信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

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信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，極大地促進(jìn)了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，使高校教學(xué)檔案管理工作，展現(xiàn)出勃勃生機(jī)，信息化技術(shù)應(yīng)用的管理過(guò)程中，進(jìn)一步提高了高校學(xué)生管理的工作效率。現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理工作的相關(guān)工作者所需要考慮的問(wèn)題是如何將信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中充分發(fā)揮出來(lái)，更好地為高校教學(xué)檔案管理工作服務(wù)。

一、高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

所謂高校教學(xué)檔案，其實(shí)就是指廣大教育工作者在日常的教學(xué)活動(dòng)中，將教學(xué)工作、學(xué)校管理以及學(xué)生學(xué)習(xí)的教學(xué)活動(dòng)中所形成的不同形式的文字材料。不論是什么樣的教育單位，都不能夠缺少教學(xué)檔案，教學(xué)檔案的存在對(duì)學(xué)校決策者來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)教學(xué)檔案深入地了解教師在教學(xué)過(guò)程中的基本情況，從而幫助教師解決教學(xué)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)一步提高高校的教學(xué)質(zhì)量以及管理水平。[1]現(xiàn)階段，我國(guó)高校教學(xué)檔案管理方面存在諸多不足，這些不足嚴(yán)重影響了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理效率，也極大地阻礙了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。具體來(lái)說(shuō)，高校教學(xué)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

首先，高校作為一種公共場(chǎng)所，在日常的教學(xué)管理活動(dòng)中需要接觸的人有很多，一定程度上降低了高校教學(xué)檔案管理的保密性。傳統(tǒng)的工作人員在管理教學(xué)檔案過(guò)程中，由于缺乏必要的檔案管理保密意識(shí)，導(dǎo)致在沒(méi)有管理人員允許的情況下教師還能夠隨便出入檔案室，甚至有的教師還會(huì)直接拿走相應(yīng)的教學(xué)檔案，不利于教學(xué)檔案的保管。

其次，高校教學(xué)檔案管理效率普遍偏低，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。在信息技術(shù)沒(méi)有應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理之前，相關(guān)工作人員只能按照傳統(tǒng)的方式對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理，隨著信息化水平的提高，傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式已經(jīng)難以滿足高校相關(guān)教育工作者的需求，校領(lǐng)導(dǎo)一旦想要查詢文件，檔案管理工作者就必須在一大堆文件當(dāng)中查找，一方面效率不高，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，另一方面，也不利于高校相關(guān)工作的展開(kāi)。[2]

再次，高校教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，高校教學(xué)檔案的信息化管理是大勢(shì)所趨，是符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的，在這種情況下，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式顯然已經(jīng)過(guò)時(shí)，因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)抓緊提高自身的檔案管理素質(zhì)，樹(shù)立全新的教學(xué)檔案管理理念，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)檔案管理手段，將信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)。

最后，傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)檔案的查找、更新以及維護(hù)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，教學(xué)檔案只會(huì)越積越多，不利于檔案管理者及時(shí)淘汰掉相關(guān)信息，更不利于檔案的維護(hù)以及更新。

二、高校教學(xué)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)階段我國(guó)高校教學(xué)檔案管理依然沿用紙質(zhì)媒介，這種模式一方面難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，另一方面也造成了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，在信息化高度發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理模式必然被信息化管理所取代。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理已然是大勢(shì)所趨，檔案管理模式有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)，進(jìn)一步提升了高校教學(xué)檔案管理的效率，對(duì)于教學(xué)檔案管理者來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用具有里程碑的意義。具體來(lái)說(shuō)，

高校教學(xué)檔案管理的信息化具有以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：

首先，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、查閱方便以及存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)。這種教學(xué)檔案管理模式能夠方便存儲(chǔ)大量的教學(xué)資料，以電腦為手段處理教學(xué)檔案，使檔案管理工作變得靈活方便快捷，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的合理分配，進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。

其次，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案管理，所需要的人員數(shù)量較少，通常情況下，僅需一至二名高素質(zhì)的專(zhuān)職工作人員即可，值得注意的是，這些高素質(zhì)的專(zhuān)職人員必須熱愛(ài)檔案管理工作，只有這樣，檔案管理工作人員才能夠全身心的投入到檔案管理工作當(dāng)中，極大地降低了管理的成本。

再次，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高校教學(xué)檔案的長(zhǎng)久保存，以紙質(zhì)版為媒介的高校教學(xué)檔案具有不易保存、占地面積較大的缺點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，能夠有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)版教學(xué)檔案的缺點(diǎn)，使高校教學(xué)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久的保存。同時(shí)，極大的減少了教學(xué)檔案所占的空間。[3]

最后，以信息化為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案管理能夠有效地實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的迅速查找。在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相關(guān)資料，工作效率很難提高上去。而在信息化背景下，查找相關(guān)教學(xué)檔案，只要在電腦中輸入關(guān)鍵詞，幾分鐘甚至更短的時(shí)間內(nèi)就能夠找到自己所需要的教學(xué)檔案。

三、做好高校教學(xué)檔案管理信息化的對(duì)策

為了進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，提高高校教學(xué)檔案的管理水平，高校教學(xué)檔案管理必須走信息化道路，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理的信息化應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)。

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予教學(xué)檔案管理信息化高度的重視。教學(xué)檔案與學(xué)校的教學(xué)水平息息相關(guān)，它直接關(guān)系著高校教學(xué)的改革、管理以及教學(xué)研究等，因此，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到檔案管理信息化工作的重要性，將檔案管理信息化工作納入戰(zhàn)略議程上來(lái)，要定期對(duì)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程進(jìn)行考核，并將高校教學(xué)檔案管理工作落實(shí)到人，除此之外，還應(yīng)當(dāng)投入大量的資金來(lái)支持高校教學(xué)檔案管理的信息化，從而確保高校教學(xué)檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展。

