房產(chǎn)檔案信息化管理存在問(wèn)題及對(duì)策

劉紅兵

1 目前房產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理工作重視不夠。單位注重文書(shū)、基建等檔案的信息化管理，對(duì)房產(chǎn)檔案的信息化管理工作不夠重視，沒(méi)有明確的近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，工作效率低。目前由于多種原因，部分房產(chǎn)檔案仍分散在個(gè)人手中，導(dǎo)致歸檔不及時(shí)，完整性較低。

1.2 房產(chǎn)檔案管理人員綜合能力有待提高。在檔案信息化管理中，人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作應(yīng)用不熟練，其綜合能力亟待提高。

1.3 房產(chǎn)檔案信息化管理內(nèi)容不全面。房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，被計(jì)算機(jī)的程序識(shí)別和讀取。目前只是利用數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案系統(tǒng)軟件收錄部分資料，而一些主要的像購(gòu)房合同、收據(jù)、發(fā)票、房產(chǎn)證、身份證等都沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理。

2 房產(chǎn)檔案信息化保密工作的對(duì)策

2.1 加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度。房產(chǎn)檔案信息化管理是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為手段，借助檔案管理軟件及掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，將一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投資，建立和完善信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，同時(shí)在電子信息技術(shù)條件下做好房產(chǎn)檔案的保密工作，需要不斷提升計(jì)算機(jī)信息設(shè)備的安全登記和防范手段，進(jìn)行必要設(shè)備更新與升級(jí)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備達(dá)到較高保密要求，確保房產(chǎn)檔案信息安全。

2.2 提高房產(chǎn)檔案管理人員綜合素質(zhì)。在房產(chǎn)檔案信息化管理過(guò)程中，第一，應(yīng)加大對(duì)原房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)和精通現(xiàn)代化信息管理的技術(shù)和手段，從而提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。第二，選拔高素質(zhì)、懂計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的綜合性人才，充實(shí)到房產(chǎn)檔案管理中，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)全面應(yīng)用到房產(chǎn)檔案管理工作，提高房產(chǎn)檔案的工作效率和利用效率。第三，房產(chǎn)檔案管理人員努力完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握土建施工工藝、國(guó)家稅收法規(guī)、房地產(chǎn)政策等方面的知識(shí)，為更好地做好房產(chǎn)檔案管理服務(wù)。

2.3 完善檔案信息安全管理體制。一是嚴(yán)格信息設(shè)備管理制度。購(gòu)買(mǎi)設(shè)備要經(jīng)過(guò)保密工作部門(mén)的審批，選擇經(jīng)信息安全產(chǎn)品測(cè)評(píng)中心認(rèn)證，并有一定安全保障的產(chǎn)品，購(gòu)買(mǎi)后要有備案，從源頭上把關(guān)。二是存有檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)與外網(wǎng)隔離，設(shè)置防火墻，防止感染病毒和黑客入侵。同時(shí)實(shí)施數(shù)據(jù)庫(kù)備份，防止檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。設(shè)置分級(jí)管理權(quán)限，防止房產(chǎn)檔案的資料文件對(duì)外傳輸和無(wú)關(guān)人員查閱。使房產(chǎn)檔案在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中發(fā)揮其最大作用而不被別人所利用。

2.4 實(shí)行“雙套制”歸檔。房產(chǎn)檔案管理實(shí)行“雙套制”歸檔。由于電子檔案具有存儲(chǔ)空間小、保管便利、傳輸迅捷、利用方便等的特點(diǎn)，被廣泛推廣應(yīng)用。又由于電子檔案存在著保密性差、安全問(wèn)題沒(méi)有完全解決、易于復(fù)制篡改、法律效能不足等問(wèn)題，使其利用范圍受到一定限制。因此，目前檔案實(shí)體與電子檔案互不代替，必須采用“雙套制”歸檔模式，使房產(chǎn)檔案得到更安全妥善保管。