反腐新常態下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例

汪　杰

（滁州市公共資源交易監督管理局　滁州　239000）

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反腐新常態下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例

汪杰

（滁州市公共資源交易監督管理局滁州239000）

摘要公共資源交易市場是社會主義市場體系中的重要組成部分。近年來，各地積極推進公共資源交易市場建設。截至2014年底，全國縣級以上各類公共資源交易市場4000多個，其中，集中統一的市場1200多個。這對于促進和規范公共資源交易活動，加強反腐體制機制建設發揮了積極重要的作用。但在公共資源交易市場的建設和運行過程中，也暴露出不少問題，主要是重復建設，資源不共享；運行不規范，公開性不夠；干預交易主體自主權，加重企業負擔；以及交易服務、管理和監督職責不清，監管缺位、越位、錯位等現象，但是上述問題均可以通過加強公共資源交易項目檔案管理來實現歷史再現，恢復每一次項目招標采購的完整過程。通過規范化、制度化的有效管理，讓違法違規行為在項目檔案中留下蛛絲馬跡。

關鍵詞項目檔案業務培訓代理機構招標單位保管保密保管期限

How to Do a Good Project Archives Work under the New Normality of Anti-corruption - For the Example of Project Archives Management in the Public Resources Trading Administration Bureau of Chuzhou City

Wang Jie
(Chuzhou Municipal Supervision & Administration Bureau of Public Resources Trading Chuzhou 239000)

Abstract The public resources trading market is an important part of socialist market system. The actively promoting the construction of public resources trading markets in recent years. At the end of 2014, all kinds of public resources trading markets at or above the county level in more than 4000, among them, the centralized and unified market more than 1200. It's promoted and standardized the public resources trading activities, strengthening the construction of system and mechanism against corruption has played a positive role. But in public resources trading market in the process of the construction and operation, also exposed some problems, it mainly is the repeated construction and resource sharing; Operation is not standard, publicity is not enough; Intervention trading main body autonomy, to aggravate the burden; And trading service, management and supervision, supervision vacancy, offside, dislocation phenomenon, but all these issues can be solved through strengthening the public resources trading project archives management to realize the historical representation, restore the complete process of each project bid procurement. Through the effective management of standardization, institutionalization, violation behavior left traces in the project archives.

Keywords Project archives Business training Agent organization Bidding unit Escrow Confidentiality Escrow period

近年來，國務院高度重視公共資源交易市場建設，李克強總理多次強調，要加快推進公共資源交易的市場化改革，實行全流程的透明化管理，建立統一的公共資源交易平臺，把公共資源交易納入規范化、法制化軌道，強化事中事后監管，促進政府職能轉變和管理創新。但在項目檔案管理上一直沒有一個統一和規范的行業標準。時至今日，仍然是各自為政，方法不一。筆者結合工作實踐經驗淺談幾點加強項目檔案管理工作的做法，希望能為凈化公共資源交易市場做貢獻。

一、提高認識，規范制度

1、提高項目檔案的管理權限，由公管局副局長分管項目檔案工作

（1）項目檔案實行誰代理，誰立卷，誰移交的歸檔管理流程。主要負責項目檔案的收集、整理、立卷、裝訂和移交工作；

（2）建立專門的項目檔案室，接受檔案局的業務指導。負責制定本系統的項目檔案規章制度，并管理在滁備案的招標（采購）代理機構的項目檔案工作；

（3）項目檔案原則上不得外借。需要調閱利用的必須填寫《滁州市公共資源交易項目檔案利用登記表》，并由公管局副局長簽批，方可交項目檔案室辦理調閱利用。

2、依據法律法規，嚴明獎懲制度

（1）招標（采購）代理機構在收集、整理、立卷、裝訂和移交項目檔案工作中出現問題的，依據《滁州市招標代理機構考評管理辦法（暫行）》視情況采取扣分或暫停代理業務的處理，對完成項目檔案工作任務較好的給予加分和一定范圍內的通報表揚。

（2）項目檔案室或有關人員在檔案規范化、標準化和制度化建設上做出突出貢獻的，依據實際影響力給予一定的精神獎勵和物質獎勵。并優先推薦提拔任用機會，以此調動工作人員愛崗敬業，爭先創優的工作積極性、創造新，營造拴心留人的工作環境。

（3）在項目檔案管理工作中出現違法違紀行為的，將參照《檔案管理違法違紀行為處分規定》（監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號）等有關規定執行。

