體育事業發展中檔案管理的重要性與開發利用研究

□孫永梅（吉林省體育局田徑自行車運動管理中心吉林長春130000）

體育事業發展中檔案管理的重要性與開發利用研究

□孫永梅（吉林省體育局田徑自行車運動管理中心吉林長春130000）

體育事業發展過程中檔案管理具有重要的基礎作用。本人研究認為：體育檔案是體育事業發展的歷史再現，各類豐富歷史資源是指導體育事業發展的重要保障。發揮體育檔案的重要作用需要注重體育檔案資源開發與信息化建設、注重管理人員的業務素質提升。

體育事業檔案管理開發利用

1、前言

體育檔案記錄著體育事業發展過程中各類綜合材料，它既包含重要的事件，也包含各類教學、科研、比賽等重要信息，這些資料經過科學的管理，能夠對體育事業的發展起著重要的指導作用，檔案管理水平的提升也必將推動體育各項事業的快速發展。

2、體育事業發展中檔案管理的重要性

2.1、檔案管理是促進體育事業發展的基礎

在檔案管理工作中，隨著檔案管理標準的不斷提高，對各類檔案信息的收集、分類與整合成為檔案管理的重要工作。檔案管理收集信息的豐富性涵蓋了體育各項事業發展的基礎材料，如對于體育彩票的發展，從無到有，從單一銷售手段向多元銷售手段轉變等歷程都有一定的檔案記載，這些資料是今后體育彩票發展的基礎，也是重要指導材料。體育事業的發展離不開歷史，而歷史則通過檔案的形式被有價值的記載，豐富的體育檔案紀實不僅能夠反映體育事發展的成功經驗和不足，也充分展現了體育事業發展的活力，體育事業今后的發展不再是盲目的模仿西方發達國家，而是更多的是建立在自身體育發展的經驗基礎上，這其中檔案則是經驗的載體，它就成為推動我國體育事業發展的重要根基。

2.2、體育事業發展要求檔案管理的現代化

體育事業發展離不開檔案管理。隨著體育事業的發展，對檔案管理的現代化要求越來越高，這主要體現在檔案管理模式的轉變。傳統的體育檔案管理基于文本載體，這種檔案存儲與分類形式不僅工作量大，而且查閱相對不變，如果需要對某一體育領域進行檔案縱向和橫向分析，則需要大量整理材料，造成了時間和人力的浪費，且統計效果不理想。現代體育事業的發展，經常需要對大量的材料進行查閱、統計分析等，涉及的類別多、數量大，這就勢必要求檔案管理必須進行現代化轉變。現代化檔案管理要求數字化檔案信息，對于目前各項體育事業發展的檔案，需要通過數字化操作進行電子檔案存儲，使檔案使用者能夠快捷的通過網絡就可以查閱體育檔案。同時，檔案管理者也可以通過數字化手段把原本需要裝一整屋的材料濃縮在電腦檔案管理平臺中，這不僅節約了檔案管理成本，也有利于對檔案進行交叉碰撞分析，以為體育事業的發展指導需求提供參考。

3、體育事業發展中檔案管理的開發利用

3.1、多手段征集，豐富檔案資源

由于體育檔案的內容不斷增多，傳統的管理模式經常制約管理的水平，形成一些突出問題，如歸檔范圍不明確、材料收集不全，案卷歸檔不規范、質量不高，原始檔案“私有化”，檔案目錄缺失等等。此外，還有檔案管理人員對檔案收集不注重拓展與創新，檔案收集途徑過于單一。這些問題經常造成檔案資源流失，影響著我國體育事業的發展。因此筆者建議通過社會征集、學校征集等多種途徑不斷完善體育檔案資源。群眾體育是目前我國體育事業發展的重要組成部分，也是國家推動全面健身的重要群體，而目前我國體育檔案管理中群眾體育檔案材料進度相對滯后，因此筆者建議多通過社會企業、俱樂部、業余體育群眾等群體收集當前群眾體育發展的各類檔案材料，并進行細化分類存儲，以便于為今后群眾體育發展提供參考；學校體育主要是針對學生群體，目前我國學生體質整體狀況仍然需要提升，加快對不同年齡段學生的體育活動、體質材料的收集是檔案管理的又一重要內容，這一塊也可以借助學校平臺，通過建立檔案管理與學校體育平臺，及時更新學生體育檔案材料，為學生體育事業發展提供借鑒。競技體育可以通過與體校、俱樂部、高校訓練隊等接洽，就體育訓練方面的已經取得成果，并經過實證檢驗的先進訓練經驗等進行收集整理，以保障競技訓練成果的留存。

