淺談檔案管理工作的重要性（二）

葉曉靜

摘 要：檔案事業是我們黨和國家事業發展的一個不可缺少的重要方面，檔案是在各種階段中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會和經濟活動的戰略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來，因此作為檔案工作者要不斷學習知識，掌握信息技術為檔案工作服務。

關鍵詞：檔案管理；重要性；科學規范

1 什么是檔案

檔案是指在各種工作中形成的，具有保存價值的各種具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑據，也是科學研究和基礎設施，設備建設的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對于管好用好檔案，充分開發利用資源起著重要的作用。

2 加強檔案管理工作的意識

學習宣傳和貫徹落實《檔案法》及《檔案實施辦法》，是提高檔案法治意識，實施依法治檔的有效措施。普及檔案法律知識，學會用《檔案法》及《檔案實施辦法》的有關條文解決工作中的問題，用法律手段來規范檔案管理工作。檔案事業的發展，必須靠法治作保障，運用法制、法規保護檔案工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手的資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理工作，以全面、真實地反映本單位整體發展。

3 檔案的收集歸檔工作

檔案的收集管理工作，是進行檔案工作整體建設最基本的保證。總體說，要做好“三定”、“三主動”，“三定”是布置工作要定人、工作內容定要求、完成工作定時限；“三主動”是明確歸檔范圍要主動，業務聯系要主動，服務指導要主動。具體講，一是嚴格執行文件登記制度和立卷歸檔制度。加強與業務部門間的聯系合作，落實檔案歸檔管理規定，提高檔案收集的完整率；二是加強對零散文件資料的收集，避免失控和遺漏；三是做好專門文件資料和專項活動資料的收集工作。四是加強檔案人員自身建設，提高管理人員素質，提升資料歸檔整體工作質量。

4 做好檔案的保密工作

所謂的秘密，是與公開相對而言的，是指企業或個人在一定的時間和范圍內，為保護自身的安全和利益，需要加以隱蔽、保護、限制，不讓外界客體獲知的事項的總稱，它具有隱蔽性、莫測性和時間性的特征。有秘密才會有保守秘密，檔案保密工作既是檔案管理的工作內容，也是保密工作的重要組成部分，更是現行文件、資料保密的延伸和拓展，檔案保密強調在一定期限內對分級秘密檔案安全保存的作用。檔案管理人員要認真執行《檔案法》與《保密法》，切實加強檔案保密管理，嚴防在檔案使用過程中出現丟失、泄密的保密。

首先，要確保檔案室環境的保密性。檔案室屬保密要害部門，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的不能設在頂層與底層，還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。庫房門窗應專門加固，以防盜竊，檔案庫房應指定專人負責管理，指定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，鑰匙要專人管理，檔案管理人員在辦公場所工作時要做到門開人在，人離門鎖。杜絕因疏于防范而導致竊密、泄密事件的發生。要配備鐵質檔案密集柜，做好防火、防潮、防蛀等工作。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

其次，要確保檔案管理制度的科學性。維護好檔案的完整與安全，這既是檔案管理的基本任務，也是保管檔案的根本目的。要制訂與完善人事檔案管理的各項制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等，根據實際情況，對不同層次、級別的利用人員確定不同的利用權限，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循、有據可查。要做到對檔案保管工作有條不絮、有章可循、有目可查，檔案排架整齊規范，保管的檔案不壞、不丟、不散、不亂。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。 嚴格執行檔案查閱、借閱、復印等規章制度，特別注意外單位人員查閱、借閱檔案，必須有本單位出具的介紹信，經檔案主管部門領導批準后才可以辦理，所有涉密文件、資料不允許帶離檔案室。

檔案管理工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，完善檔案管理工作。