新時期項目工程檔案管理的發展現狀及其存在的問題

張曉娣

摘 要：進入新時期，隨著社會主義現代化建設速度的加快，各類工程項目的數量不斷攀升。如何優化新時期項目工程檔案管理的效率成為一個十分關鍵的問題。本文立足當前項目工程檔案管理的現狀及其存在的問題等內容，在此基礎上重點分析應該通過哪些措施來完善新時期項目工程檔案管理。

關鍵詞：項目工程；檔案管理；信息化

項目工程檔案是整個工程活動過程的內容記載材料，它不僅包括一些基本的項目工程信息，還有關于工程造價、工程施工等重要內容信息的記載，是對于工程項目建設來說非常重要的一個憑據。加強項目工程檔案管理，對于工程施工、竣工驗收、工程檔案信息存檔等都具有十分重要的管理意義。新時期，伴隨著各類工程項目數量、規格的不斷提升，加強對工程項目檔案管理的重視具有非常強的實際應用價值和意義。

1 項目工程檔案管理的現狀及其存在的問題

一般來說，建設工程項目具有很強的實踐性和技術性等實踐性特征，尤其是和技術有關的部分一般都是依照相關設計圖紙來操作的，這個過程中對圖紙、數據分析等檔案資料的管理就顯得十分重要。只有進行有序的檔案管理，才能使其在項目工程建設過程中發揮良好的指引效應。目前，各類在建工程項目數量十分驚人，而隨著項目工程技術水平能力的提升，各類工程建設技術越來越精密，許多圖紙文件內容都屬于高度保密狀態，但是，從目前國內不少項目建設的工程檔案管理現狀來看，其在管理內容、管理方式、管理過程等諸多方面都存在非常很大的問題，不少建設項目因為滯后的檔案管理而造成許多額外的經濟損失。筆者綜合自身的經驗以及調查研究，綜合目前我國項目工程檔案管理存在的最主要問題，具體包括這幾個方面的內容：

（一）項目工程檔案內容不夠完整

項目工程檔案管理最重要的一條原則就是要保證資料內容的完整性。工程檔案內容是否完整關系到其能夠對整個項目工程進行有效的指導，也關系到是否能夠保證工程竣工驗收是否有據可循。而目前許多工程項目的規模比較大，工程施工環節大多分散到具體各個施工組織部分，尤其是工程管線施工、主體施工等都是由各個專門的施工單位負責的，各個部門的檔案資料內容等都比較分散，加之不少工程建設項目的建設周期長、工序也十分繁瑣，各個施工環節的施工、竣工時間都得不到統一，在這個過程中就極易造成部分工程檔案丟失的狀況，不少檔案資料隨著部分工程竣工而不知所蹤。這不僅影響到了工程檔案管理內容的完整性，同時也對工程建設單位帶來許多不必要的麻煩，對于工程后期的驗收、改建、擴建以及相關單位的質量檢測等程序都帶來了很多不便。

（二）工程檔案管理缺乏規范性和準確性

對于工程項目檔案管理來說，除了要保持檔案資料的完整性之外，還應該保證檔案的準確性。所謂的準確性主要體現在這些方面：一是要確認工程施工是否需要進行區分，要保證工程區分評定方法選擇的正確性；二是要把握工程施工結構設計數值等具體施工環節內容的準確性；三是保證項目工程質量驗收時的各類工程材料數據的規范性和準確性；四是對于工程施工項目內容尤其是主體施工項目內容材料填寫要保證具體和準確。由于不少工程項目內部管理的缺失，使得項目工程檔案管理的材料內容總是會出現這樣或那樣的錯誤，工程檔案內容填寫不規范，有些歸檔的檔案資料甚至都不是原始資料。尤其是在工程竣工驗收之前整理檔案時會發現不少檔案資料填寫極為不規范，甚至出現不少缺項漏項的問題。工程檔案內容記載的情況與工程實際施工狀況存在比較大的差距。檔案管理的內容不能真實地反映工程施工內容，不利于工程項目質量管理的實施。

