淺談如何開發利用科技檔案

薛　健

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淺談如何開發利用科技檔案

薛健

（黑龍江省科學院石油化學研究院，哈爾濱 150001）

科技檔案是一種重要的信息資源，對推動科技發展具有重要作用。通過闡述科技檔案開發利用的重要意義，從提高歸檔質量、提升服務水平和加大保障力度等方面入手，對如何有效地開發利用科技檔案進行了具體論述，為做好科技檔案開發利用工作提供一些借鑒。

科技檔案；開發利用；歸檔；服務

科技檔案作為檔案的一個重要類型，其蘊藏的科技、社會、經濟等方面的價值更是不可估量。如何能夠科學有效地開發利用科技檔案，是當前所有科技檔案管理人員急需研究解決的問題。

1　注重提高對科技檔案重要性的認識

開發利用科技檔案是檔案管理的一項重要工作內容，是推動科技發展、推動萬眾創新的根本目的，對科技發展具有重要意義。一是有利于推動科技創新發展。科技檔案記錄了前人的科技成果，是科技創新的基礎。通過查閱科技檔案，可以拓寬科研人員思維，為科技創新提供靈感，為科技知識的轉化及應用提供借鑒。通過查閱科技檔案，可以從前人的失敗記載中吸取經驗教訓，尋找成功經驗。二是有利于促進社會和經濟發展。科技檔案記載的信息種類繁多、資源量大，是科技交流的重要工具之一，科技檔案開發利用實際上是科學技術的轉讓和管理手段的借鑒，能夠讓科研單位和科研人員節省人力、物力、財力，縮短科研周期，能夠推動創新、促進交流，帶動科技產業發展，促進經濟繁榮。三是有利于推動檔案管理工作開展。通過開發利用科技檔案，可以檢驗檔案收集歸檔的水平，促使檔案管理人員做好檔案管理工作。通過開發利用科技檔案，可以檢驗檔案管理服務能力，查找到檔案管理中存在的不足之處，促進檔案部門完善管理制度，提升服務水平。

2　注重提高科技檔案歸檔整理水平

科技檔案與其他類型檔案的一個明顯區別，就是科技檔案具有成套性的特點。每個科研項目實施完后，都會形成從項目立項到檢查驗收的一整套檔案，是完整、密不可分的有機整體，必須與所反映的科研項目高度一致，任何不真實、不完整的科技檔案將無法滿足開發利用的需要。目前，一些科研單位在歸檔整理科技檔案上，還存在“四多四少”問題。具體表現為：普通科研技術材料多，核心科研技術材料少；項目立項、審批、鑒定等材料多、科研技術性材料少；文字記載的資料多，影像保存的資料少；復印件多、原件少等問題。這些問題的產生，一方面是個別人員出于私心，沒有將重要科研成果和核心材料上交歸檔；另一方面是檔案管理人員對科研項目不熟悉，不了解哪些科研資料應該歸檔，檔案收集管理程序不嚴，缺少監控機制，造成歸檔時整個科研項目缺少關鍵核心資料，不能完整地記載科研項目的研制過程和取得的成果，使其完整性、系統性受到影響，導致這些科技檔案雖然保存得很好，但缺少開發利用價值。為解決這些問題，使科技檔案能夠得到有效地開發利用，必須加強收集管理，健全質量監控機制。一是加強科技文件材料的收集，保證科技檔案的齊全、完整、準確。在科技檔案建檔前，應根據科研項目內容，確定收集歸檔范圍。要根據科研項目進展情況，明確收集歸檔標準，及時收集保存歸檔資料。二是加強科技檔案的整編工作。嚴格按照國家標準、項目標準和科技檔案管理要求，對收集歸檔的材料進行系統整理，編制檢索目錄，做到目錄與歸檔資料一致，確保科技檔案管理規范有序。三是加強科技檔案檢查驗收。科技檔案歸檔驗收時，檔案管理人員必須堅持標準、嚴格把關，對檔案的完整性和系統性進行檢查，完全符合要求后方能通過驗收。