3.2、增強檔案意識，提高檔案工作水平

目前，仍然存在體育檔案管理者意識水平不高，對管理工作責任感不足的問題。體育檔案管理關于體育事業發展，關于體育事業在整個社會發展中的作用，因此充分認識檔案管理的意義，增強檔案管理意識，提高工作水平是擺在體育檔案管理者面前的重要任務。一是增強檔案管理責任意識。檔案管理不僅是對檔案資料的管理，更重要的是通過管理實現檔案管理在服務體育事業發展中發揮一定作用，因此檔案管理者要從服務體育事業發展的責任角度來審視體育檔案管理工作，切實提高管理責任意識，進一步明確自己的工作職責，全身心的投入到工作中，以提高體育檔案管理水平。二是增強檔案管理服務意識。隨著體育檔案功能的不斷拓展，體育檔案對外服務的范圍越發廣泛，體育檔案作用的發揮正逐漸由傳統的被動查閱服務向主動查閱服務轉變，這就要求體育檔案管理者要具有熱情的服務意識，從創新檢索、查閱、分析等方面都要有主動服務意識，從工作態度、工作方法、工作思路等方面都要體現出服務意識，以更好的發揮體育檔案管理的作用。三是增強檔案管理創新意識。傳統的檔案管理方法已經不能適應體育事業發展的多方面需求，需要體育檔案管理者進行積極的檔案管理創新，這其中擁有檔案管理創新意識是基礎。檔案管理創新涉及的方面比較多，管理者不能只關注大的方面而忽視小的方面，要把每一個管理細節作為創新的思考點，把創新意識帶到工作的每一部分，這樣才能在工作中得到更多創新想法，以推動體育檔案管理創新發展。

3.3、以信息化促進檔案管理工作

檔案管理工作信息化是一種趨勢，也符合當前我國體育事業發展的實際。目前，由于體育事業發展的步伐不斷加快，體育事業發展的內容在橫向和縱向兩個維度都積極拓展，這對于傳統的體育檔案管理提出信息化的要求。一是注重體育檔案檢索功能信息化。檢索是檔案管理最常用到的工具，在龐大的檔案資源中，如何更加快捷、方便的找到需要的檔案資料是檢驗檢索工具效能的關鍵。當前，傳統的檢索方式依然不能滿足檢索的需要，由于體育檔案內容較多，檢索信息庫中對體育檔案的分類要突出多重標準，能夠從不同角度檢索到需要的相關信息，同時檢索信息庫要對相似或者具有一定關聯性的檔案信息進行智能分類，這樣檢索人在檢索某一主題時，就能夠獲得一類相關檔案資料，便于從中選擇自己需要的資料，這樣就更加節省時間、提高檢索效率。二是注重體育檔案內容信息化。體育檔案內容的信息化主要是指檔案內容進行數字化處理，由于從分類角度來講，同一類別的體育檔案數量有時也比較多，按照傳統查找內容方面，查閱者有時需要耗費大量的時間去瀏覽，以準確選擇出自己的需要的，如果對檔案內容進行數字化處理，那么查閱者在某一個案資料中或者用一關鍵性詞語檢索，就能夠快速呈現出定位的檔案內容，查閱這可以通過電腦直接快速查開信息，省略了四處查找資料瀏覽的步驟，不但節省了時間和精力，而且查閱也更加準確。三是注重體育檔案保存信息化。由于許多體育檔案材料十分珍貴，如一些原始圖片、珍貴手寫資料等，這些檔案如果經常被翻閱出來就容易造成檔案資料的損壞，但同時又要滿足查閱者的需求，這就需要對這些檔案資料信息化，通過圖片等形式處理，可以通過電腦直接查看復制版，這樣也能夠起到查閱的效果，同時也有利于保護珍貴檔案資料。四是注重體育檔案分析信息化。由于檔案管理不僅是簡單的檔案的分類，然后供查閱這檢索翻閱，而且需要檔案管理者能夠對現有的檔案資料能夠有選擇性的進行分析信息化處理，即對不同的檔案資料側重的內容、特征、結構等等能夠進行分析后的說明，或者對不同檔案資料能夠進行橫向或者縱向的某類主題對比分析等，這樣就能夠明確體現出體育檔案資料的特色，也便于查閱者快速得到想要查找的內容。五是注重檔案管理信息化所需要的硬件建設。加快體育檔案管理信息化需要有硬件保障，即檔案管理部門需要對計算機、軟件平臺、實體存儲柜等條件進行積極的完善，這方面既需要檔案管理者能夠從檔案管理發展的長遠角度給予足夠的政策、資金等重視，同時也需要具體管理人從管理工作的角度多提出意見建議。這樣才能夠有效解決資金等難題，使體育檔案管理的硬件條件快速補充到位，以滿足體育檔案管理的實際需要。

