檔案管理人員應具備的素質

程亞新（牡丹江市衛生和計劃生育委員會，黑龍江牡丹江157001）

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檔案管理人員應具備的素質

程亞新
（牡丹江市衛生和計劃生育委員會，黑龍江牡丹江157001）

摘要：檔案作為一種信息資源，在整個歷史記錄中所占的比重非常大，而檔案的管理工作又是一項專業性極強的工作，如果檔案的管理人員素質不高，就很有可能會影響到檔案管理的效率和質量，檔案管理人員應該具備業務素質和勇于開拓創新的精神。

關鍵詞：檔案管理；素質；管理工作

檔案是記錄事實的重要載體，也是一種極其珍貴的信息資源。檔案是一個國家的寶貴財富，檔案管理人員肩負著保護檔案、管理檔案的職責。檔案管理人員的素質高低也會直接影響到檔案工作質量和工作效率。

1　檔案管理人員的政治素質

檔案管理人員的政治素質主要是指管理人員的政治理論水平和職業道德。由于檔案管理工作是一項政治性較強的工作，很多檔案管理人員直接掌管著國家重要部門的機密。所以，要求我們的檔案管理人員一定要有堅定的政治立場和明確的政治方向，要始終堅持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表重要思想為指導，樹立正確的發展觀，始終嚴格按照檔案法的相關規定來嚴守國家的檔案機密。

2　檔案管理人員的敬業精神

作為一名檔案管理人員，必須有非常強的事業心和責任感，這也是所有在崗工作人員都要具備的基本素質。愛崗敬業，以飽滿的熱情投入到自己喜歡的工作中，認真做好工作中的每一項內容，盡量不要在工作中出現失誤，任勞任怨，始終能夠保持一個良好的工作心態，不斷學習新的與工作相關知識和技能，這樣的工作人員才能夠在看似平凡的工作中做出不俗的成績。

3　檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員的業務素質主要是要求我們的檔案管理人員認真的履行自己職責內的知識水平和技術實踐能力。檔案管理人員的業務素質是當前檔案管理人員從事業務檔案時必備的基本素質，同時也是完成檔案管理工作任務的一項極其重要的保證。作為我們的檔案管理人員，一定要熟悉黨和國家制定的、與檔案工作有關的各項法律法規，熟悉檔案管理部門的各種業務規定和政策，能夠熟練地掌握檔案的基本理論知識，比如檔案的管理理論、檔案的管理技術、檔案的資源開發，等等。除此之外，還要求我們的檔案管理人員能夠掌握與檔案工作相關的專業知識，尤其是檔案的行政管理人員要掌握管理學方面的知識，由于檔案管理人員基本上都沒有系統的學習過檔案專業，檔案管理這一專業的人員相對較少，也就是說檔案管理人員的專業素質很低，基于此種情況，我們要對檔案人員的培訓引起重視?？偟貋碚f，知識儲備的豐富程度決定了檔案管理人員的整體素質，只有我們的檔案管理人員不斷學習，才能夠達到檔案管理工作要求的知識標準，才能夠進一步滿足工作的實際需求。

4　檔案管理人員的服務意識

進入21世紀，檔案管理工作人員就從之前單純的收集、整理、管理檔案的模式中解放了出來，逐漸形成

檔案是存儲信息的主要形式之一，在整個歷史長河中，檔案為歷史所提供的服務也是數不勝數。現如今，檔案信息為現代社會服務，所以檔案對人們的生產生活都有著極強的輔助意義。因此，我們的檔案管理人員要充分地發揮自己的潛能，通過檔案，將一些雜亂無章的文件材料進行全新的整合篩選，并對檔案進行二次的加工處理，逐漸的擴大檔案的影響程度，這樣一來，使用者也可以在最大程度上使用檔案信息。

