檔案管理信息化面臨的問題簡談

林麗君

漳州臺商投資區人才管理中心

?

檔案管理信息化面臨的問題簡談

林麗君

漳州臺商投資區人才管理中心

摘 要：檔案是我們人類寶貴的文化遺產，它記錄著社會的不斷發展的文明遺跡人們日益進取的的實踐活動。 也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。正是基于檔案有如此的重大影響，所以我們當前必須要做好相關的檔案工作。本文就檔案管理信息化面臨的問題進行了簡單的分析。

關鍵詞：檔案管理；信息時代；面臨問題；對策

引言

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生事物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們必須認識到，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現代化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代企業的檔案管理工作中發揮出不可替代的作用。

1 簡述信息時代背景下的檔案管理工作

信息時代的檔案管理工作不同于以往傳統的工作模式，其主要依托于現代化信息網絡技術，應用一些信息管理軟件來管理電子檔案，而不是傳統紙質的實體檔案，增強了檔案管理工作便利性和實效性的同時，使檔案分類更加清晰明了，充分發揮出了檔案的有效作用。主要包括檔案信息﹑資料的采集﹑錄入電子檔案以及調用查詢和共享檔案信息等。

檔案管理工作的信息化建設是一項系統性工作，涉及到管理設備﹑資源﹑信息化和規范化的管理制度﹑信息化網絡建設以及信息化管理人才培養等多方面內容。

2 分析信息化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念跟不上時代發展，缺乏服務意識

行動的創新改變是以思想認識上的轉變為前提的，在我國當前的檔案管理工作信息化建設進程中面臨的首要問題就是難以轉變的陳舊思想觀念，受傳統思想觀念影響，檔案管理工作缺少創新的管理理念作為支撐，在新型管理方式的接受和普及應用上存在一定阻礙，也就無法借助現代化信息技術提升檔案管理工作效率和質量，使其難以發揮出真正的效用。同時，服務意識的缺乏也是阻礙檔案管理工作信息化建設向前邁進的另一大問題。

2.2 仍以實體檔案為主，檔案編輯、檢索難

雖然我國在檔案管理工作上已經有了信息化建設的意識，并采取了一些相應的行動，但在實際工作中，依舊存在一些仍然以實體檔案為主的單位或部門，實體檔案的管理會花費掉工作人員大量的時間和精力在檔案的編輯﹑歸檔和分類整理當中，在檔案的檢索方面也存在一定困難，致使檔案信息資源的利用率無法得以提升。

2.3 缺乏統一規劃

檔案管理工作涉及領域眾多，不同的機構﹑組織或部門有不同的工作內容，在資金支持等客觀條件和信息化建設意識上都存在一定差異，使得當前的檔案管理工作呈現出多樣化和個性化的一面，阻礙了檔案管理工作規劃的規范統一。另外，在檔案信息化建設的過程中其自身就處在一定的變化之中，使得檔案信息化管理系統設計存在一定程度上的不確定性，從而無法保證檔案管理信息化建設進程中的信息資源是真實和完整的。

2.4 缺乏統一規范的信息化標準

鑒于檔案信息資源的自身屬性和實際效用，真實﹑標準﹑規范是管理好檔案的前提和基礎，但在當前的檔案管理工作中，一方面，由于檔案信息系統和網絡建設在形式和層次上都有所不同，導致檔案信息的管理工作在開發﹑服務﹑規范和共享等方面存在一定不足，無法真正意義上的實現檔案信息資源的共享。一方面，受多種因素影響，沒有相對統一的檔案編制標準，使得檔案編制細則缺少一定的相容性，大部分的系統軟件都不具備較高的可移植性，且到現在為止，只在個別檔案館或某個專業系統上實現了檔案信息管理自動化標準的統一，沒有全國統一的檔案自動化標準。

2.5 管理軟件不通用

隨著計算機技術和信息技術的日漸成熟以及檔案管理工作信息化建設的不斷推進，逐漸有針對檔案信息管理的管理軟件被設計開發出來，并應用在檔案管理的實際工作當中。這些管理軟件的應用已經滿足了檔案管理工作的基本需求，但從長遠的發展來看，這些管理軟件仍然不能夠滿足未來檔案管理的信息化發展需要，還不足以滿足實現其與辦公自動化系統和電子政務系統的一體化發展。此外，不同的組織或部門使用的計算機在型號﹑規格﹑配置等方面存在一定的差異性，所以其開發和使用的檔案管理軟件也不同，相互間不能很好的協調，也無法通用，給檔案信息資源的共享造成了一定程度上的限制和阻礙。

2.6 檔案的安全性和保密性方面存在一定安全隱患

信息化的檔案管理工作一改以往傳統手工式的工作方式，實現了檔案的電子可視化。但在對電子檔案進行信息化管理的時候，由于電子檔案存在可被更改的安全隱患，所以，很可能給不法分子提供犯罪機會，利用計算機網絡技術篡改﹑刪除或破壞檔案的原始信息，甚至竊取某些重要的檔案信息，使檔案信息存在被泄露和破壞的安全隱患，難以保證檔案信息的完整性和安全性。此外，電子化的檔案信息是以計算機系統為依托，結構較為復雜，且有多種存儲方式，一旦計算機系統出現癱瘓﹑受網絡攻擊或計算機病毒危害時，就會導致電子信息檔案受損或丟失。

3 解決信息時代檔案管理工作存在問題的對策

第一，整合那些處于分割狀態的檔案信息數據。

第二，在地方建立數字化信息檔案館時，一定要保證適應相關地方行政管理部門改革后的體制和轉變的職能，確保在電子文件產生之前實現檔案信息化，并將現行的文件管理劃入檔案信息化管理的范疇之內，從而統一管理檔案信息資源。

第三，提高對檔案管理工作的認識，明確檔案管理工作對建設國家信息基礎設施的重要作用。同時，除一些要求必須保密的檔案信息之外，盡可能的擴寬檔案信息化建設的服務領域，把各個地方的檔案管理工作的信息化建設同國家的檔案管理信息化建設相統一，統一規劃建設所需的資金﹑人力﹑物力等資源，實現最大程度上的檔案信息化服務規模。

第四，加強管理指導，同步檔案信息化建設和各級行政部門電子政務的發展。

第五，逐步健全和完善相關法律法規，保證檔案信息的安全及利用的合法性，真正發揮出檔案信息資源的積極作用。

第六，建立符合計算機數據信息讀取標準，完備的檔案數據庫，實現不同類別檔案信息的綜合存儲，在需要時方便各部門及時調用查詢，保障檔案管理工作的有序開展。同時，在檔案數據庫的建設和完善過程中要將未來信息化管理發展趨勢考慮在內，并且注重安全保障體系的建設。

4結束語

信息網絡技術的日漸成熟給檔案信息管理工作帶來機遇的同時，也帶來相應的挑戰，只要能夠加強對檔案管理工作的重視，從法律法規到相關制度﹑管理體系和技術利用以及人才培養等方面做出改進，就能確保檔案管理工作信息化建設的順利開展。

參考文獻：

［1］文博.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策［J］.科學與財富，2015（5）：502，503.

［2］李欣.檔案管理在信息背景下工作面臨的問題［J］.黑龍江科技信息，2014（16）：152.