信息化建設下的供熱檔案管理探究

劉蕾　李慧英

摘 要：伴隨著信息時代的到來，網絡信息技術的發展不斷加快，當今社會的信息化程度不斷加深，信息技術也開始廣泛應用在各個領域，在供熱企業中，一項十分重要的工作就是檔案管理信息化建設。本文通過對當下供熱企業信息化建設中發現的主要問題加以討論分析，并提出供熱企業供熱檔案管理信息化建設有關問題的解決方案。

關鍵詞：信息化；供熱企業；檔案管理

1 引言

伴隨著信息技術的發展加快，社會發展的必然趨勢儼然成了信息化，在供熱企業中，供熱檔案管理的信息化工作是檔案管理工作中的重要組成部分，現在已經大范圍應用到了檔案管理工作之中，對企業發展產生了重要影響。最近幾年，供熱企業檔案管理建設已經由現代模式取代了傳統模式，并進一步朝著公開化、數字化的方向不斷延伸。

2 供熱檔案管理信息化建設的內涵及意義

（一）供熱檔案管理信息化建設的內涵

供熱檔案管理信息化建設是指供熱企業檔案管理部門結合企業自身的客觀實際狀況，綜合利用現代化信息技術對在供熱檔案管理工作中涉及的信息資料進行合理的整理和分析，目的是保障供熱檔案信息的實時性和安全性，逐漸達成資源共享的目的。供熱檔案管理的信息化建設對供熱企業的檔案管理工作有著深遠的影響。現實中，電子文件的形式是現代檔案管理工作中的檔案信息最常用的保存方式，對比傳統的供熱檔案管理模式，這種模式能夠很好的防止檔案原件在較長時間的保存過程中遭到損害，保證了供熱檔案資料的安全性。

（二）供熱檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化建設工作要結合單位的實際情況，利用科學的現代信息技術全面對供熱檔案信息資源進行合理的管理，不僅可以大幅度的提高工作效率，還可以促進檔案管理規模的不斷發展和擴大。但在供熱企業檔案管理工作信息化轉型中，還有很多問題亟待解決，只有完全的清除了這些攔路虎，才能加快供熱企業檔案管理的信息化建設進程，使之在企業的發展過程中發揮有用的力量。供熱檔案管理信息化建設還可以大大提高供熱企業的工作效率，在保障供熱檔案信息傳輸安全的同時大大提高了傳輸速度。

3 供熱企業檔案管理信息化建設中出現的問題

（一）供熱企業檔案管理者相應的信息化建設意識薄弱

在在復雜環境的影響下，供熱企業對檔案管理信息化建設意識十分淡薄，尤其是在對工程檔案管理過程中存在諸多問題，如工程檔案收集信息不完整、電子版檔案錄入隨意、資料分類歸檔混亂等，為供熱企業的發展帶來了消極影響。傳統的許多檔案管理的方法已不適應新時期的經濟發展，供熱企業檔案管理系統必須要進行改革。

供熱企業在籌劃加快發展的進程中容易忽略檔案管理信息化建設的重要，單位管理者將太多的精力用在單位人員的工作效率提高和追求單位高成績上，忘記了供熱檔案管理與供熱企業發展的內在聯系，導致供熱企業的很多工作在后期安排的過程中無法進行全局的統籌和規劃，經常出現違背工作計劃的情況。

（二）供熱企業對于供熱檔案管理的完成度不高

想要建立一套合理的供熱檔案管理體制，最重要的前提就是供熱檔案收集，供熱檔案收集是很多供熱企業檔案管理工作的執行基礎，實際工作中，供熱檔案收集的過程中，供熱企業處于十分被動的局面，譬如在進行一些供熱項目工程檔案收集的工作時，檔案管理人員會利用一些過去并不科學的方法對供熱檔案進行管理。

另外，因供熱檔案管理人員在前期進行管理工作的時候對工作重要性的認識不足，對于供熱檔案的收集的耐心不夠，致使收集到的供熱檔案的信息材料十分不完善，比如業主的一些基本信息統計不完整，甚至會出現人員信息與現實無法匹配的狀況，對企業發展造成了較大的影響，不利于企業適應新時期的發展。