二、加強項目檔案隊伍建設，加大業務培訓力度

1、建立檔案工作網絡，市交易中心各部門和在滁備案的招標（采購）代理機構均需要指定一名兼職的檔案人員，負責與項目檔案室聯絡項目檔案工作。

2、指定的兼職檔案人員，首選業務素質好、工作責任心強的。指定人員盡量不要頻繁更換崗位，減少人員流動頻繁對項目檔案工作帶來的不利影響。

3、市公管局每年按時組織安排項目檔案室檔案工作人員參加市級以上檔案行業的有關培訓學習，為了提高檔案人員的工作業務能力和管理水平，增強專業性、理論性和實踐性。

4、項目檔案室負責定期組織招標（采購）代理機構和市交易中心各部門指定的有關兼職檔案人員進行項目檔案業務培訓活動，每年度不得少于1次。

5、項目檔案室要充分利用新媒體和“互聯網+”戰略，創建項目檔案工作業務交流群，通過QQ群或微信群及時學習和交流項目檔案工作。

6、加強檔案行業交流和互動力度，項目檔案室每年度都要認真總結全年工作，至少撰寫或發表一篇與項目檔案工作有關的典型案例分析或工作經驗成果等論文或匯報資料。通過媒介傳播讓項目檔案工作受到社會各界的關注，讓業內人士通過良好的交流和互動將工作中遇到的一些問題在此產生共鳴，從而達到共同學習、共同發展、共同進步的良好氛圍。

三、嚴抓項目檔案工作中的重點部位

1、多年來，經過各有關部門對項目檔案的調閱利用，對招標交易項目中可能存在違法違紀行為的案件進行查處中發現，許多重要線索和證據都是依靠一個個完整、有效、可用的項目檔案資料反映出來的。但是由于項目檔案目前沒有統一、明確的行業標準，所以在規范和共識上還存在爭議。

2、項目檔案資料應當確保真實性、完整性、有效性和可用性，項目前期資料中，招標單位（人）提供的相關文件或其它資料等為掃描件或復制件的，必須要求招標單位（人）或者發文單位加蓋印章予以證明該件的真實性，其它組織或者機構不得蓋章確認。

3、項目開標的過程資料必須為原件。有關資料是正、副本的，以正本為主。包括：招標代理合同、中標單位（人）的投標文件、中標通知書等不得出現掃描件或復制件等現象。

4、驗收項目檔案資料時，必須認真檢查檔案資料內需要蓋章、簽字和填寫日期的位置是否落實完備。

5、凡是需要歸檔的文件資料，都應當做到書寫優良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

6、任何一個項目檔案中都必須收集下載在指定媒體上發布過的招標公示和中標公示等有關規定中要求依法必須公開上傳的資料信息首頁，予以證明招標項目是否依法在指定媒體上公開有關的招標、中標等交易信息。

7、任何單位及個人不得擅自修改、偽造、變造和銷毀項目檔案和出現拒不歸檔等行為。

8、審查備案科和監督監察科的審核人負責審核卷內項目的招標投標資料是否齊全、完整，并簽字確認對其真實性、完整性、有效性、可用性負責。最終由項目檔案室按照接收標準負責驗收項目檔案資料，可以接收的項目檔案由檢查人簽字確認，辦理接收手續。

9、充分利用和發揮好電子招標投標項目檔案系統的作用，認真做好前期紙質項目檔案資料的掃描和上傳工作。確保電子招標投標項目檔案工作有序和安全進行。

10、為了避免招標（采購）代理機構出現項目檔案不按時移交或不移交的現象發生，在發放中標通知書時將發放信息上傳至系統自動提示功能。系統會在中標通知書發放后7日內以短信方式提示項目檔案室，直至項目檔案移交確認為止。

11、項目檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、15年。建設工程類200萬以上（含200萬）、政府采購類100萬以上（含100萬），以及其它類（國有建設用地使用權出讓、礦產權出讓、國有產權交易等項目）列為永久保管；建設工程類20~200萬，政府采購類10~100萬項目列為30年保管；建設工程類20萬以下，政府采購類10萬以下項目列為15年保管。

四、項目檔案的整理步驟

1、招標（采購）代理機構在被確定代理資格后，項目資料收集準備工作已經開始。

2、招標（采購）代理機構應當及時收集所代理的招標項目全部過程資料，包含：紙質文件、電子文件、圖紙和圖表等該代理項目實際操作中形成的一切有關具有保存價值的各類資料。

3、項目招標結束后，招標（采購）代理機構應當及時整理該項目的檔案資料，整理時要嚴格按照‘卷內目錄’對照‘文件題名’依次自然排列無誤后，進行頁面編碼。編完頁碼后填寫‘卷內目錄’的具備狀況、頁次、和備注的內容。

