信息化建設(shè)下的供熱檔案管理探究

劉蕾　李慧英

摘 要：伴隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展不斷加快，當(dāng)今社會的信息化程度不斷加深，信息技術(shù)也開始廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域，在供熱企業(yè)中，一項十分重要的工作就是檔案管理信息化建設(shè)。本文通過對當(dāng)下供熱企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的主要問題加以討論分析，并提出供熱企業(yè)供熱檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)問題的解決方案。

關(guān)鍵詞：信息化；供熱企業(yè)；檔案管理

1 引言

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展加快，社會發(fā)展的必然趨勢儼然成了信息化，在供熱企業(yè)中，供熱檔案管理的信息化工作是檔案管理工作中的重要組成部分，現(xiàn)在已經(jīng)大范圍應(yīng)用到了檔案管理工作之中，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了重要影響。最近幾年，供熱企業(yè)檔案管理建設(shè)已經(jīng)由現(xiàn)代模式取代了傳統(tǒng)模式，并進(jìn)一步朝著公開化、數(shù)字化的方向不斷延伸。

2 供熱檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

（一）供熱檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

供熱檔案管理信息化建設(shè)是指供熱企業(yè)檔案管理部門結(jié)合企業(yè)自身的客觀實(shí)際狀況，綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對在供熱檔案管理工作中涉及的信息資料進(jìn)行合理的整理和分析，目的是保障供熱檔案信息的實(shí)時性和安全性，逐漸達(dá)成資源共享的目的。供熱檔案管理的信息化建設(shè)對供熱企業(yè)的檔案管理工作有著深遠(yuǎn)的影響。現(xiàn)實(shí)中，電子文件的形式是現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息最常用的保存方式，對比傳統(tǒng)的供熱檔案管理模式，這種模式能夠很好的防止檔案原件在較長時間的保存過程中遭到損害，保證了供熱檔案資料的安全性。

（二）供熱檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案管理信息化建設(shè)工作要結(jié)合單位的實(shí)際情況，利用科學(xué)的現(xiàn)代信息技術(shù)全面對供熱檔案信息資源進(jìn)行合理的管理，不僅可以大幅度的提高工作效率，還可以促進(jìn)檔案管理規(guī)模的不斷發(fā)展和擴(kuò)大。但在供熱企業(yè)檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型中，還有很多問題亟待解決，只有完全的清除了這些攔路虎，才能加快供熱企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，使之在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮有用的力量。供熱檔案管理信息化建設(shè)還可以大大提高供熱企業(yè)的工作效率，在保障供熱檔案信息傳輸安全的同時大大提高了傳輸速度。

3 供熱企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）供熱企業(yè)檔案管理者相應(yīng)的信息化建設(shè)意識薄弱

在在復(fù)雜環(huán)境的影響下，供熱企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)意識十分淡薄，尤其是在對工程檔案管理過程中存在諸多問題，如工程檔案收集信息不完整、電子版檔案錄入隨意、資料分類歸檔混亂等，為供熱企業(yè)的發(fā)展帶來了消極影響。傳統(tǒng)的許多檔案管理的方法已不適應(yīng)新時期的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，供熱企業(yè)檔案管理系統(tǒng)必須要進(jìn)行改革。

供熱企業(yè)在籌劃加快發(fā)展的進(jìn)程中容易忽略檔案管理信息化建設(shè)的重要，單位管理者將太多的精力用在單位人員的工作效率提高和追求單位高成績上，忘記了供熱檔案管理與供熱企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，導(dǎo)致供熱企業(yè)的很多工作在后期安排的過程中無法進(jìn)行全局的統(tǒng)籌和規(guī)劃，經(jīng)常出現(xiàn)違背工作計劃的情況。

（二）供熱企業(yè)對于供熱檔案管理的完成度不高

想要建立一套合理的供熱檔案管理體制，最重要的前提就是供熱檔案收集，供熱檔案收集是很多供熱企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行基礎(chǔ)，實(shí)際工作中，供熱檔案收集的過程中，供熱企業(yè)處于十分被動的局面，譬如在進(jìn)行一些供熱項目工程檔案收集的工作時，檔案管理人員會利用一些過去并不科學(xué)的方法對供熱檔案進(jìn)行管理。

另外，因供熱檔案管理人員在前期進(jìn)行管理工作的時候?qū)ぷ髦匾缘恼J(rèn)識不足，對于供熱檔案的收集的耐心不夠，致使收集到的供熱檔案的信息材料十分不完善，比如業(yè)主的一些基本信息統(tǒng)計不完整，甚至?xí)霈F(xiàn)人員信息與現(xiàn)實(shí)無法匹配的狀況，對企業(yè)發(fā)展造成了較大的影響，不利于企業(yè)適應(yīng)新時期的發(fā)展。