5　檔案管理人員的其他素質

5.1創新素質

檔案管理人員在平時工作中一定要有創新意識，要對自己有信心，尤其是對自身表達能力和現代化管理能力要有明確的認識。由于檔案管理工作的文字敘述性較強，在實際的工作中常常會涉及文章的材料組織和編寫，有的時候還需要將零散的文件材料進行匯編，因此只有具備較強文章表達能力的工作人員才能夠勝任檔案工作。隨著社會科學的不斷發展進步，對檔案管理人員的要求也是越來越高，我們的檔案管理人員不僅要懂得計算機知識、網絡技術，通信技術，等等，還要能夠熟悉現代化技術的相關原理，能夠掌握基本的信息管理知識和實際的操作方法，將檔案中的信息資源以及真實的利用情況進行編制，讓檔案信息可以為讀者提供更加快捷的信息資源，更好地為讀者服務。

由于檔案的管理資料都是來自于各部門的具體工作，因此就會出現很多的、具有真實價值的檔案材料沒能夠及時的進行收集和歸檔，這時就需要我們的檔案管理人員要具備極強的組織能力和協調能力，要和相關管理部門打好關系，建立科學合理的信息網絡系統，這樣將會更利于完整的收集部門檔案。

5.2保密制度

檔案管理工作除了是一項復雜的敘述性工作以外，其政治比重也占據了非常大的位置，很多檔案信息記錄的都是黨和國家的相關機密，所以對于這一類檔案，我們的檔案管理人員一定要嚴格的遵守我國的相關法律法規，按照國家的規定對檔案信息進行嚴格的管理，維護好檔案的真實性，進一步確保檔案的安全，一定要嚴防檔案信息的外泄。要求我們的檔案管理人員能夠養成保守秘密的好習慣，并且在日常的檔案工作中，建立健全各種規章制度和檔案工作，并以我國檔案法等相關規章制度進行檔案信息整理，結合自身單位的特點和實際特點來制定只屬于本單位的檔案收集和檢查審核工作，這樣就可以真正的做到有法可依。

5.3終身學習的態度

隨著科學技術的發展，知識更新的速度也是越來越快，這就要求我們的檔案管理人員要不斷的學習，多參加一些有組織的繼續教育活動，以此來進一步擴展自己的知識點，及時的了解檔案管理現代化的發展趨勢。除此之外，檔案管理人員還要能夠積極主動的學習檔案信息技術，掌握現代化的管理技術，并在實際的工作中不斷積累經驗，將理論知識與實踐有機的整合在一起。我們的檔案管理人員要在學習中不斷的進行創新，因為檔案信息是隨時隨地出現的，所以還要求我們的檔案管理人員要不斷的培養自身的檔案意識，及時對檔案進行歸檔整理，清理一些不必要的檔案，不斷優化檔案資料庫，加強對檔案資源內涵的延伸。

總地來說，要想做好檔案管理，最終還是要落實到檔案的管理人員上，檔案管理人員一定要有終身學習的理念，不斷對檔案管理工作進行創新，以便更好地為廣大讀者服務。

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Necessary Quality of Archives Managers

CHENGYa-xin
(Mudanjiang Health and Family Planning Committee, Mudanjiang157001, China)

Abstract:Archives as the information resource account for a large proportion in the entire history, and the management of archives is a highlyprofessional work, it is likelytoaffect the efficiencyand qualityofarchives management with low-qualitymanagers.Therefore, archives managers should have professional qualityand innovative spirit.

Key words:Archives management; Quality; Management

作者簡介：程亞新（1974-），女，黑龍江牡丹江人，牡丹江市衛生和計劃生育協會計劃生育干部培訓中心主任，主要從事檔案研究與管理工作。book=139,ebook=140了主動服務的管理模式。由于檔案管理工作本身就是一項相對關注度較低的工作，因此主動的為使用者服務，在服務的態度上做到主動熱情，在服務的語言上也能夠熱情、和藹，耐心的為使用者服務，及時了解使用者在不同時期對檔案的不同使用需求，以便更加及時高效地向不同的檔案使用者提供檔案服務。

收稿日期：2015-12-06

中圖分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）02-0138-02