養(yǎng)老保險檔案的作用與管理

白貴海

河北省石家莊市平山縣社會保險局

養(yǎng)老保險檔案的作用與管理

白貴海

河北省石家莊市平山縣社會保險局

基本養(yǎng)老保險制度是我國按照相關(guān)法律規(guī)定以及社會保障需要，在我國強(qiáng)制建立并推行的社會保險制度，企業(yè)基本養(yǎng)老保險制度消除了企業(yè)職工參加企業(yè)工作離退休后基本生活的后顧之憂，也是社會保障制度最重要的內(nèi)容。本文針對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的一些問題，并提出有針對性的建議。

社保處；養(yǎng)老保險；檔案管理

養(yǎng)老保險檔案是指以文字﹑電子文檔﹑圖表等形式來社會保險機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)過程的記載。由于養(yǎng)老保險本身涉及的范圍較廣，其信息量較大，所以對與檔案的保存期限以及保存安全性要求都較高。養(yǎng)老保險檔案是社保處開展社會保障工作的重要依據(jù)，是提高社會保障服務(wù)以及社會保障質(zhì)量的必要條件。所以養(yǎng)老保險檔案管理工作的完善對我國社會保障工作規(guī)范化﹑效率化的發(fā)展起著極其重要的作用，是社會保障工作飛速發(fā)展的必要保障。

1 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性

1.1 由于社會保險業(yè)務(wù)檔案中記載的內(nèi)容極為重要，其中的內(nèi)容對社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦運行工作有著詳細(xì)反映，記錄著參保單位或個人的具體情況以及接受社會養(yǎng)老福利的真實記錄，對各項社會保險經(jīng)辦管理領(lǐng)域的活動進(jìn)行了記錄，其重要性不言而喻。因此，對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作進(jìn)行革新，使其更加標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，對社會保險事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。在新形勢下保險業(yè)務(wù)檔案的管理要做到信息檢索迅速準(zhǔn)確以及保證業(yè)務(wù)資料全面無缺失等，為社會保險事業(yè)發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。

1.2 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作之所以在社會養(yǎng)老保險工作中占有重要的地位，還是因為該項工作中的核心業(yè)務(wù)檔案也是社會保險內(nèi)部監(jiān)督控制的重要工具。因此，做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，集中管理重要檔案﹑保證檔案資料的完整性不僅對于相關(guān)部門的審計監(jiān)督十分重要，還能夠加強(qiáng)社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督，減少不公平現(xiàn)象。

1.3 社會保險業(yè)務(wù)檔案對社會養(yǎng)老保險的各項基本工作都有所記錄，對于社會養(yǎng)老保險事業(yè)的方方面面的內(nèi)容都有所反映，對于社會保險事業(yè)發(fā)展歷程的研究來說，是非常重要的文獻(xiàn)資料。因此，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠?qū)ι鐣ｋU事業(yè)的研究提供重要資料，從而借此來推動社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 加強(qiáng)養(yǎng)老保險檔案管理工作的對策

2.1 積極推進(jìn)養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的管理模式是工作人員手工收集﹑整理，工作量大，效率也低下，費時費力信息化對檔案工作提出了新的要求，要大力運用當(dāng)代科技新成果和新手段，提高檔案管理工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案管理信息化檔案管理數(shù)字化﹑信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會對檔案工作的要求，檔案管理人員必須熟悉掌握和運用現(xiàn)代科技新成果和新手段，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化的需要實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化﹑現(xiàn)代化﹑信息化，必須利用計算機(jī)操作系統(tǒng)，利用檔案管理先進(jìn)軟件程序，建立健全檔案電子文檔，使用計算機(jī)檢索檔案目錄，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，這樣既減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，也為查詢檔案人員提供了更優(yōu)質(zhì)﹑更快捷的服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)