3　注重提高科技檔案開發利用的服務水平

科技檔案的價值體現在檔案能否得到有效利用，要利用好科技檔案，作為檔案管理部門和管理人員來說，就要管理好檔案，為使用者提供優質服務。一是提高檔案管理電子化水平。加快推進計算機技術和網絡技術在檔案管理上的應用，通過拍照、掃描等方法，逐步將紙質材料轉化為電子材料，并建立相應的檔案目錄和檢索索引，實現科技檔案的電子化管理。二是加大開發利用信息收集力度。科技檔案開發利用情況，對其他科研人員利用科研檔案具有重要參考價值。因此，應建立科技檔案開發利用信息收集反饋機制，通過收集開發利用的反饋信息，對反饋信息進行系統分析研究，準確掌握各類科技檔案利用效果和過程。掌握這些信息，就可以更好地為科研單位和科研人員服務，有利于其快速、準確地判斷科技檔案的使用價值。三是創新方法提供優質服務。充分考慮使用者對信息利用的需求，圍繞滿足用戶需求做好檔案管理服務工作，可以建立檔案查閱室供查閱者使用，無償或有償提供復印、掃描服務，設立咨詢服務臺，及時為使用者提供咨詢服務，幫助查閱所需資料。通過改善服務環境，提高服務質量，為科技檔案開發利用者提供優質高效服務。

4　注重提高科技檔案開發利用的保障能力

一是加大宣傳引導力度。只有科研人員充分認識到科技檔案的重要作用，養成利用科技檔案的習慣，才能充分發揮科技檔案的作用。因此，應加大科技檔案開發利用的宣傳教育，通過廣播電視、報紙網絡等各種宣傳方式，廣泛進行宣傳，讓科技人員了解科技檔案的重要價值，引導其養成利用科技檔案的觀念和意識，學會利用、借鑒科技檔案推動科研工作開展。二是加大信息化建設投入。將有限的資金使用在刀刃上，進一步加大信息化建設資金投入，根據實際需要，及時配備檔案管理所需的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等設備。增強科技檔案資源共享意識，充分利用縮微技術、光盤技術等科技手段，加快檔案信息數字化處理步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。三是加強檔案管理人才培養。檔案管理現代化離不開高素質的檔案管理人員，因此，應采取有力措施，培養和建立起一支適應現代化管理方式的檔案人員隊伍。通過加強電腦、網絡等現代技術知識的培訓，更新檔案管理人員知識體系。通過引進掌握現代科技的人才，充實檔案管理者隊伍，提高其為開發利用科技檔案提供優質服務的能力和水平。

5　結語

只有有效開發利用科技檔案，才能充分發揮科技檔案的社會效益和經濟效益，才能推動科技檔案管理工作邁上新臺階。

［1］ 唐索芬.科技檔案信息資源開發利用的思考［J］.蘭臺內外，2014，（05）：64-65.

［2］林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作［D］.成都：成都理工大學，2011.

［3］ 于洋.科技檔案管理的環境制約性和相關性分析［J］.黑龍江檔案，2015，（06）：112-113.

［4］ 顧成昕.談高校科研檔案管理的規范化［J］.大連大學學報，2002，（01）：122-123.

［5］ 宋曉麗.淺議科技檔案工作中的質量控制［J］.湖北檔案，2008，（07）：111-112.

Discussiom on how to develop and utilize technical records

XUE Jian
（Institute ofPetrochemistry，HeilongjiangAcademyofSciences，Harbin 150001，China）

Technical records is a kind of important information resources，which plays an important role in promoting the development of science and technology.This paper expounds the important significance of exploitation and utilization of science and technology archives，and howto effectively develop and utilize was discussed from the aspects of improving the archive quality，improving service levels and strengthening security efforts，etc.，so as to provides some reference for the development and utilization of technical archives.

Technical records；Development and utilization；Filing；Service

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0141-02

2016-07-01