論公共圖書館采編業務外包問題與質量控制

黃瑋青

?

論公共圖書館采編業務外包問題與質量控制

黃瑋青

佛山市南海區圖書館

摘 要：公共圖書館采編業務外包指的是圖書館和書商之間事先簽訂或達成合作協議，利用現代網絡技術，進行網上書目數據傳輸，或組織人員到實地提供服務的工作方式，幫助圖書館完成圖書的分類、編目、加工、上架等業務工作。本文闡述了公共圖書館采編業務外包模式，對公共圖書館采編業務外包存在的問題及其質量控制進行了論述分析。

關鍵詞：公共圖書館；采編業務外包；模式；質量控制；問題；措施

現代信息技術的迅速發展， 為采編業務數字化、信息化、網絡化和標準化提供了廣闊的空間，也為采編業務外包提供了可能。現代信息技術的發展實現了文獻信息資源在網絡中的整序， 并將編目成果在網絡中進行交流、共享和傳播。

一、公共圖書館采編業務外包模式

1、運作模式分類

分為全部外包和部分外包。全部外包是將采編所有的基礎業務全部交由外包給供應商來完成，即從圖書的查重、采購、驗收、編目、加工、圖書上架等，都交由圖書供應商完成。是一些編目力量較弱的小型圖書館常采用的一種外包模式。部分外包就是將采編部分業務以協議的方式外包給圖書供應商。采用這種模式外包的圖書館，一般是將本館業務劃分出核心業務和非核心業務，將非核心業務外包給圖書供應商，而集中精力實現對采編業務流程和人員配置的整合。

2、外包內容分類

分為采購外包和編目外包。依據圖書綱目購書是采購外包的主要形式。圖書館根據本館文獻采集方針、任務確定選書的范圍并制定綱目，委托書商根據綱目配書；或書商提供《新華書目報》、《全國地方版科技新書目》、《上海新書目》、《CIP在版新書目》等紙質和電子版的書目信息給圖書館，讓圖書館從中選擇所需圖書，生成訂單后由書商代購。在采編業務外包中，編目外包是應用最為廣泛和最有成效的一項業務活動。書商為圖書館訂購的圖書配置編目數據，通過建立圖書加工基地及配套的物流，將圖書配送和圖書加工有機結合起來，除了為提供采訪數據和編目數據外，還增加了貼條碼、貼書標、蓋館藏章、覆膜等加工業務，并送貨上門，使圖書到館驗收、典藏以后直接上架，提供給讀者使用。

二、公共圖書館采編業務外包存在的問題

1、外包人員更換頻繁，為培訓帶來不便

參與外包的人員不固定，經常更換，使得圖書館對其的培訓較被動。外包商每更換一批人員，圖書館就要重新進行新的一輪培訓，這不僅在一定程度上耗費了圖書館采編人員的精力，同時也容易造成工作上的紕漏，導致采編業務外包某些環節產生斷層的問題。

2、采購外包的圖書質量難以掌控

外包商是追求利潤的，利益的驅使會使得他們在提供的服務中，出現圖書質量難以掌控的問題。比如，摻雜一些過時的、利潤大的品種，甚至故意拖延圖書到館時間來獲取額外利潤；時效性強的書籍，因拖延了供書時間，使圖書到館時其價值已大打折扣；不同供應商派出人員的素質存有差異，加上責任心不強等，會貼錯條碼、貼歪書標、藏書印蓋不夠端正等現象的發生。

3、外包商放寬入藏范圍，導致館藏書結構失衡

有的圖書館與供應商簽訂的協議，是圖書館需全部買下出版的新書，喪失了圖書館采訪文獻的自主權和選擇權。

4、編目數據質量難以監控

有的外包商的編目人員對編目業務不熟悉，在著錄時容易出錯，有些錯誤還不易發現。如將不同時間到館的叢書分散著錄，甚至會給出不同的分類號，這種錯誤只有在讀者借閱時才能被發現。