4、案卷封面的內容填寫：招標（采購）代理機構只需要填寫案卷題名、項目編號、立卷單位（蓋章）和起止日期。檔號、保管期限和密級，由項目檔案室完成。

5、卷內備考表的內容填寫：招標（采購）代理機構只需要填寫文件資料總頁數，文字資料頁數、圖樣資料頁數和光盤張數。‘說明’內填寫項目開展的異常狀況，順利完成的不必填寫。‘立卷人’填寫招標（采購）代理機構的整理人姓名，‘日期’填寫招標（采購）代理機構整理人實際裝訂的時間。‘互見號’、‘檢查人’、‘日期’，由項目檔案室完成。

6、立卷裝訂按照‘三孔一線’上、下穿管裝訂，線頭系于中端穿孔處，打死結。

7、項目檔案封條應當粘貼于案卷脊背中段，裁剪大小應適當，粘貼美觀，無損壞，不宜壓字，背面粘貼連接處蓋整理人印章。

8、項目檔案組卷時，若清單控制價、中標單位（人）投標文件、設計圖方案等資料過厚或不易一并組卷時，可以單獨組卷，單獨組卷需要另加案卷封面和封條裝訂。頁碼從‘1’開始編寫。不必另加‘卷內目錄’和‘卷內備考表’。

9、項目檔案另附光盤的，盒內封面上招標（采購）代理機構應當填寫：‘案卷題名’、‘項目編號’、‘立卷單位’、‘文件容量’、‘刻錄日期’。‘檔號’由項目檔案室完成。

10、案卷組成排列順序必須嚴格按照‘卷內目錄’里的‘文件題名’具體名稱順序進行排列，沒有具體名稱的歸入相近名稱內。

11、項目編號填寫：應當填寫最后一次招標成功的項目編號。若多次開標未成，業主自行招標沒有項目編號的，不必填寫。

12、多次開標的項目，在填寫‘卷內目錄’時，‘文件提名’先后放入多次開標文件資料的，應當在‘備注’內填寫‘一次、二次、三次……’。

13、編寫頁碼時，同一項目單獨組卷的都應當在每卷內文字頁面正面右下角處，反面左下角處用鉛筆按照順序填寫頁號，書寫要工整、清楚，易識別。單獨組卷的封面和目錄不編寫頁碼。單獨組卷的自有頁碼正確的，不必重復編寫。將招標文件、清單控制價、合同、中標人投標文件及其它項目過程資料組成一卷的，上述文件資料內自有頁碼符

合規定要求的可以在該文件封面首頁填寫一個頁號，代表本文件頁號。若自有頁碼不正確，需要按照實際編寫順序逐頁編寫頁號。一個完整項目組成一卷只需要一個案卷封面、一個卷內目錄、一個卷內備考表。

五、嚴控項目檔案的保管和保密關

1、市公管局或市交易中心要高度重視項目檔案的保管和保密工作，應當與項目檔案室工作人員和各兼職檔案人員簽訂《項目檔案安全、保密協議》，在制度上增強工作人員的保密意識。

2、建立健全項目檔案的調閱利用審批制度。

3、嚴格進、出入項目檔案庫房登記制度。

4、嚴抓項目檔案庫房定期檢查、排除安全隱患制度。

5、加強“人防、物防、技防”，在項目檔案庫房內安裝監控攝像頭和防火、防盜報警系統，全方位、高規格的筑牢項目檔案保管和保密的“防火墻”。

6、公共資源交易平臺因國家發展和改革需要，對單位撤銷或合并的，應當及時與同級檔案行政管理部門聯系，在同級檔案行政管理部門的指導下對項目檔案進行妥善處理、安置，不得隨意遺棄或銷毀。

1999年8月30日全國人大常務委員會制定和頒布《中華人民共和國招標投標法》等有關法律法規以來，并未對項目檔案工作作出明確，使得各地公共資源交易監管部門在項目檔案業務上各自為政，自定規章，自行標準，有些公共資源交易監管部門制定的標準是與《中華人民共和國檔案法實施辦法》相違背的。《檔案法實施辦法》第四條明確規定“國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。”

因此，我們可以看到對于統一的行業性標準制定，多種標準的存在不僅完全沒有必要，甚至會對行業標準的統一推進產生阻礙。國務院應當在加快統一公共資源交易平臺建設的同時，整合行業在項目檔案建設中做出的的努力和探索創新，要求國家檔案局牽頭，與國家發改委、財政部、工信部、住建部、交通部、水利部、商務部等有關部門積極采取有力措施，盡快調研出臺具體的項目檔案管理辦法，統一安排項目檔案標準的制訂工作，逐步在全國范圍內建立和執行統一的項目檔案標準體系。項目檔案管理工作千頭萬緒、錯綜復雜，但實踐證明，只要工作思路和方法正確，就能確保項目檔案工作有條不紊地開展。

汪杰（1987~），男，安徽滁州人，本科，研究方向為招標投標檔案管理。

作者簡介

中圖分類號G273

文獻標識碼B

文章編號160105-7183