試論現代化檔案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

煙臺開發區城管環保局

試論現代化檔案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

煙臺開發區城管環保局

從檔案管理轉型歷程中，辨析檔案管理之于城市管理的必要性和重要性，并且結合實踐對現代化檔案理念的建構，以及這種新理念對社會現實的介入和功效，進行了初步探討。

檔案管理 城市管理 理念創新

一、正確理解和把握現代檔案管理的轉型

在新的形勢下，檔案管理正在實現轉型，由史料管理向信息資源管理、知識管理轉變。眾所周知，“檔案”一詞的出現是在明末清初，而且用法、含義多有不同， 直到20世紀30 年代之前，檔案管理尚未形成一個獨立學科， 對檔案管理的研究基本上附屬于史學領域，其目的是為了編史修志。在封建社會及至近代， 人們觀念之中的檔案屬于史料， 已成為心理定勢。20 世紀30 年代以后， 獨立的“檔案”概念在社會上逐步形成， 檔案界將檔案作為一個既存概念實體來管理和研究， 學者們圍繞檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等形成了一套較為完整的理論體系。20 世紀80 年代以來， 檔案界紛紛轉變傳統的思維模式和理念，人們都將檔案視為一種“重要的信息資源”。1985國家層面關于“大力開發檔案信息資源”的提出，使檔案信息資源觀成為檔案界的主流意識形態，被譽為“檔案管理的一次革命”。

世紀之交， 知識作為社會的重要生產力要素， 在社會經濟發展中所起的作用日益突出， 知識管理應運而生，檔案資源在社會發展中的重要性得到重新認識。從知識的來源、生產、存儲、整理，到知識的流通、傳播、交流，構成了一個完整的知識經濟體系， 而檔案在這一體系中處于源頭和基礎地位。上述四個階段，代表著我國檔案界自身的價值取向和思維方式的演進過程。

二、要搞好城市管理工作，就要因地制宜，不斷建立新的檔案管理機制

從管理學角度來看，管理的基本要求都在于使被管理對象有序化。而檔案管理的基本要求也在于檔案的有序化。對檔案資料進行有序化管理的方法有很多，其中最基本的方法就是“分類”，這是人類活動迄今為止最基本有效的管理方法，任何規范有序的管理，任何科學有效的決策，都離不開扎實嚴謹的檔案基礎工作。城市管理工作自然也在此列?？梢哉f，檔案管理與城市管理之間的關系，已經越來越引起了重視。

目前是我國社會經濟結構急劇轉型的時期，隨著城市化、工業化的快速推進，對勞動力形成了巨大拉力，外來人員紛紛涌進城區。從全國范圍來看，流動攤販在各個城市普遍存在，其根源在于我國城市化進程的加快、勞動力就業形勢嚴峻等客觀現實，也是我國社會經濟還不夠發達、部分群眾生活水平較低的集中體現，是一個時期內必然存在的客觀現象。查處流動攤販的責任雖然在城管執法部門，但疏導攤販需要勞動保障、工商、公安、衛生防疫、社管處等有關部門、單位配合聯動，綜合治理，城管執法部門只堵不疏，必然導致流動攤販打游擊戰，使城管執法效率大打折扣，無法最終解決問題。從煙臺開發區的實際情況看，當地居民僅有10萬人左右，其余都是流動人口、從外地移居的人口，其中包括40多個國家和地區的近2000名常駐外商。這些人口，有的住在城區，有的住在農村；有的在民企工作，有的外企上班；甚至同一個小區，也分布著本地人、本省人、外省人、外國人等不同地域的居民。不同的人生信仰、不同的生活習俗、不同的生活方式，必然導致文化的差異、價值的多元和觀念的沖突。外來務工人員群體已經成為經濟社會發展的一支年輕而強大的生力軍，緩和了城市化發展中勞動力供需總量矛盾和結構性短缺的矛盾，同時也成為城鎮基礎設施、社會治安、衛生防疫、安全生產以及社會就業的巨大壓力。如何管理好、服務好這個龐大的社會群體，按照科學的發展觀的要求，獲得社會的全面、和諧、可持續發展，需要我們不斷探索與研究。據不完全統計，煙臺開發區目前外來務工人口約7.1萬人，男女比例為38：62。外來人員在分布、就業、年齡結構等方面主要呈現以下特點：一是行業分布特征明顯。電子、機械制造、服裝、食品加工四個行業，成為外來務工人員的主要分布行業，約占總人數的75%，建筑業、服務業及其他產業約占25%。二是居住分布相對集中。約90%以上的外來務工人員以居住用人單位提供的集體宿舍為主，租住單位附近民房為輔，很少有自己購買住房居住的情況。三是年齡層次總體偏低。據18—35周歲外來勞動力約占外來總勞動力的80%，36—（55）60周歲的中老年勞動力占20%。而文化程度方面，也正因為不同時代的教育落差，以及優勝劣汰的市場選擇等原因，年輕的外來勞動力的文化結構甚至還略優于我區勞動力的整體水平。外來勞動力小學文化以下人員僅占4%，初中35%，高、中專、技校43%，大專以上18%。在對外來人員的管理上，主要存在以下問題：一是相關部門配合不夠，服務效果不夠理想；二是人員構成魚龍混雜，治安問題存在隱患；三是流動周期短暫，行政、社會成本較高。

對以上問題的分析和提出，得益于完整細致的檔案資料，是從檔案數據中分析得出的。同樣是立足于對檔案資料的分析，同時結合工作實踐，筆者提出了“三步走”的應對措施，即：集中管理，加大投入；“以夷制夷”，重心下移；提高素質，服務先行。經過一段時間的運行，效果非常明顯，受到了領導和群眾的普遍好評。

實踐證明，要搞好城市管理，就要切實重視檔案工作。對于當下的城市管理工作，“優質服務”的本質意義已不僅僅局限于職業道德的要求，而是一種進行工作思路和工作方法轉變的積極探索。而所有的探索，都應該是建立在“底子清、目標明”的基礎之上的，做好檔案工作的必要性和重要性越來越突出。

三、通過創新檔案管理理念，促進城市管理方式的持續有效轉變

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。隨著人們法律意識和增強和法律法規的不斷完善，城管檔案不再是單純只作為查考資料，更是作為復議、訴訟案件中重要的證據材料。收集齊全、規范管理、安全保存、有效利用檔案資料，既是對歷史負責，為現實服務，也是替將來著想。因此，城管檔案工作不再是城管部門的次要工作，而是涉及法律責任的重要工作。要建立健全檔案材料收集網絡，根據材料形成規律和特點采取定時收集、 定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法，確保歸檔材料及時收集歸檔，使城管檔案更具特色、更為完整。加強對執法業務檔案的管理與整理，特別是重要的、時間延續性較長的案件，必須加強經辦人員移交檔案材料的管理工作，確保案件材料齊全。加快城管檔案的信息化建設，真正做到各級城管檔案信息的共享，實現真正意義上的信息化，通過創新檔案管理理念，促進城市管理方式的持續有效轉變。