企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)分析

張 帥

山東單縣人力資源和社會(huì)保障局

企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)分析

張 帥

山東單縣人力資源和社會(huì)保障局

企業(yè)檔案是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄，是企業(yè)的所進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的和。企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的總體反應(yīng)，是記錄企業(yè)活動(dòng)的書面材料，是關(guān)于企業(yè)活動(dòng)的企業(yè)文件轉(zhuǎn)化而成的。企業(yè)檔案是在企業(yè)中各種活動(dòng)的相互作用形成的，在整體上反應(yīng)了企業(yè)的面貌和文化。它的功能在于記錄企業(yè)活動(dòng)和反應(yīng)企業(yè)活動(dòng)狀況的信息材料。同時(shí)這種信息材料具有其他材料沒有的特點(diǎn)，就是這是記錄和反應(yīng)活動(dòng)的第一手材料。基于此，本文將著重分析探討企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

企業(yè)；檔案管理；措施

1、企業(yè)檔案管理的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲(chǔ)備信息，還包括重要的會(huì)議及談話記錄，這些都對(duì)企業(yè)未來發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。如通過決策者制定決策時(shí)所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，可明確企業(yè)未來發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人、留人、提升人的依據(jù)；企業(yè)的財(cái)務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財(cái)務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。思想決定行動(dòng)，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負(fù)責(zé)人開始，從思想上提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)。建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要切實(shí)作好檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性與預(yù)見性，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)形式的認(rèn)識(shí)，全面了解用戶需求，才能更有針對(duì)性地為用戶提供服務(wù)；落實(shí)檔案管理工作的安全意識(shí)，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門采取專人專管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到位。

2、企業(yè)檔案管理的措施

2.1 完善管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。在新的時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極構(gòu)建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項(xiàng)，要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，在人員更替時(shí)做好交接工作，并且保證不泄漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴(yán)密性。

2.2 提高管理人員素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)重視程度

無論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)之中，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系，同時(shí)也要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感和創(chuàng)新觀念。

2.3 檔案的保管

更換庫房檔案柜、安裝移動(dòng)密集架，充分利用發(fā)展空間縮小占地面積。對(duì)庫房?jī)?nèi)的紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施配備，滅火器、抽濕機(jī)、空調(diào)、安裝遮陽窗簾、定期更換防蟲藥、通風(fēng)除濕。從電子檔案的備份方面，我們采用了離線備份和在線備份相結(jié)合的原則。在線備份是利用紫光檔案管理系統(tǒng)上傳電子目錄及電子文件掛接等方法，檔案利用者可利用在線方法輕松找到所需文件，但由于在線備份存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，一部分絕密檔案不能在線掛接，因此必須采取離線備份。離線備份采用三種方式：一是PC備份(即電腦上備份)；二是移動(dòng)硬盤備份；三是檔案級(jí)光盤備份，光盤符合DA/T38-2008規(guī)范要求，保存壽命大于20年。)

2.4 檔案信息開發(fā)利用

歸檔文件特別是絕密檔案進(jìn)入庫房重新借閱時(shí)，雖有目錄索引及檔案管理系統(tǒng)，到庫房查找文件還是存在查找難的現(xiàn)象。因此筆者將庫房中所有文件準(zhǔn)確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個(gè)平面的電子立體庫，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫房中的每份文件活靈活現(xiàn)地展現(xiàn)在電腦上，展現(xiàn)在自己的工作視野中。當(dāng)借閱者需要某一份文件，只需在紫光檔案系統(tǒng)或卷內(nèi)目錄索引中查找出相關(guān)檔案號(hào)，在離線備份中打開電子文件立體庫就能很快找到文件并將其打開。

2.5 規(guī)范借閱程序

考慮到檔案信息的特殊性，在檔案管理過程中，做好檔案管理的借閱工作，對(duì)于規(guī)范檔案管理工作和提高檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：1)對(duì)檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，為了規(guī)范檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記，對(duì)借閱人、借閱用途以及借閱方式都進(jìn)行全面準(zhǔn)確的登記。2)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查。檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查，避免檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范檔案借閱行為。3)建立檔案借閱臺(tái)賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄檔案的借閱情況，在檔案管理中應(yīng)建立檔案借閱臺(tái)賬，并對(duì)借閱行為進(jìn)行規(guī)范，對(duì)借閱期限進(jìn)行明確，保證檔案借閱能夠按期歸還。

總而言之，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，文化與經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為統(tǒng)一體。建設(shè)企業(yè)文化已經(jīng)是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)要得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須將企業(yè)檔案管理重視起來，促進(jìn)企業(yè)文化發(fā)展，以此使得檔案管理水平得到提高，促進(jìn)切企業(yè)發(fā)展。

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