加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)是提高社保處檔案管理工作的必要措施。通過對檔案管理人員的不斷培養(yǎng)，拓展檔案管理人員的工作視域，靈活工作人員的管理思維，在正確認(rèn)識檔案管理工作的前提下，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，提升管理效率。另外還要加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)相關(guān)應(yīng)用培訓(xùn)，以便于為社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的信息化發(fā)展提供充足保證，使的管理人員的專業(yè)技能更加全面化，即具有過硬的檔案管理能力，還要會熟練的運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。

2.3 提高技術(shù)支撐

目前，我國一部分社保處已經(jīng)投入使用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，通過實際的工作數(shù)據(jù)可以看出，管理系統(tǒng)的應(yīng)用很大程度上提高了管理效率，提升了檔案管理工作的工作質(zhì)量。為切實提高檔案管理水平，筆者認(rèn)為應(yīng)該從兩個方面去完善檔案管理系統(tǒng)：第一，要建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將參保人員的相關(guān)信息應(yīng)全部錄入到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，該系統(tǒng)不但可以將這些檔案信息進(jìn)行規(guī)整﹑統(tǒng)計，還可以為相關(guān)決策提供重要依據(jù)。第二，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)該將部門參保信息制作成電子檔案的形式，并定期進(jìn)行維護(hù)，并對本單位之外的用戶設(shè)置使用權(quán)限，例如外單位人員只能進(jìn)行查看，無法修改等。

2.4 建立多元化多層次養(yǎng)老保險體系，推行彈性繳費制度

要逐步改變職工養(yǎng)老保險制度的單一繳費制度，要適應(yīng)多層次就業(yè)人員的基本需求，建立起多元化﹑多層次的養(yǎng)老保險體系。要逐步推行彈性繳費制度：①已經(jīng)連續(xù)繳費 15 年，但是還沒有達(dá)到法定退休年齡，并且出現(xiàn)中斷繳費的問題，則其在退休時，養(yǎng)老保險金待遇也會相應(yīng)的減少，為了有效避免出現(xiàn)上述問題，應(yīng)該加強(qiáng)政策引導(dǎo)，盡量避免出現(xiàn)中斷繳費人員。②一次性買斷工齡，或者與企業(yè)解除勞務(wù)關(guān)系的人員，可以在選擇發(fā)放安置費用以及事業(yè)保障金的同時，一次性繳納全部養(yǎng)老保險費用，這樣其在達(dá)到法定退休年齡后，依然能夠依法享受養(yǎng)老保險金待遇，保障其老年生活。③對于“斷保”人員，還應(yīng)該綜合考慮其個人經(jīng)濟(jì)收益情況，根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)分檔繳納養(yǎng)老保險金。

綜上所述，職工養(yǎng)老保險是社會養(yǎng)老保險的重要組成部分，職工養(yǎng)老保險發(fā)生“斷保”，關(guān)系民生﹑關(guān)系社會和諧穩(wěn)定。另一方面，政府要切實加強(qiáng)養(yǎng)老制度﹑政策管理和法律體系建設(shè)，促進(jìn)社會保險金規(guī)范化﹑制度化﹑法制化管理。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，應(yīng)該意識到為職工繳納養(yǎng)老保險金的必要性和重要性，而企業(yè)職工應(yīng)當(dāng)樹立權(quán)利和義務(wù)對等的理念，在享受社會保險的同時，要依法按照相關(guān)的規(guī)章制度繳納自己應(yīng)當(dāng)繳納的費用，積極配合單位進(jìn)行養(yǎng)老保險制度的改革，為養(yǎng)老保險改革履行自己應(yīng)盡的義務(wù)。這樣，當(dāng)企業(yè)職工達(dá)到法定退休年齡后，就可以按月從社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)處領(lǐng)取養(yǎng)老金，保障自身利益。

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[2]王安妮.抓好檔案管理打造精品工程[J].科技展望，2016

[3]張玉潔.信息化工程管理檔案管理方法研究[J].江西建材，2016