高校人事檔案信息化建設的問題及對策

王 紅

(黑龍江工程學院，哈爾濱 150000)

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高校人事檔案信息化建設的問題及對策

王 紅

(黑龍江工程學院，哈爾濱 150000)

檔案的信息化是在檔案活動過程中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技的手段，合理地用信息科學技術對檔案信息資源進行管理、開發并提供利用，以達到加強人事檔案信息化建設，促進社會的經濟、文化等發展。但是，我國目前人事檔案的信息化建設還存在較大問題，為了促進人事檔案信息化管理，推動辦公自動化，實現信息資源共享提供先進的技術、方法和手段，就必須對其進行深入研究。

高校人事檔案；信息化建設

隨著現代化建設的不斷推進，高校人事檔案信息化建設工作暴露出較為嚴重的問題，其中主要有三個方面最為突出：其一，管理體制不完善，且工作沒有引起相關部門的足夠重視。其二，管理人員專業素質低，無法適應現代化管理模式的需求。其三，檔案信息維護不及時，使得檔案信息質量不高。本文重點分析了以上存在的問題，并提出了解決措施，希望對從業部門及人員有所幫助。

1 高校人事檔案信息化建設的緊迫性

1.1 高校人事檔案信息化建設是人事工作發展的需求

當前人事檔案工作簡單的講，是將人才信息進行整理歸納，通過不同人才的性格、優勢等特點，將其合理分配。高校是高層次人才集中的場所，人才資源優先開發，離不開人事檔案提供的信息。因此，在從事人才工作的過程中應始終堅持人才優先、以用為本、高端引領、整體開發的指導方針，在不斷的探索和實踐過程中，構建一個完整、真實的信息資源庫，為人才選拔、配置等提供有力的條件，為后續人事檔案信息的開發和利用奠定一個良好的基礎。

1.2 高校人事檔案信息化建設是國家檔案事業發展需要

盡管檔案是個人學習和工作經歷的最原始的記錄，但是我國檔案法曾明確規定，人事檔案是屬于國家的，是國家信息資源的組成部分。在高等院校中，每一位教職工的人事檔案的信息，都是與他們的切身利益相關十分密切的，在教職工的工資晉升、職稱評定、基層選拔人才等方面都發揮著重要的作用。因此，可以看出充分實現高校人事檔案的管理現代化 、信息化，是檔案事業發展的需要。

2 高校人事檔案信息化建設中存在的問題

2.1 人事檔案管理體制不夠規范

一直以來，高等院校的人事檔案信息化建設的管理體制都很混亂。其人事檔案管理常常采取多頭管理的模式，將全部的檔案進行粗略的劃分，然后一部分由組織部門管理，一部分由人事部門管理，還有的由檔案館進行管理。這種“分級管理”體制雖然看起來較為細致，但是各部門的工作重心并不相同。比如高校的人事部門，其工作重心是人才的培養以及師資力量的建設，對于所負責的人事檔案工作就涉及的較少。再有高校檔案館，其工作重心是管理學校的檔案，學校檔案是配合我國檔案管理機構對文書、基建、會計等內容進行一個綜合化的管理，人事檔案僅僅是其中的一個小部分，沒有絕對的比重。而且眾所周知，在檔案界，人事檔案應該由專門的人事部門進行研究、整理，然后根據其整理結果開展組織相關的業務，這些事情并非由檔案部門完成。所以，可以說人事檔案僅僅是掛了一個檔案的名字，具體內容并不屬于檔案管理范圍之內。由于這種管理體制存在很多的不規范問題，也使得人事檔案工作并沒有得到相應的重視，也就是說人事檔案的信息化建設并沒有得到真正的發展。

2.2 人事檔案管理人員專業素質偏低

在檔案信息化的管理過程中，人是其中最關鍵的因素。目前，檔案隊伍的整體素質還普遍偏低，不能夠適應高速發展的現代化工作環境，絕大多數從事高校人事檔案的管理人員十分缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又能精通檔案業務的綜合型的人才。他們極少組織檔案管理知識培養的訓練，對于現代化科學技術的管理更是知之甚少，有的人員甚至不會使用打印機、復印機等基礎設備，不適應檔案信息化建設和發展的需要，這使得數字信息一體化等高新技術較難實現，對人事檔案信息化的建設起到了較大的阻礙作用。