其次，進(jìn)一步提高高校教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。現(xiàn)階段，我國(guó)高校教學(xué)檔案管理信息化的過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，例如標(biāo)準(zhǔn)化滯后、軟件應(yīng)用不規(guī)范等，這些問(wèn)題的存在，極大地阻礙了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理信息化水平的提高，因此，我們應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識(shí)這一問(wèn)題的基礎(chǔ)上，切實(shí)提出有效對(duì)策，筆者認(rèn)為，高校教學(xué)檔案管理信息化的過(guò)程涉及各個(gè)方面，環(huán)節(jié)眾多，想順利開(kāi)展信息化就必須建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并將標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到實(shí)處。但標(biāo)準(zhǔn)的建立，本身也是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，所以在建立健全高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)抓好檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的適用性。建設(shè)高校教學(xué)檔案管理平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。高校教學(xué)檔案管理的辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的前提。[4]因此，必須進(jìn)一步提高高校教學(xué)檔案管理的效率以及教學(xué)檔案信息資源的利用效率，只有這樣，高校教學(xué)檔案信息才能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的現(xiàn)代化管理。值得注意的是，高校教學(xué)檔案地信息化管理不能局限于高校檔案管理內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)做到從全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)文檔一體化管理模式。現(xiàn)階段，我國(guó)高校絕大多數(shù)教學(xué)檔案信息管理還處于由文件處理逐步向信息管理系統(tǒng)的過(guò)度階段，想要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理模式，高校教學(xué)檔案管理者必須運(yùn)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)，因此，高校應(yīng)當(dāng)逐步從文字材料開(kāi)始進(jìn)行管理，完成公文處理以及檔案管理所有程序的信息化。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式分享高校教學(xué)檔案信息資料。

再次，進(jìn)一步加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)，從而切實(shí)提高高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要標(biāo)志就是微機(jī)的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)的管理，作者認(rèn)為，利用微機(jī)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理具有以下優(yōu)勢(shì)：1.利用微機(jī)對(duì)文書(shū)檔案管理，能夠有效實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的立卷、接收以及鑒定。2.能夠迅速補(bǔ)漏相關(guān)文件，還原檔案原貌，檢索效率更高。3.有利于教學(xué)檔案保密工作的展開(kāi)。

最后，高校教學(xué)檔案管理者應(yīng)當(dāng)切實(shí)提高自身的管理素質(zhì)，高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，必須以高素質(zhì)的檔案管理工作為依靠，教學(xué)檔案管理工作者一方面要具備較強(qiáng)的事業(yè)心，另一方面還要具備較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。具體來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾個(gè)方面：1.能夠維護(hù)高校教學(xué)檔案真實(shí)性的能力。2.能夠高效獲取檔案信息的能力。3.能夠切實(shí)評(píng)估檔案信息的能力。4.能夠加工提煉檔案信息的能力。5.能夠有效地根據(jù)檔案信息進(jìn)行交流和溝通的能力等。除此之外，高校教學(xué)檔案管理工作人員，還應(yīng)當(dāng)具備較好的基礎(chǔ)知識(shí)、具備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在日常的工作中，不斷地掌握高校教學(xué)檔案管理的方式方法，開(kāi)闊自己的眼界，從而進(jìn)一步提高高校教學(xué)檔案管理工作的水平。

隨著經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，高校教學(xué)檔案管理工作者必須進(jìn)一步提高自身的素質(zhì)，將信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。將高校教學(xué)檔案管理視為校園文化建設(shè)的重要組成部分之一，積極鼓勵(lì)全校師生共同參與，檔案管理工作者在管理檔案的過(guò)程中，應(yīng)將檔案管理與校園文化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合在一起，將學(xué)校檔案的有效利用融入到校園文化建設(shè)的浪潮當(dāng)中。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，高校教學(xué)檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)信息化才能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，才能夠切實(shí)滿足高校師生對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的要求。高校教學(xué)檔案管理的信息化過(guò)程并不是一蹴而就的，它是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，需要高校教學(xué)檔案管理工作者以及高校師生的共同努力才能夠?qū)崿F(xiàn)。

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王金偉
（鄖陽(yáng)師范高等專(zhuān)科學(xué)校，湖北十堰442000）

摘要：近些年來(lái)，我國(guó)信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，并逐步滲透到高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中，為教學(xué)檔案管理工作提供了極大的方便。利用信息技術(shù)對(duì)我國(guó)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率、使查閱更加方便。因此，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)高校教學(xué)檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用給予高度重視，本文從高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，系統(tǒng)的闡述了信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理的應(yīng)用途徑，旨在進(jìn)一步提高我國(guó)高校教學(xué)檔案管理的管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息技術(shù)

Abstract:In recent years, China's information technology keeps booming, and gradually infiltrates into the col-lege students' archives administration, which provides a great convenience for teaching archives administration. The employment of information technology in our college teaching archives administration will contribute to the efficiency of archives administration and convenient access. Therefore, we should pay more attention to the application of the information technology in teaching archives management in Colleges and universities. Taking the current situation of teaching archives administration as the starting point, this paper demonstrates the application of information technolo-gy in teaching archives management in Colleges and universities, and aims to improve the management level of teaching archives administration in Colleges and universities.

Keywords:archives administration; college; information technology

作者簡(jiǎn)介：王金偉，男，湖北十堰人，鄖陽(yáng)師范高等專(zhuān)科學(xué)校，助教，主要從事高等教育研究。

中圖分類(lèi)號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：2096-000X（2016）02-0136-02