3.4、提高檔案管理人員業務素質

體育檔案管理中人的作用至關重要，當前，體育檔案管理人員業務素質與管理水平提升仍然存在一定差距，主要表現為部分人員工作缺乏吃苦耐勞精神，工作責任心變淡，檔案分類能力難以滿足資料分類需要，保密意識不足，創新能力不足等問題。針對這些問題，筆者認為需要從以下五個方面提升檔案管理人員的業務素質。一是體育檔案管理人員要具有吃苦耐勞的精神。檔案管理不同于其他豐富多彩的工作環境，經常面對的是搜集和整理檔案資料，相對比較乏味，且耗費精力。這就需要檔案管理人員能夠正確認識檔案管理工作的價值，樹立積極的工作價值觀，從服務體育發展、服務社會發展的角度提升工作責任感，進而養成吃苦耐勞精神，來克服工作中的各類困難。二是體育檔案管理者要具有一定的分類整理能力。由于體育檔案資料越來越豐富，需要通過制定合理的分類才能夠有利于查閱者進行查找，因此這對檔案管理人員分類能力提出了較高的要求。分類能力的提升一方面需要加強業務素質培訓，對檔案管理的知識體系有一個全面的認識，這樣才能從大方向去分類資料，另一方面要結合實踐，對于查閱者經常的查閱習慣、查閱高頻點等要進行及時的總結，提煉有關分類的指導意見，這樣對于資料分類更具有針對性。三是體育檔案管理者要一定的保守意識。由于體育檔案還包括訓練、科研、教育等方面的內容，這其中就會有一些保密的資料，管理人員對于這些資料要嚴格按照檔案管理規定進行保密留存，且不能放松思想，把不應該擴散的資料擴散出去，這樣有時會造成侵權案件發生。因此，檔案管理人員一定要有保密意識。四是體育檔案管理者要具有一定的創新能力。檔案管理時刻需要創新，在遇到服務工作中的問題時，尋求創新，突破傳統，是提升檔案管理水平的關鍵，這其中有時會走彎路，但磨練下來，創新的成果還是比較多。因此，檔案管理人員在日常工作中要把握創新視角，對有利于提升服務水平的任何創新意識都要經常記下來，這樣在經過專門的思考，形成有價值的創新原材料，以便于形成創新成果。五是體育檔案管理者要具有良好的學習能力。學習是提升業務素質的重要手段。工作中，許多管理人員學習意識不足，學習行動偏少，認為工作了就不需要再努力學習了，這恰恰制約了自身業務素質的提升，學習在檔案管理中時刻存在，從被別人身上學、從書本學、從實踐中學等等都是學習的途徑和載體，管理人員要時刻把學習能力擺在提高自身業務素質的關鍵位置，用持久的學習來夯實業務素質，提高檔案管理水平。

4、結語

體育檔案管理工作是體育事業發展的重要基石。認識體育檔案管理工作在促進體育事業發展的意義上，要有高度的認知，原因在于體育檔案管理是對體育事業歷史發展的一種現實記載，這其中既包含有意義的發展模式，也包含失敗后的經驗，體育事業發展可以從中吸取優點與不足，以避免出現走彎路的情況。體育檔案管理工作需要不斷豐富資源，需要以信息化引領體育檔案管理工作上臺階，真正把體育檔案管理工作通過大數據平臺鏈接起來，以形成綜合分析數據，有效支撐體育事業的發展。

［1］王曉濤.數字化體育檔案管理的有效途徑［J］.蘭臺世界，2013，17.

［2］詹宇.淺析當前形勢下體育檔案管理如何向現代化發展［J］.經濟視野，2014，22.

［3］王阿男.現代化體育檔案管理發展現狀及解決辦法［J］.青年與社會，2013，34.

G80

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1006-8902-（2016）-08-ZQ

孫永梅（1982-），女，漢族，吉林安圖，學士學位，科員，助理館員，競技體育的檔案管理。