電子文件檔案化管理的新思維

楊悅

摘 要：從世界的角度上看，第三次工業革命后，電子計算機技術開始進入人們的生活中，從我國的角度看，改革開放以后，計算機相關行業發展開始快速發展，計算機技術應用到各種行業，計算機的逐漸普及，使辦公室實現了無紙辦公，傳送文件或者檔案直接使用電子化，管理模式新穎，方面快捷。電子文件的檔案化管理是在信息時代大背景下產生的，一種新型的管理模式，它對于我國的檔案管理工作起著至關重要的作用。

關鍵詞：計算機技術；文件檔案電子化；新穎

辦公室是各單位處理事務的場所，辦公室工作協調和管理個部門并執行決策，是行政事務管理工作的起始，所有事務管理都需要通過辦公室系列化來完成。隨著計算機技術的發展，是我國辦公室實現自動化辦公，人們開始逐漸適應計算機和網絡辦公，同時減輕了辦公負擔，在傳統的辦公中，很多事務需要人工處理，任務繁雜，流程多，而現在的電子化辦公減少人力負擔，傳送文件依靠計算機，這就產生了數量龐大的電子文件，而這些電子文件如何管理就需要我們解決，本文主要描述了電子文件的一些特點和問題，以及運用新思維的方式進行電子文件檔案化管理。

1 電子文件的特點與問題

1.1 電子文件和傳統文件的相同點

在實際意義上來講，電子文件和普通文件一樣，都是辦公中需要的文件，電子文件在形成的過程中和普通文件也是一樣的，都是經過編寫形成，管理，儲存三個階段，都是由專門的管理部門進行管理。

2 電子文件和傳統文件的不同點

2.1電子文件是依靠計算機編寫完成，普通文件依靠紙張完成。

2.2 在查閱文件上看，電子文件查閱方便，速度快，時間少，傳統文件查閱不便，需要很長時間才能查閱

2.3電子問價在存儲和查閱的過程中都需要編碼解碼，傳統文件不需要。

1.2 電子文件管理問題

電子文件數量大，增長速度快，雖然計算機功能齊全，但是很難保存全部的文件，生成文件的軟件樣式多，且更新速度快，這樣會造成保存的文件和文件生成軟件不兼容，也直接導致文件無法讀取，這也加重了文件管理工作負擔，工作人員要尋找格式和文件想兼容的軟件，并對無法讀取的電子文件重新編輯，這也消耗了大量的人力和物力，因此，為了解決問題，把電子文件交給正規的保存管理部門是有必要的。

2 電子文件檔案化管理的新思維

電子文件的出現是一場文化革命，它意味著現代檔案工作正在發生根本性的變革， 我國長期以來檔案管理是以紙質文件為基礎，建立的思想、管理原則、管理體制、管理方法，電子檔案的出現，給這一局面帶來了挑戰，電子文件的變革是通過科學技術對文件進行保存 處理 傳播 搜索，加快文件利用效率，但是不改變文件的本質，是電子文件具有傳統文件同樣的功能，實現檔案信息合理利用和開發。在電子計算機發展的大環境下，傳統文件面對這樣的挑戰，因此，檔案管理通過形式，技術，管理，體制，理論等進行創新，在檔案管理的發展下也要有新的思維方式。

1、戰略性思維

每一件事情在開展前都會有一定的規劃，制定目標，方法和發展過程，檔案管理也一樣，對于電子檔案而言，他在記錄歷史，傳遞信息等方面有著巨大優勢，方面快捷簡單，是現代信息化的產物，適應當前社會的發展，但是電子檔案管理的戰略性思維還有不足，人們的關注點有局限，在檔案信息的電子文件有關注，并出書搞學術研究，其他方面如電子商務以及電子政務等方面發展空間少，因此要拓展思維。

2、策略性思維

策略思維是思考怎么能把目標實現的更快更好，策略正確，目標實現的快，策略錯誤，目標不能實現，電子文件管理內容復雜，涉及范圍廣，國外電子文件檔案發展早，規模以及方式基本成型，而我國還停留在探索階段，因此，我國的電子文件檔案不能只靠自身的熱情和想象，而是把理論和實際結合起來，講究策略使發展目標更具有可行性，注重思維創新。

2.1 向外“突圍”的策略

從檔案工作“收集”、“保管”、“利用”三個環節看，歸檔電子文件的來源和服務對象都是社會各領域的信息化系統，可謂“兩頭在外，中間在內”。而傳統的檔案管理觀念和模式封閉性強，開放性弱，檔案工作與外界溝通交流渠道不暢，這是長期來檔案工作收集難、利用率低的主要原因。信息化技術為檔案工作的開放提供得天獨厚的優勢，然而，沖破長期封閉的格局，需要有強烈的“突圍”意識和務實的“突圍”策略。

2.1.1 爭取知情權。努力做到對電子文件信息資源的來源和流轉情況知情；對各領域信息化系統建設情況知情；對社會信息資源開發和利用需求知情，努力將社會信息化中遇到的數字鴻溝、信息孤島、資源不足、質量欠缺等難點作為檔案科研工作的重點，由此更好地發揮檔案專業優勢，為社會信息化工作排憂解難，保駕護航。

2.1.2 爭取話語權。努力建立和拓寬與各領域信息化專業部門的溝通渠道，充分表達檔案專業對電子文件管理的目標、和要求，增強社會對這項工作的理解和支持。表達要善于設身處地、換位思考，善于使用有關管理和技術的專業語言，并講究表達方式，使外界心悅誠服地理解和支持我們的工作。

2.1.3 爭取參與權。在方案規劃以及制定法規的時候積極參與，把檔案管理滲透到各領域中去，通過建設社會信息化中，是檔案管理的工作人員能合法，合理的工作。

2.1.4 爭取監督權。在參與過程中，各領域人員要相互溝通交流，爭取檔案電子化管理建設中的爭取監督權，通過監督電子文件信息的來源、整理、歸檔、控制質量，真正落實電子文件管理工作。

2.2 對內“整合”的策略

在信息化環境下形成的電子文件，由于其來源的廣泛、內容的豐富、聯系的復雜，給資源整合帶來棘手的難題。電子文件管理之道就是整合之道，所謂“整合”就是通過行政、法制、技術等手段將電子文件信息進行科學的整理和組合，實現信息資源結構和配置的優化，以滿足信息資源開發利用的需要。為此，檔案專業要強化資源整合的意識，明確資源整合的目標，掌握資源整合的技術和方法，使歸檔電子文件真正成為跨越時空，經得起歷史檢驗的優質資源，使人類的數字化記憶得到有效的延續。

3 結語

電子文件的檔案化對電子文件的生成部門還是對檔案的管理部門來說，都有現實意義。檔案部門在進行電子文件檔案化的相關工作時不能孤立進行，文件生成部門、信息技術部門、法律咨詢部門的配合都是至關重要的，只有對檔案的法制管理意識增強了，電子文件檔案化管理才能得到普及，電子文件的自動化、標準化、社會化和網絡化才能實現。建立完善的電子文件檔案化管理機制，令電子信息資源的使用更安全、更高效，這是已經到來的電子信息時代的必然發展方向，是電子信息專業化與大眾化的必然結果。

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