2.3 人事檔案信息維護不及時

目前， 絕大多數高校對于人事檔案信息化建設往往更注重信息系統的開發，而對信息系統的后期數據庫維護，數據的精準性，全面性常常忽視。因為時間和事物發展過程的單一變化性， 檔案信息也會隨著時間的改變和客觀需要的變化而有所貶值，這些將會導致數據庫信息質量低下，因此需要對信息供給進行及時的調整與補充，加強維護檔案信息的有效性與完整性， 大力推動檔案信息管理的發展。

3 加強高校人事檔案信息化建設的幾點建議

3.1 規范高校人事檔案管理體制

我國自頒布高等學校檔案管理辦法以來，在這之中就有明確的規定，規定指出，高校在從事招生、教學、科研等活動的時候會直接形成對學生、學校以及社會有價值的文字、圖像載體記錄。但是這些卻并沒有真正的納入到人事檔案管理當中，也就是說我國高校人事檔案并沒有形成一套相對統一的、合理的管理高校人事檔案體制的規定和規范，這種規范的缺失也導致了我國高校人事檔案管理信息化失去了最關鍵的保障，對其發展起到了較大的禁錮作用。鑒于此，國家相關部門應該結合當前需要，根據當前人事檔案的相關狀況，整合制定統一的標準，用來規范高校人事檔案管理，建立科學健全的高校人事檔案管理的相關制度。并且，需要設立專門化的從業部門，明確管理責任。而且，需要制定統一化的高校人事檔案信息化建設標準，比如硬件設施的配置、工作庫房等的標準，等等。

3.2 提高管理檔案人員的素質

高校要真正實行人事檔案的信息化管理，應該有一批素質較高的檔案管理人員作為其保證。這就說明，在業務素質上，對每一位檔案管理工作者提出了更高的要求，他們既要加強學習專業知識，還要強化學習計算機相關知識和人事檔案管理的系列軟件，努力使自己成長為既懂得計算機技術又精通檔案管理的綜合型人才。此外，需要積極的開展學術科研交流，探索新理論、新技術，創建新手段、新方法，使高校人事檔案管理數據庫不斷完善，電子檔案的保密、處理、保存等功能更加先進，進而不斷加快信息化的建設，盡快的實現人事檔案全過程利用計算機、網絡過程的信息化技術。

3.3 重視人事檔案信息的維護

人事檔案的信息系統是動態的、隨時間變化的系統，檔案管理人員需要始終加強更新并維護系統數據信息，及時核實人員的基本情況、人員學習培訓情況、表現情況以及其他情況。保證人員信息的精準性和變動性，這樣才能為社會提供出真實的、可靠的信息，才能增強人事檔案信息系統的可信程度和使用率，更進一步推動人事檔案信息化的進程。

4 結語

高校人事檔案信息化管理是建立在高校人事檔案管理的基礎上，此次針對高校人事檔案管理存在的問題進行了系統化的分析，并針對出現的問題提出了與之相對應的解決對策，在保證高校發展的前提下，進一步完善了高校人事檔案的信息化建設，并做好檔案信息資源的開發與利用，有效促進了我國高校的可持續發展。

[1] 貢小玲.規范人事檔案管理為社會保障提供優質服務[C]//探索與創新——浙江省勞動保障理論研究論文選集(第四輯).2005.

[2] 陳穎.試論流動人才人事檔案管理的規范與發展[C]//北京人才交流協會2000、2001、2002年獲獎優秀學術研究成果匯編——人才市場的發展與創新.2003.

[3] 吳愛茹.試論人事檔案管理中存在的不足和對策[C]//魯冀晉瓊粵川遼七省金屬(冶金)學會第十九屆礦山學術交流會論文集(管理及綜合卷).2012.

[4] 王麗麗.新形勢下如何做好人事檔案管理工作[C]//齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2009年學術年會會刊.2009.

[5] 任志強.學校人事檔案管理的現狀和建議[C]//創新與發展——山東省檔案學會第六次會員代表大會暨山東省檔案學會第六次檔案學術討論會論文集.2006.

Problems and countermeasures of informatization construction of personnel files in colleges

WANG Hong

(Heilongjiang Institute of Technology, Harbin 150000, China)

The informationization of files is a modern high-tech means, such as communication technology and network technology, in the course of files activities. The information science and technology are used to manage, develop and utilize the files information resources in order to strengthen the personnel files informatization construction. However, there are still some problems in the informatization construction of personnel files. It needs to make in-depth analysis of this issue to enhance the informatization management of personnel files, promote office automation, and provide advanced technology, methods and means of achieving information resources sharing.

University personnel files; Informatization construction

2016-08-19

王紅(1978-)，女，碩士研究生，副高。

G275

B

1674-8646(2016)20-0078-02