（三）供熱檔案管理的信息化水平較低

供熱企業對供熱檔案管理工作的標準并沒有固定，在實際操作過程中常常缺少合理的規范和準則，部分供熱企業的供熱檔案管理水平十分低下。另外，不同的供熱企業供熱檔案管理信息化建設的程度也大不一樣，有些企業不重視供熱檔案的信息化建設，這種思想下的部分地區進程甚至大大落后，導致不同地區和供熱企業根本不能有效地開展供熱檔案信息的統一信息化建設，不利于供熱檔案管理信息化建設工作的開展。

供熱檔案管理的信息化水平較低還有一個原因是供熱檔案管理的信息化建設缺乏資金支持，供熱企業的供熱檔案管理信息化建設依賴充足的資金支持來完成工作中硬件要求，供熱檔案管理工作也需要良好的工作環境。從當前信息化建設發展過程中看，供熱企業對檔案信息化建設的資金投入較少，很多供熱企業缺乏高規格的基礎設施，部分供熱企業在后期檔案的存儲過程中，也很少對檔案存儲的硬件進行升級和維護，大大減緩了信息化建設的進程。

4 加強檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法

（一）轉變傳統的管理觀念，建立企業檔案管理信息化的管理理念

開展供熱企業檔案管理信息化建設的迫切任務是改變傳統的落后觀念，只有在觀念上向現代化轉變，根據當前供熱企業的實際狀況，首先提升供熱企業檔案管理人員的信息化建設理念，正確分析企業檔案管理的發展軌跡，為企業的擴展和社會的發展提供更具有質量的服務；然后通過多種渠道大力宣傳企業檔案管理信息化建設，企業領導層增加對檔案管理信息化建設的關注，使企業管理層充分了解到檔案管理信息化建設的重要，從而為供熱企業的發展可以做出科學合理的決策。

（二）規范供熱檔案管理才能促進信息化建設

供熱檔案收集是很多供熱企業檔案管理工作的執行基礎，所以規范供熱檔案管理最重要的，就是供熱企業的高級人事管理者必須對供熱檔案管理的重要性有很深的認識，了解其的重要性，并且在這個基礎之上去將供熱檔案管理的相關工作計劃深入到每一天的工作之中，只有正確定位了供熱檔案管理，供熱企業的供熱檔案管理工作才會收到最堅定的支持，企業管理環境也將會大大改善。再者，就是一定要將供熱檔案管理信息化，企業必須加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高管理人員的工作素質，提高檔案管理的收集寬度和深度，擴展企業供熱檔案管理的管理范圍。

（三）信息化建設需要提高供熱檔案管理工作水平

傳統意義上的供熱檔案管理方式在管理制度、人員組織以及管理模式等方面有很大的局限性，必須依據供熱檔案管理工作的實際情況進行大膽創新和改革，這是提高供熱檔案管理水平最根本的方法。供熱檔案管理工作水平的提高短時間內是無法完成的，要結合供熱檔案管理工作現實需要， 借鑒國外的先進發展經驗， 創新現代供熱檔案管理結構，建立適應國家經濟發展和市場經濟規律的供熱檔案管理模式，對供熱檔案進行科學的管理和合理的配置。

5 結論

加強供熱企業檔案管理信息化建設，有利于規范供熱企業檔案信息化建設的目的和任務，為供熱檔案的信息化建設打下堅實基礎。站供熱企業發展的戰略側面上來說，供熱企業供熱檔案信息化建設的目標是為了提高企業檔案管理 水平和促進企業實現跨越式發展，在堅持效益原則、實用原則、技術與管理并重原則上，促進供熱企業的平穩發展。

供熱企業想要健康持續的發展，必須要有雄厚的物質基礎，供熱檔案管理就是重中之重，想要有效的解決供熱檔案管理中遇到的問題，供熱企業在規范供熱檔案管理的同時還必須進行信息化建設，制定合理的供熱檔案管理制度，才會使供熱企業實現跨越式發展，為企業的現代化建設打下堅實的基礎。

參考文獻

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