不斷強化自己的優勢業務才可能在特定的客戶群體中獲得盡可能多的份額。中小型代理機構特色化經營的發展戰略，不僅可以強化自身的核心競爭力，而且特色化經營所帶來的輻射效應，還可以帶動相關業務的發展。

5　結語

在當今激烈的市場競爭環境下，為提高專利代理機構的經濟效益，增強代理機構的核心競爭能力，加強代理機構內部管理越來越顯示出其不可替代的重要作用。因此，做好內部控制管理是中小專利代理機構可持續發展的有效途徑，管理出品牌，管理出效益，只有加強代理機構內部控制和提高經營管理水平，才能提高代理機構的抗風險能力，從而確保中小專利代理機構健康穩定的發展。歷史學家湯因比說過：“一個國家乃至一個民族，其衰亡是從內部開始的，外部力量不過是其衰亡前的最后一擊。”因此，加強企業內部控制和管理，是中小專利代理機構生存和健康發展的重要保證。

作者簡介：時立新，鄭州聯科專利事務所所長，專利代理人，研究方向：機械、新能源、電氣等領域的專利申請代理、無效宣告代理和專利侵權訴訟代理。多年來為企事業單位業進行過多次有關專利方面的知識講座及專題講座，具有豐富的授課經驗。現為中華全國專利代理人協會理事、中華全國專利代理人協會學術委員會機械專利專業委員會委員、河南省知識產權社會法庭社會法官、河南省知識產權高層次人才、中國知識產權培訓中心遠程教育河南分站輔導老師，多次被評為河南省知識產權系統先進工作者。