（三）供熱檔案管理的信息化水平較低

供熱企業(yè)對供熱檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)并沒有固定，在實(shí)際操作過程中常常缺少合理的規(guī)范和準(zhǔn)則，部分供熱企業(yè)的供熱檔案管理水平十分低下。另外，不同的供熱企業(yè)供熱檔案管理信息化建設(shè)的程度也大不一樣，有些企業(yè)不重視供熱檔案的信息化建設(shè)，這種思想下的部分地區(qū)進(jìn)程甚至大大落后，導(dǎo)致不同地區(qū)和供熱企業(yè)根本不能有效地開展供熱檔案信息的統(tǒng)一信息化建設(shè)，不利于供熱檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

供熱檔案管理的信息化水平較低還有一個原因是供熱檔案管理的信息化建設(shè)缺乏資金支持，供熱企業(yè)的供熱檔案管理信息化建設(shè)依賴充足的資金支持來完成工作中硬件要求，供熱檔案管理工作也需要良好的工作環(huán)境。從當(dāng)前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，供熱企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的資金投入較少，很多供熱企業(yè)缺乏高規(guī)格的基礎(chǔ)設(shè)施，部分供熱企業(yè)在后期檔案的存儲過程中，也很少對檔案存儲的硬件進(jìn)行升級和維護(hù)，大大減緩了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4 加強(qiáng)檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，建立企業(yè)檔案管理信息化的管理理念

開展供熱企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的迫切任務(wù)是改變傳統(tǒng)的落后觀念，只有在觀念上向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，根據(jù)當(dāng)前供熱企業(yè)的實(shí)際狀況，首先提升供熱企業(yè)檔案管理人員的信息化建設(shè)理念，正確分析企業(yè)檔案管理的發(fā)展軌跡，為企業(yè)的擴(kuò)展和社會的發(fā)展提供更具有質(zhì)量的服務(wù)；然后通過多種渠道大力宣傳企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層增加對檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注，使企業(yè)管理層充分了解到檔案管理信息化建設(shè)的重要，從而為供熱企業(yè)的發(fā)展可以做出科學(xué)合理的決策。

（二）規(guī)范供熱檔案管理才能促進(jìn)信息化建設(shè)

供熱檔案收集是很多供熱企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行基礎(chǔ)，所以規(guī)范供熱檔案管理最重要的，就是供熱企業(yè)的高級人事管理者必須對供熱檔案管理的重要性有很深的認(rèn)識，了解其的重要性，并且在這個基礎(chǔ)之上去將供熱檔案管理的相關(guān)工作計劃深入到每一天的工作之中，只有正確定位了供熱檔案管理，供熱企業(yè)的供熱檔案管理工作才會收到最堅定的支持，企業(yè)管理環(huán)境也將會大大改善。再者，就是一定要將供熱檔案管理信息化，企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高管理人員的工作素質(zhì)，提高檔案管理的收集寬度和深度，擴(kuò)展企業(yè)供熱檔案管理的管理范圍。

（三）信息化建設(shè)需要提高供熱檔案管理工作水平

傳統(tǒng)意義上的供熱檔案管理方式在管理制度、人員組織以及管理模式等方面有很大的局限性，必須依據(jù)供熱檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行大膽創(chuàng)新和改革，這是提高供熱檔案管理水平最根本的方法。供熱檔案管理工作水平的提高短時間內(nèi)是無法完成的，要結(jié)合供熱檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需要， 借鑒國外的先進(jìn)發(fā)展經(jīng)驗， 創(chuàng)新現(xiàn)代供熱檔案管理結(jié)構(gòu)，建立適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的供熱檔案管理模式，對供熱檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和合理的配置。

5 結(jié)論

加強(qiáng)供熱企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，有利于規(guī)范供熱企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目的和任務(wù)，為供熱檔案的信息化建設(shè)打下堅實(shí)基礎(chǔ)。站供熱企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略側(cè)面上來說，供熱企業(yè)供熱檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是為了提高企業(yè)檔案管理 水平和促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，在堅持效益原則、實(shí)用原則、技術(shù)與管理并重原則上，促進(jìn)供熱企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

供熱企業(yè)想要健康持續(xù)的發(fā)展，必須要有雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，供熱檔案管理就是重中之重，想要有效的解決供熱檔案管理中遇到的問題，供熱企業(yè)在規(guī)范供熱檔案管理的同時還必須進(jìn)行信息化建設(shè)，制定合理的供熱檔案管理制度，才會使供熱企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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