事業單位檔案管理信息化建設對策研究

王曉紅

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事業單位檔案管理信息化建設對策研究

王曉紅

（吉林省四平市特種設備檢驗中心，吉林 四平 136500）

信息化的推進促使我國事業單位檔案管理工作的變革日益深化，事業單位檔案管理逐步向信息化管理靠攏。通過闡述事業單位檔案管理信息化的主要特點及其優勢，對我國當前檔案管理信息化建設水平進行一定的分析，在此基礎上探討推進檔案管理信息化建設的策略，以期為日后進一步推進事業單位檔案管理信息化建設水平提供一定的參考建議。

事業單位；檔案管理；信息化建設；對策研究

當前，在信息化智能化的大背景之下，各行各業為了實現工作效率提高的目標，都不斷向這一趨勢靠攏，事業單位的檔案管理工作也不應例外。隨著科學技術的進步和人們認識水平的提高，我國事業單位檔案管理工作在信息化方面已經取得了一定的成就，檔案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨著社會發展對檔案管理工作要求的不斷提高，我國事業單位檔案管理的信息化建設還應當繼續發展提高，以滿足人們的要求。此外，同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度遠遠不夠，在日后的信息化建設方面還應當加大力度，借鑒西方國家的先進技術手段，促進我國事業單位檔案管理工作的信息化建設。

1　檔案管理信息化建設的主要優勢

信息化管理是今后管理工作發展的趨勢，對于事業單位檔案管理工作來說，信息化建設能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的科學化和高效化。在日后的檔案管理工作的發展過程中，應當加快對檔案管理的信息化建設研究，從而在根本上促進事業單位檔案管理工作的信息化建設進程。相對于傳統的檔案管理工作模式，信息化的檔案管理工作主要具有以下優勢。

1.1檔案管理信息化有利于檔案的長期保存

在傳統的檔案管理模式之下，事業單位的人事檔案大多是以紙質的形式存在，而紙張這種材料很容易因環境的原因而受到影響，如環境一旦潮濕，則檔案很容易出現發霉等情況，甚至可能出現信息遺失的現象，大大不利于人事檔案的長久保存。信息化的檔案管理手段則從根本上避免了這種情況，在這種檔案管理的模式之下，人事檔案信息通過信息化備份，存儲于電子磁盤當中。如此一來，外界的環境便不能夠對檔案信息造成影響，最大限度地實現了對檔案的長久保存。

1.2檔案管理信息化有利于規范事業單位檔案管理信息

在傳統的檔案管理模式中，由于檔案資料數目眾多，在對檔案進行檢索時，程序非常復雜，這種工作不僅耗時長，而且極有可能在查找的過程中對其他檔案造成影響，使得日后的管理工作更加煩瑣。檔案管理的信息化意味著日后在對某位職工的人事檔案進行搜索查詢時，只需要在檔案管理系統中輸入關鍵字，這種檢索模式不僅能夠節約時間、大大提高檔案管理的效率，還能夠在不對其他檔案造成影響的情況下進行。

1.3檔案管理信息化有利于拓展檔案的職能

傳統的檔案管理模式往往是以紙張作為介質，采用人工錄入信息的方式來對檔案進行管理。同這種管理模式相比，信息化檔案管理模式不僅能夠完成檔案保存的職能，還能夠在很大程度上拓展檔案的職能，使得檔案不僅承擔信息保存的職能，還能夠成為信息采集、管理的來源，推動事業單位的全面發展。

2　當前我國事業單位檔案管理信息化建設進程中存在的主要問題

2.1檔案管理信息化平臺更新較慢

當前，在數據統計信息化的大背景之下，我國很多事業單位的職工檔案管理系統已經建立了信息化管理平臺，但是由于以往認識的局限，管理人員往往意識不到檔案管理信息化的重要性，也就使得檔案管理信息化平臺更新較慢，單位的人才管理往往也難以達到最優化的程度。

2.2檔案管理工作人員專業水平偏低

從整體上來說，我國事業單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業單位中，很多的檔案管理者并沒有達到熟練運用信息化平臺的程度，其專業水平亟待提高。部分事業單位的檔案管理人員沒有相應的計算機操作能力，這就大大限制了我國事業單位檔案管理信息化建設的進一步深化。

3　加強事業單位檔案管理信息化的措施

為了更好地推進我國事業單位的發展，在實際的工作中，必須加強事業單位檔案管理的信息化建設。但是，當前條件下，我國的檔案管理信息化程度遠遠不夠。正因如此，有關部門應加大力度加強事業單位檔案管理的信息化程度，著力推進我國事業單位信息化檔案管理。

3.1加強信息化建設平臺的推廣

事業單位檔案管理信息化平臺建設的最終目的是為了滿足社會發展對人才檔案管理的需求，因此，為了給信息需求者提供更為便捷的服務，達到有效提升平臺知名度和影響力的目的，事業單位檔案管理部門還應當從一些檔案管理信息化建設較好的大企業借鑒相關的管理經驗，以更好地推動本單位的檔案管理信息化進程。

3.2加強管理人員同網絡技術人員的交流合作

信息化的檔案管理模式要求檔案管理者對于網絡技術有一定的了解，因此，為了保障檔案管理信息化的有效性，檔案管理人員應當及時同網絡技術人員進行溝通交流，從而確保檔案信息數據錄入和更新的及時性。

3.3設立專門的檔案管理崗位，提高管理人員的專業素養

長期以來，我國事業單位往往對檔案管理工作不夠重視，大多不會設立專門的檔案管理崗位，而多是由其他人員代為管理。實踐證明，這種管理方式是不科學的，為了提高檔案管理的工作效率，事業單位應當設立專門的崗位對檔案進行管理，著力培養一批專業素養較高的工作人員來從事檔案管理工作，如此，檔案管理工作必然能夠得到很大的改善。

4　結語

事業單位的檔案管理信息化建設對于單位的長遠發展來說有著重要的作用，在檔案管理信息化建設的過程中，各方應積極響應號召，在大力推進檔案管理信息化建設的進程中，有關部門和負責人員應當著力提高員工的專業素養，將信息化建設的工作落到實處。

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［4］ 李淑艷.淺論事業單位檔案信息化建設［J］.機電兵船檔案，2013，（12）：109-110.

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Strategies study on archives management information construction of public institution

WANGXiao-hong
（SipingSpecial Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping136500，China）

The advance of information has promoted transformation of archives management more deepening，and records management of public institutions has gradually developed toinformation management.The level of current file management information construction was analyzed through elaboratingits main characteristics and advantages，and strategies were proposed to promote information construction based on this，hoping to provide a reference for further promoting the level of file management information construction of public institutions.

Public institutions；File management；Information construction；Countermeasures

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0143-02

2016-07-01

王曉紅（1968-），女，吉林四平人，學士，政工師，中級館員，從事檔案管理研究。