利用VB與Word宏編程實現公文自動輸出

楊　勇

（中國航天空氣動力技術研究院　北京　100074）

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利用VB與Word宏編程實現公文自動輸出

楊勇

（中國航天空氣動力技術研究院北京100074）

摘要針對機關部門公文編輯時經常需要大量排版操作，繁瑣且具重復性的問題，提出了一種利用編程實現公文自動輸出的方法。利用Word宏編程的便捷性優勢，并采用VB編寫程序界面，設計良好的人機界面。文章給出了工程實現的示例，并對核心架構進行了介紹。試用結果表明，此方法滿足了公文自動輸出的要求，提高了公文處理效率。

關鍵詞公文宏Word VB

Automatic Official Document Outputting Method with Word Macro Programming by VB

Yang Yong
（China Academy of Aerospace Aerodynamics Beijing 100074）

Abstract According to the problems of document editing of cumbersome and repetitive in the department, which it often requires a large number of typesetting operations, puts forward a method of using programming to realize the automatic output of official documents. Use of VB programming with the convenience of the word macro advantages. This paper gives an example of engineering realization, and introduces the core architecture. The results show that this method can meet the requirements of automatic document outputting.

Keywords Documents Macro Word VB

一、引言

機關部門根據公文處理工作規定和機關公文格式的要求，公文排版要嚴格執行模板設計，而Word中很多格式調整步驟繁瑣，而文秘工作者的計算機應用能力有限[1]，公文編排工作量較大。考慮到這種現狀，開展了基于Word編程的公文處理系統的開發與研究。通過設計公文收發等模版，利用VB結合宏編程開發出符合公文處理規則的軟件，提高工作效率。

二、軟件功能分析

機關部門公文主要有來文、發文兩類，收文辦理指上級外文的登記、擬辦、轉發等過程；發文辦理指向其他部門或上級的發文的擬稿、審核、簽發、印發等過程。

針對軍工企業，機關公文中常見的內容有緩急程度、密級、擬稿單位、擬稿日期、簽發人、主送單位、正文、打印份數、附件名稱、主題詞、會議時間等等。

機關部門均有專用的打印稿紙，主要有上級下發的決定、通知、通報、報告、批復、意見類公文、向上級請示類公文、黨委請示類公文、部門下發的公文、團委下發的公文、工會下發的公文、紀委下發的公文、黨委會議紀要、專題辦公會議紀要、信函式公文等幾種類型。通過系統自動排版將所輸入的內容添加到稿紙中所對應的位置，將稿紙放入打印機中，這樣軟件打印出來就是一篇完整的排版正確的公文。

系統應設計有良好的人機交互界面，具有密碼登錄功能和可視化的數據庫管理功能。

三、軟件設計

機關公文管理系統設計的核心是公文管理設計。公文管理全過程包含了數據的輸入、整理、儲存和收集、查詢利用，是管理信息系統的一種形式[2]。

1、功能設計

根據功能分析，提出軟件的主要功能的框圖如圖1所示：

2、UI設計

（1）主界面設計

選擇使用Visual Basic 6.0設計程序UI。設計主界面分為菜單欄、工具欄、操作區和狀態欄等部分，如圖2所示。

在主界面設計點擊鼠標右鍵彈出“公文錄入”、“公文查詢”、“類目管理”三項快捷操作，可以完成公文的錄入、查詢以及類目的修改等操作。

（2）用戶登錄與管理

不同等級的用戶擁有對軟件功能和公文內容操作的不同權限。通過工具欄和菜單欄都可以實現管理員的添加、修改、查看等操作。如果管理員權限為guest，則不能修改密碼、不能添加、修改、刪除公文；System權限則擁有全部功能。

（3）公文管理

①發文管理

發文管理通過菜單欄和工具欄都可實現。其中公文的輸入、修改、刪除、打印等操作均可在“公文錄入”、“公文修改”子菜單中實現，設計界面如圖4所示。

在發文管理界面，可輸入新的公文記錄，或編輯數據區的任何一條數據完成修改公文內容。凡是在需要輸入日期時間的文本框中，雙擊即可自動填入當前時間。

按下“打印”按鈕，新的公文記錄會自動保存在數據庫中，且自動生成word文檔在“word”文件夾中，文件名為用戶輸入的文檔的標題名。若以后另需打印此文檔，也可直接查找到此word文件，修改其內容，或者打印。

②收文管理

收文管理為簡單的將信息存儲下來的快捷公文處理方式，其包含的項目較少，方便查閱存檔，工程實例如圖5所示。

③公文查詢

通過選擇“查詢方式”來實現公文查詢操作，點擊“瀏覽”按鈕即可調用OFFICE EXCEL程序打開工作表，設計界面如圖6所示。

④數據庫管理

為了數據安全，用戶可定期備份數據庫；當數據讀取故障時，可選擇從已備份的數據中恢復。

3、數據庫設計

數據庫是信息系統的核心組成部分。機關公文管理系統軟件包含公文信息、收文操作員、發文操作員等數據模型，主要數據有收文日期、來文單位、文件編號、文件題名、文件日期、附件、主題詞、提要、份數、頁數等等。數據庫使用Access設計，便于修改與功能擴充。

4、關鍵代碼

VB對word文檔的處理，是軟件編程中的核心部分之一。將輸入的公文信息直接添加到word文檔中的實現方式為：

Private Sub NewAdd_Click（）

Dim WordApp As New Word.Application‘定義word對象

Dim WordDoc

Dotname = "/Dots/黨委下發類公文.doc"‘選擇本地公文模板

Set WordApp = CreateObject（"Word.Application"）

WordApp.Visible = True‘激活word對象

Set WordDoc = WordApp.Documents.Open（App.Path & Dotname）‘打開并顯示

If WordDoc.Bookmarks.Exists（"標題"）Then

WordDoc.Bookmarks（"標題"）.Range.Text = Text1.Text

End If

‘依次填充“標題”等公文元素

Adodc1.Recordset.Update‘更新數據庫記錄

四、總結

作為一種高效的公文處理應用，機關公文管理系統軟件適用于各單位的機關辦公室或者經常需要存儲大量電子公文文件的部門，可以很方便的查詢檔案的存檔情況，并調用WORD的打印功能來實現辦公自動化。此應用對行政公文處理的作用和影響都是非常顯著的，但仍需從制度上加強保障和創新，并結合現代網絡技術從技術上加以改進。

參考文獻

[1]盧臺生.基于免編程的公文處理系統的開發與研究[J].辦公自動化，2013.6（256）：37.

[2]李紹偉，徐剛，李紅育.基于高校公文處理及文件管理系統的分析與設計[J].辦公自動化，2010.7，（174）：20.作者簡介

楊勇，男，1984年生，山東青州人,高級工程師，碩士學位，研究方向為產業經營管理。

中圖分類號TP311.5; TP317.1

文獻標識碼A

文章編號160112-7189