三、加強公共圖書館采編業務外包質量控制的措施

1、加強與書商溝通

為了保證圖書館館藏質量，防止非正版或內容不健康、裝幀破損等存在質量問題的圖書流入圖書館，應與書商加強聯系，對有質量問題的圖書應及時要求書商予以退換，或提出賠償，并提出警告。另外，公共圖書館為避免外包書商有意無意地在預訂或現采的圖書文獻中夾帶非訂購或非現場采選的圖書進入館加工流程，可在預訂書到館之前通過QQ、電子郵件等方式提供圖書清單，經圖書館對掌握的數據核對無誤后再通知書商發送圖書，與此同時，預先將每批圖書設定外包書商加工圖書的指定工作區間，以利于公共圖書館審校人員對今后質量復查以及出現質量問題時的責任評定。在對圖書加工質量進行定期審核驗收時，更要注意高質量、嚴要求。只有在圖書加工的各個環節中嚴格遵照雙方簽訂的合同操作，才能從源頭上防止問題圖書進入公共圖書館流通。

2、細化外包合同條款

細化合同的方式來保證各自的利益，在合同中明確業務外包所規定的質量、執行標準、業務完成期限、數量規格、經費等，以及毀約和違背合同后的法律責任。為避免合作沖突，還可在合同中增加訂立服務水平協議條款，用可度量的方式對服務質量進行定義，列出如果達不到相應質量時書商應承擔的賠償責任。通過制定服務水平協議，明確對業務外包服務進行定量的評估，增強圖書館對業務外包的管理，并在合同中書面說明超范圍服務時的協商機制，圖書館可以根據此協議在合同簽訂后對服務需求進行適當的調整，減少交易上的不確定性。服務水平協議可在一定范圍內約束圖書館和外包書商在服務過程中的一些隨意的行為，保障雙方的利益。

3、加強數據質量控制

要保證館藏數據庫的質量，須制定好合理易行的數據管理辦法，通過全面檢查、系統報表統計、追蹤等技術手段進行數據質量的監督，并明確錯誤懲罰制度。在具體工作中，還可細化公共圖書館采編作業流程，將外包圖書的各道工序予以量化，使交接過程管理井然有序。明確要求套錄數據的外包編目人員，要嚴格按照各種相關的編目規則進行著錄，對套錄數據逐字逐行逐段進行分析著錄，發現錯誤或與本館編目細則不吻合之處應及時加以修改，并結合本館實際要求添加館藏字段。同時，公共圖書館自身必須設專人審核外包數據質量，把好書目數據的質量關，在對外包商的編目數據進行檢查時，質量審核人員從圖書驗收到分類標引等環節一一進行審核校驗，以便及時糾正分編過程中產生的差錯，從而保證書目數據的質量。

4、構建培訓機制以加強隊伍建設

現階段在采編業務大量外包情況下，許多公共圖書館為了保證館藏書目數據庫的質量，采編部門正面臨著派專門的圖書館工作人員對書商外包加工的質量進行抽查、監測及評估，并對其加工過程中所出現的或可能出現問題及時進行修正和業務輔導等大量繁瑣的工作。對此，加強公共圖書館采編人員隊伍的素質建設已刻不容緩，應從完善公共圖書館的培訓機制入手，切實把采編人員的學習和提高納入圖書館發展規劃，并從整體上統籌規劃好長期目標和短期計劃，以業務學習、外出進修、崗位交流、學術研討會等措施來強化圖書館采編人員的知識結構。

四、結束語

隨著國家對公共文化事業重視及投資經費的不斷增加，采編人力資源有限，圖書積壓待編等情況日顯突出。對此，大多數的公共圖書館不得不借助外部的力量合作實行采編業務外包。采編業務外包不僅能最大限度地節省圖書館的人力、物力、財力資源等，還能從根本上解決圖書館新書上架滯后等問題，達到節省人力、提高效率、加快文獻信息傳播速度的目的。

參考文獻：

［1］趙秀華.淺談圖書館采編業務外包［J］.企業文化，2010