（三）項目工程檔案管理范圍不明確

不同的工程項目建設單位對檔案管理的選擇方式都各不相同，不同的工程性質和內容都會使得工程檔案搜集管理的范圍不太一樣，不少項目部門會根據自身的實際需要來調整工程檔案管理的內容及范圍。但是，也會出現不少工程項目檔案管理人員因為對工程施工環節以及項目工程的性質等內容不太了解，而出現在工程檔案管理中致使一些非常重要的檔案內容沒有能及時歸檔或者出現更嚴重的檔案丟失等問題。工程檔案管理的范圍得不到確認，就會出現檔案管理內容缺失等問題，就會對后期項目工程的改建、擴建以及工程審計等環節造成一定的阻礙。

2 加強新時期項目工程檔案管理的對策分析

針對目前我國工程項目檔案管理存在的諸多問題，加強相關解決措施的實施顯得尤為重要。具體來說，加強新時期項目工程檔案管理對策的實施，應該從以下幾個方面著手：

（一）加強項目工程各個部門關于檔案管理的工作銜接

加強項目工程檔案管理工作，首先必須積極構建項目工程各個建設單位及部門之間的工作銜接關系，通過將各個工程建設部門之間的工作關系進行梳理，以此來保證項目工程各個部門的檔案能夠實現統一，確保檔案管理內容的完整性。具體來說，為了確保項目工程檔案管理內容的完整性，首先，應該加強工程監理單位與各個工程施工部門的工作銜接，以此來確保工程施工過程與項目工程檔案管理的同步性。其次，各個工程建設部門在各自的施工環節竣工之后，應該做好相應的檔案資料交接工作，將與其相關的所有工程檔案都移交到項目工程檔案管理部門。在此基礎上，還應該在項目工程建設過程中積極加強工程施工、工程監理等各個部門的溝通、協調，以此來為項目工程檔案管理創造一個良好的管理環境。

（二）不斷提升項目工程檔案管理的標準化水平

在現代化工程項目的檔案管理工作的開展過程中，最重要的一個工作指標就是工程檔案內容的標準化。這個所謂的標準化就是指在工程檔案填寫過程中，要做到填寫內容的標準化，對檔案填寫過程中的各方責任予以明確，在此基礎上還應該保證檔案資料填寫的完整性，不要缺項漏項，要能夠完整地呈現項目工程施工的全過程。此外，還要積極構建完善的項目工程檔案管理制度體系，要根據項目工程的施工周期、工序、工程檔案的種類等具體內容來劃分工程檔案管理的結構層次，積極采用互聯網等電子信息技術來實現項目工程檔案管理的標準化和現代化。

（三）積極構建新的項目工程檔案管理的組織文化體系

完善新時期項目工程檔案管理工作內容，還應該從構建一支高效、靈活的工程檔案管理人才隊伍方面來著手，即應該加強項目工程檔案管理的組織文化建設。首先，明確項目工程檔案管理的目標內容。在明確工程檔案管理目標的前提下，推動項目工程檔案管理部門的組織成員都能夠積極發揮個人所長，明確各個崗位的工作職責，將敢為責任制落到實處。同時，明確檔案管理目標，也有利于良好工作氛圍的實現。其次，要加強對項目工程檔案管理部門的組織激勵工作，使部門成員能夠更好地投入到檔案管理工作當中去。第三，還應該不斷提升項目工程檔案管理的工作效率，通過協調檔案搜集、整理、歸檔、調用等環節來實現優化工程檔案管理工作效率的目的。建立一套統一的檔案管理細則，使得各個部門都能夠按照標準化細則來落實具體的檔案管理工作，實現檔案管理工作的標準化和統一化。

總而言之，加強新時期項目工程檔案管理工作的落實，還必須立足于對當前我國項目工程檔案管理工作開展的現狀及其存在的問題的分析和了解，在此基礎上積極采取相應的解決措施來完善項目工程檔案管理工作體系，以此來實現項目工程檔案管理的現代化。

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